Adoptar un flujo digital para proformas reduce tiempos de emisión, minimiza errores manuales y acelera la confirmación de donaciones o compras, mejorando la transparencia y el control interno sin procesos en papel.
Responsable de crear plantillas y emitir proformas; gestiona la estandarización del formato, verifica campos fiscales y coordina con finanzas para asegurar la incorporación correcta de exenciones y códigos contables antes de la aprobación final.
Revisa y aprueba montos, valida la disponibilidad presupuestaria y firma en representación de la entidad cuando corresponde; mantiene conciliaciones y conserva registros para auditorías internas y externas.
Biblioteca de plantillas PDF personalizables que permiten incluir campos fijos y variables, estructuras para donaciones y cláusulas fiscales específicas de ONG, y la capacidad de guardar versiones aprobadas para uso recurrente en campañas o eventos.
Campos automáticos que realizan sumas, aplican descuentos, calculan impuestos exentos o retenciones y generan totales claros en la proforma sin intervención manual, reduciendo errores contables en reportes de donaciones.
Soporte multicurrency con formato y conversión, permitiendo emitir proformas en la divisa del donante y registrar valores base para conciliación contable internacional.
Campos para identificar números de exención, códigos fiscales y notas legales que documenten el estatus de la organización y las condiciones que aplican a la transacción.
Conexiones con CRM y sistemas financieros para sincronizar datos de donantes, evitar duplicados y mantener registros contables consistentes con la proforma emitida.
Registro de actividades y audit trail claro que captura quién creó, revisó y firmó la proforma, con sellos de tiempo y metadatos para auditorías.
Sincroniza datos desde documentos colaborativos para convertir descripciones y listas de ítems en campos del PDF, permitiendo que el equipo edite contenido en Google Docs y luego importe la versión final a la plantilla proforma sin reingresar información.
Enlaza con sistemas CRM para rellenar automáticamente datos de donantes y contactos, mantener historial de transacciones y registrar proformas emitidas en el perfil del donante para seguimiento y conciliación contable.
Importa PDFs y archivos de respaldo desde Dropbox para adjuntar documentación de soporte, contratos o comprobantes, manteniendo el archivo original disponible junto con la proforma firmada.
Biblioteca centralizada de plantillas con campos condicionales que adaptan el contenido según tipo de donación, moneda o requisitos fiscales, reduciendo revisiones manuales.
| Feature | Configuration |
|---|---|
| Reminder Frequency | 48 hours |
| Default Signers | Executive Treasurer |
| Approval Chain | Two-level |
| Retention Period | 7 years |
Asegúrate de actualizar navegadores y apps regularmente, establecer autenticación multifactor para usuarios con permisos de firma y probar el flujo de generación y firma desde dispositivos que usan tus donantes o socios para garantizar compatibilidad y experiencia consistente.
Una ONG necesitaba enviar términos de aportación a un donante en otro país, con detalles de contrapartidas y exenciones fiscales claramente especificadas
Resulting in aceptación más rápida y registro contable consistente para auditorías internacionales.
Una organización gestionó compras para un proyecto con múltiples proveedores locales y requirió certificación previa de precios y plazos
Leading to procesos de adquisición más rápidos y menor riesgo de sobrecostos en ejecución.
| Criteria | signNow (Recommended) | DocuSign | Adobe Sign |
|---|---|---|---|
| ESIGN / UETA validity | |||
| HIPAA support | Limited | Limited | |
| Template library | |||
| API availability |
30 días
90 días
End fiscal year
7 years
Según calendario
| Criteria | Vendor | Starter Price | Enterprise Price | Free Trial | Notable Feature |
|---|---|---|---|---|---|
| signNow (Recommended) | signNow | $8 per user/month | Custom enterprise plans | 7-day trial | Simple API and bulk send |
| DocuSign | DocuSign | $10 per user/month | Enterprise pricing available | 30-day trial | Market-leading integrations |
| Adobe Sign | Adobe Sign | $14.99 per user/month | Enterprise licensing | 14-day trial | Integrated with Acrobat and Adobe Cloud |
| Dropbox Sign | Dropbox Sign | $15 per user/month | Business plans available | 14-day trial | Embedded signing workflows |
| PandaDoc | PandaDoc | $19 per user/month | Enterprise quotes available | 14-day trial | Document generation and CRM focus |
| OneSpan | OneSpan | $35 per user/month | Enterprise-first pricing | Trial on request | Strong fraud prevention |
