Alcance
Definición clara de objetivos, exclusiones y límites del proyecto, describiendo qué procesos y tipos de documento estarán cubiertos por la solución de firma electrónica.
Una plantilla BRD estandarizada acelera la definición de requisitos, reduce revisiones legales y ayuda a auditar decisiones técnicas y de cumplimiento antes de elegir o integrar una solución de firma electrónica.
Responsable de la arquitectura e integración con sistemas existentes; especifica APIs, límites de cuota, requisitos de autenticación y consideraciones de seguridad para que la solución funcione con los sistemas internos.
Encargado de asegurar el cumplimiento con ESIGN y UETA, revisar cláusulas contractuales y politicas de retención; define requisitos de auditoría y evidencias necesarias para la validez jurídica.
Equipos multifuncionales participan en el BRD para garantizar requisitos técnicos, legales y operativos coherentes.
Un BRD validado por estas partes interesadas minimiza riesgos y acelera implementación y adopción interna.
Definición clara de objetivos, exclusiones y límites del proyecto, describiendo qué procesos y tipos de documento estarán cubiertos por la solución de firma electrónica.
Lista detallada de funciones: creación de plantillas, campos obligatorios, lógica condicional, reenvíos, recordatorios y notificaciones por correo.
Especificaciones de cifrado, autenticación, gestión de claves, políticas de acceso y controles para proteger la integridad y confidencialidad del documento.
API, conector CRM y repositorio documental, formatos soportados y esquemas de mapeo de datos entre sistemas involucrados.
Requisitos del rastro de auditoría, metadatos a conservar, sello de tiempo y capacidades de extracción para fines legales y regulatorios.
Política de retención y eliminación de documentos conforme a normativas internas y requisitos regulatorios aplicables.
Definir plantillas de correo y firma con campos obligatorios, texto legal estandarizado y variantes por departamento para garantizar consistencia y facilitar la automatización.
Especificar campos que se rellenan desde CRM o bases de datos, reglas de validación y formatos permitidos para evitar errores y asegurar integridad de datos.
Detallar rutas de aprobación secuenciales o paralelas, condiciones de escalado y notificaciones para que las firmas sigan procesos internos definidos.
Describir requisitos de integración con sistemas como CRM, DMS y correo electrónico, incluyendo formatos de intercambio y métodos de autenticación API.
| Setting Name | Configuration |
|---|---|
| Reminder Frequency | 48 hours |
| Signature Expiration | 30 days |
| Default Authentication | Email token |
| Document Retention Period | 7 years |
Determine compatibilidad con dispositivos y navegadores para asegurar que firmantes puedan completar flujos sin fricción.
Especifique versiones mínimas, requisitos de conexión y opciones fuera de línea cuando proceda; documente incompatibilidades y planes de mitigación para usuarios con entornos restringidos.
Se diseñó el BRD para gestionar firmas en contratos de empleo y formularios de incorporación
Resulting in incorporación más rápida y registro auditable de aceptación
El BRD definió versiones, control de cambios y requisitos de autenticación para signatarios externos
Leading to procesos contractuales más rápidos y menos disputas
| Criteria | signNow (Recommended) | DocuSign | Adobe Sign |
|---|---|---|---|
| Bulk Send | |||
| API Access | |||
| HIPAA Support | |||
| Offline Signing | Limited | Limited |
1-2 semanas
4-8 semanas
2-4 semanas
2 semanas
1 semana
1 semana
2-4 semanas
Continuo
1-2 semanas
1 semana
2 semanas
2-4 semanas
1 semana
| Criteria | signNow (Recommended) | DocuSign | Adobe Sign | Dropbox Sign | OneSpan |
|---|---|---|---|---|---|
| Starting price (per user/month) | Desde $8 por usuario/mes | Desde $10 por usuario/mes | Incluido con Acrobat Pro | Desde $15 por usuario/mes | Cotización empresarial |
| API access availability | Included | Available | Included | Available | Available |
| HIPAA compliance option | Yes, BAA available | Yes, BAA available | Yes, enterprise plan | Yes, enterprise | Yes, enterprise |
| Bulk Send capability | Yes | Yes | Yes | Yes | Yes |
| Enterprise support | Email and phone | Priority support | Enterprise SLA | Enterprise SLA | Dedicated support |
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