Firma electrónica con sello de fecha y hora
Solución de eSignature galardonada
Qué es una firma electrónica
Una firma electrónica con fecha y hora es un registro digital que identifica al firmante y muestra cuándo aceptó un documento. En SignNow, el flujo combina envío, revisión, firma, y un audit trail con marcas temporales, historial de acciones y archivo final. En U.S., ESIGN y UETA dan validez jurídica a este tipo de firma cuando existe intención de firmar y evidencia suficiente de atribución al firmante.
Valor legal y operativo
La firma electrónica con fecha y hora ayuda a reducir ciclos de aprobación, conservar evidencia y atribuir cada acto al firmante. Bajo ESIGN y UETA, puede ser exigible si existe intención de firmar, consentimiento electrónico y registro fiable de la transacción.
Seguridad y protección de datos
Cifrado en tránsito:
Cifrado en reposo:
SOC 2 Type II:
ISO 27001:
Privacidad y datos:
HIPAA y BAA:
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Se adapta a tus casos de uso. Desde pymes hasta empresas medianas, airSlate SignNow ofrece resultados para negocios de todos los tamaños.
Interfaz y API intuitivas. Firma y envía documentos desde tus apps en minutos.
Configuración recomendada para firmas
Ajusta autenticación, firma, retención y seguridad para respaldar flujos de firma electrónica con trazabilidad y cumplimiento en U.S.
| Setting | Recomendación |
|---|---|
| Authentication method | SMS OTP |
| Signature type | SES con auditoría |
| Audit trail | Registro con fecha UTC |
| Document retention | 6 years (HIPAA 45 CFR 164.530(j)(2)) |
| Encryption | AES-256 y TLS 1.2/1.3 |
Qué registra el audit trail
El audit trail conserva eventos verificables del documento, desde la autenticación del usuario hasta la exportación de la evidencia final.
Autenticación:
Marca temporal:
Hash del documento:
Sello inviolable:
Registro de actividad:
Exportación:
Cómo funciona el proceso
El flujo combina envío, autenticación, firma y archivo final para conservar una trazabilidad clara en cada documento firmado electrónicamente.
Preparar: Carga el documento y define campos de firma. Enviar: Envía la solicitud al firmante o equipo. Firmar: El firmante revisa, autentica y firma. Cerrar: El sistema guarda evidencia y archivo final.
Calendario de retención documental
Almacena cada clase documental según su regla aplicable, porque la retención cambia por sector, tipo de registro y obligación regulatoria.
6 years en PHI
Según obligación fiscal
6 years registros financieros
Según retención broker-dealer
Según política institucional
Buenas prácticas de retención y archivo
Una política de archivo clara ayuda a conservar evidencia, responder auditorías y sostener la integridad de cada firma electrónica durante el ciclo legal del documento.
Exportar el audit trail
Definir retención por regla
Archivar en repositorio seguro
Conservar evidencia completa
Documentos que suelen firmarse
Contratos
Contratos, NDAs y acuerdos de servicio para clientes internos o externos que necesitan aprobación ágil y rastro documental claro.
RR. HH.
Formularios de RR. HH., consentimientos y documentos de onboarding para equipos que gestionan altas, permisos y políticas internas.
Comparación rápida de funciones
Panorama breve de capacidades clave entre SignNow y tres alternativas usadas en flujos de firma electrónica en U.S.
| SignNow | DocuSign | Adobe Acrobat Sign | PandaDoc |
|---|---|---|---|
| Audit trail | Sí | Sí | Sí |
| HIPAA support | Sí | Sí | Sí |
| Niveles de firma | Ses / AES / QES | SES / AES | SES / AES |
| Usuarios incluidos | Ilimitadas en planes pagos | Según plan | Según plan |
| App móvil | Sí | Sí | Sí |
Requisitos de plataforma y dispositivo
SignNow funciona en navegadores actuales y en aplicaciones móviles para iOS y Android. El acceso seguro depende de una conexión cifrada con TLS 1.2 o TLS 1.3, además de un dispositivo actualizado para mantener sesión, carga de documentos y firma sin fricción.
Navegadores Chrome, Edge, Firefox, Safari Sistemas Windows, macOS, iOS, Android Conectividad TLS 1.2/1.3 y app móvil
En despliegues empresariales, conviene usar dispositivos administrados, SSO y permisos por rol para reducir exposición de datos. Si el caso exige mayor control, combina autenticación reforzada, políticas de retención definidas, y exportación del audit trail para auditorías internas o revisiones regulatorias.
Comparativa de precios y funciones
Comparativa basada en datos verificados disponibles para valorar precio inicial, prueba gratis, envío masivo, auditoría y cumplimiento HIPAA.
| Features | SignNow | DocuSign | Adobe Sign | PandaDoc | HelloSign |
|---|---|---|---|---|---|
| Starting price | $8/user/mo | $15/user/mo | $14/user/mo | $19/user/mo | $15/user/mo |
| Free trial | 7 días | Not verified | Not verified | Not verified | Not verified |
| Bulk send | Sí, ilimitado | Not verified | Not verified | Not verified | Not verified |
| Audit trail | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
| HIPAA compliant | Sí, BAA | Sí, BAA | Sí, BAA | Not verified | Not verified |
Preguntas y solución de problemas
Estas respuestas cubren validación, auditoría, cumplimiento y límites de plan para flujos de firma electrónica con marca de fecha y hora.
Si una firma no aparece en el documento, revisa que el enlace de firma siga activo y que el flujo no esté limitado por permisos o por un correo mal escrito. En planes Business, Business Premium y Enterprise, SignNow mantiene audit trails para verificar el envío.
Si necesitas trazabilidad para HIPAA, confirma que exista BAA firmado y que el flujo use identificación única, controles de acceso y registro de actividad. SignNow indica soporte HIPAA con BAA requerido, y el cumplimiento depende también de la configuración interna del cliente.
Si el expediente requiere 21 CFR Part 11, activa autenticación reforzada, sellado con marca temporal, historial de documento y retención de eventos. SignNow documenta compatibilidad con 21 CFR Part 11, pero la validación del sistema sigue siendo responsabilidad del entorno regulado.
Si un enlace de envío caduca o no llega, revisa el estado del destinatario, la bandeja de spam y la configuración de invitación. Para equipos que usan Bulk Send en Business Premium, el envío masivo reduce errores de distribución y mantiene el seguimiento por lote.
Si la auditoría no prueba quién firmó, refuerza la autenticación con SMS OTP, verificación de ID o controles adicionales en Enterprise o Site License. ESIGN y UETA exigen atribución al firmante, y la trazabilidad fortalece la defensa probatoria.
Si necesitas documentos con volumen alto, verifica el plan antes de migrar. Business incluye firmas legales, audit trails y plantillas, mientras Business Premium añade Bulk Send, kiosk mode y quick invite links; Enterprise agrega autenticación avanzada y campos condicionales.
Indicadores clave de rendimiento que demuestran la trayectoria probada de SignNow.