Experimenta airSlate SignNow para eSign y exporta datos a CSV al tratar con los documentos de tu empresa y documentos privados.
Este sistema permite a los usuarios personalizar cualquier formulario, contrato u otro tipo de documentación y aprobarlo con una firma legalmente vinculante que es reconocida por las autoridades gubernamentales. Todos los documentos contenidos en una cuenta de airSlate SignNow están protegidos con cifrado de alto nivel y cada uno obtendrá su número de identificación único inmediatamente después de ser ejecutado.
Las capacidades de airSlate SignNow ofrecen una variedad de oportunidades que facilitan el proceso de completar y firmar. Inserta fácilmente campos rellenables y etiquétalos, asigna roles específicos a diferentes destinatarios y recopila pagos mientras firmas un documento. Al convertir un formulario o acuerdo en una plantilla, los usuarios podrán usarlo varias veces evitando pasos monótonos y repetitivos.
Luego pueden distribuirlo a tantos destinatarios como sea necesario.
Cumplimiento del RGPD en la firma electrónica
En 2018, el RGPD se convirtió en la mayor tendencia legal en todo el mundo, a pesar de que este cambio legislativo parece ser aplicable (¡a primera vista!) solo en la zona de la UE.
El RGPD significa Reglamento General de Protección de Datos. Entró en vigor en mayo de 2018 y se convirtió en el cambio legal más importante en el campo de la seguridad de la información en Europa.
El RGPD cubre un alcance realmente amplio de temas, desde el comportamiento en línea y el uso de cookies por parte de los sitios web hasta la formulación de nuevas reglas sobre el uso de datos personales con fines de marketing.
En relación con la firma electrónica específicamente, el RGPD cubre las siguientes disposiciones:
1.Consentimiento para el almacenamiento en línea de información personal debe ser explícito. Todos los usuarios deben estar bien informados sobre qué tipo de datos se almacenarán, dónde exactamente y por cuánto tiempo. Además, todos los usuarios de servicios en línea deben tener la opción de solicitar la eliminación completa de sus datos personales en cualquier momento.
2. Se han introducido oficialmente dos roles clave en el proceso de prestación del servicio de firma electrónica: controlador de datos y procesador de datos.
Controlador de datos: una persona responsable de determinar qué datos se procesarán y de qué manera. Básicamente, un cliente.
Procesador de datos: una persona (o entidad legal) responsable del procesamiento de datos en nombre del controlador de datos.
El procesador de datos también tiene el derecho de asignar subprocesadores de datos para ayudar en el procesamiento de datos, pero en este caso, el procesador será responsable de asegurarse de que los subprocesadores también cumplan con el RGPD.
3. La ubicación física/dirección legal de un proveedor de servicios no es importante para el cumplimiento del RGPD. Si una empresa procesa datos personales de residentes de la UE, debe cumplir con el RGPD, incluso si su oficina central está en otro país. En otras palabras, los datos personales de los clientes europeos deben ser procesados y almacenados dentro de la misma región, es decir, en servidores europeos.
Así es como se realiza este cambio entre servidores en airSlate SignNow, por ejemplo:
4. Según la regulación del RGPD, todos los clientes, en cualquier momento del uso del servicio, tienen el derecho de solicitar información sobre qué tipo de datos personales almacenan, dónde exactamente y cómo se procesan posteriormente. Por esta razón, muchas empresas que se preparan para cumplir con el RGPD han reescrito (o redactado desde cero) los llamados acuerdos de procesamiento de datos.
Puedes leer el texto completo del acuerdo de procesamiento de datos compatible con el RGPD AQUÍ.
5. En caso de brecha de datos o filtración, el procesador de datos es legalmente responsable de informar a los controladores de datos afectados sobre este hecho y también al organismo de protección de datos de un país de la UE en cuyo territorio se hayan visto afectados los ciudadanos.
Al elegir una herramienta de firma electrónica para tu oficina y saber que necesitarás una solución compatible con el RGPD, las cosas a tener en cuenta incluyen lo siguiente:
- La política RGPD del proveedor de servicios junto con el acuerdo de procesamiento de datos debe estar explícitamente presentada directamente en el sitio (preferiblemente como una página separada con todos los detalles)
- En el texto de su política RGPD, los tipos de información personal que se almacenarán deben especificarse de manera clara y precisa
- El procedimiento de eliminación completa de datos del usuario es fácil de encontrar y puede solicitarse en cualquier momento.
