Centraliser les modèles et activer l'envoi en masse réduit les tâches répétitives, normalise les documents et améliore la traçabilité des signatures pour les organisations de toute taille.
Le responsable RH utilise les modèles pour les contrats d'embauche, les formulaires d'autorisation et les politiques internes. Il prépare des modèles avec champs préremplis, planifie des envois en masse aux cohortes et consulte les rapports d'achèvement pour la conformité.
L'administrateur juridique structure des templates approuvés par le service juridique, définit les flux d'approbation et vérifie l'intégrité des signatures et des journaux d'audit pour répondre aux obligations réglementaires.
Services RH, équipes de ventes et services juridiques utilisent fréquemment ces fonctions pour standardiser et accélérer la gestion documentaire.
Ces usages montrent comment les modèles et le Bulk Send réduisent la charge opérationnelle tout en améliorant la conformité documentaire.
Permettent la réutilisation rapide de documents standardisés avec champs préremplis et logique conditionnelle pour adapter le contenu selon le destinataire.
Envoi en masse de documents personnalisés à de nombreux destinataires simultanément, avec mappage de données depuis CSV ou CRM et suivi individuel des statuts.
Affichent ou cachent des sections en fonction des réponses ou des métadonnées, réduisant les erreurs et évitant les modifications manuelles après l'envoi.
Journal horodaté détaillant chaque action, adresse IP et étape de signature pour preuve légale et conformité.
| Paramètre de configuration du flux de travail | Configuration |
|---|---|
| Fréquence des rappels automatiques par e-mail | 48 heures |
| Expiration des liens de signature | 30 jours |
| Ordre des signataires et validations | Séquentiel ou parallèle |
| Modèles approuvés par le service juridique | Verrouillé |
| Limites d'envoi journalier | Personnalisable |
Une université envoie des formulaires d'inscription à plusieurs étudiants via Bulk Send pour gagner du temps et réduire les erreurs
Résultant en processus d'inscription plus rapide et traçable.
Une PME de services envoie des contrats de prestations à une liste de clients avec préremplissage depuis son CRM
Menant à des délais de signature plus courts et moins d'interventions manuelles.
| Criteria | signNow (Recommended) | DocuSign | Adobe Acrobat Sign |
|---|---|---|---|
| Capacité d'envoi en masse | Oui | Oui | Oui |
| Champs conditionnels avancés | Oui | Oui | Oui |
| Conformité HIPAA disponible | Options | Options | Options |
| API et intégrations | REST API | REST API | REST API |
| Criteria | signNow (Featured) | DocuSign | Adobe Acrobat Sign | Dropbox Sign | PandaDoc |
|---|---|---|---|---|---|
| Prix de départ par utilisateur | À partir de $8/user/mo | À partir de $10/user/mo | Inclus dans Acrobat Pro | À partir de $15/user/mo | À partir de $19/user/mo |
| Workflows avancés inclus | Oui, selon plan | Oui, selon plan | Limité selon licence | Oui, selon plan | Oui, selon plan |
| Envoi en masse (Bulk Send) | Inclus sur plans supérieurs | Optionnelle | Disponible | Disponible | Disponible |
| Support HIPAA/FERPA | Options disponibles | Options disponibles | Selon contrat Adobe | Non standard | Contrat possible |
| API et personnalisation | API robuste et documentation | API complète | API REST | API Dropbox Sign | API REST |
Créer des modèles, Envoyer en masse des documents et eSignature avec airSlate SignNow et augmenter votre compétitivité sur le marché.
De nos jours, les entreprises opérant sur le marché connaissent des risques de concurrence plus élevés. Qu'elles disposent de fournisseurs et de produits uniques ne garantit pas un succès éclatant. Le bénéfice net ne peut être atteint que si vos opérations internes sont parfaitement configurées et si le flux de travail est efficace. C'est pourquoi les entreprises se tournent de plus en plus vers des logiciels qui aspirent à effectuer des activités répétitives, permettant au personnel de se concentrer sur des améliorations plus avancées.
Lorsque votre organisation intègre la signature de documents avec tous les clients, vous commencerez sûrement à rechercher la meilleure solution eSignature innovante. L'une d'elles est airSlate SignNow - un programme unique avec de nombreuses fonctionnalités, qui peuvent être personnalisées selon vos besoins. Vos clients et partenaires peuvent signer des contrats, autres documents et accords en ligne avec moins d'efforts, de temps et de coûts investis. En utilisant SigNow, vous pouvez montrer à quel point vous vous souciez de vos clients, car cela peut rendre plusieurs organisations plus rapides et plus pratiques.
Lorsque vous téléchargez un document dans votre compte airSlate SignNow, vous pouvez l'envoyer pour signature une seule fois. Comme avec les signatures papier, une fois signé - c'est définitif, vous ne pouvez pas effectuer de modifications ultérieures.
Cela fonctionne parfaitement avec des documents occasionnels ou uniques. Mais si vous avez un contrat standard à faire signer électroniquement avec chaque nouveau client, ou une facture à facturer mensuellement - un document à usage unique ne sera pas utile du tout. Vous aurez besoin de modèles à la place.
Tout document téléchargé sur airSlate SignNow peut être facilement converti en modèle : cliquez sur Plus sur ce document et sélectionnez Créer un modèle.
Maintenant, vous pouvez organiser des champs remplissables dans le modèle et l'envoyer pour signature autant de fois que nécessaire. Chaque destinataire recevra sa propre copie du Modèle à signer.
Documents et Modèles sont stockés dans deux dossiers séparés :
Conseil : Si vous savez que le document téléchargé deviendra typique dans votre flux de travail, notre recommandation serait de le convertir en modèle immédiatement après son téléchargement.
Invitation en masse est une fonctionnalité qui permet d'envoyer le même document à plusieurs signataires en même temps, tout en leur fournissant une copie unique.
Si vous avez déjà une liste de destinataires en masse, sélectionnez le modèle à envoyer, cliquez sur Plus puis choisissez Invitation en masse dans le menu déroulant.
Dans la fenêtre contextuelle, entrez les emails de vos signataires. Vous pouvez avoir autant de destinataires que nécessaire. Dans la même fenêtre, vous pouvez également :
Lorsque vous avez terminé avec la liste des signataires en masse, cliquez sur Envoyer les invitations en masse.
Après avoir terminé le processus de signature électronique, chaque signataire recevra un email avec sa propre copie signée électroniquement du document, tandis que l'expéditeur recevra toutes les copies signées. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons choisi de conserver toutes les copies dans l'Archive.
Notez que le statut de signature électronique ('Signé'), l'email du signataire et le délai peuvent être suivis de la manière la plus évidente.
Les données des clients sont de plus en plus conservées dans des bases de données CSV, principalement parce qu'il s'agit d'une forme universelle de stockage de données, compatible avec la plupart des logiciels.
Voici un exemple simplifié de la façon dont ressemble une base de données clients en CSV.
Si vous avez une base de données en CSV, cliquez sur Importer CSV dans la fenêtre d'envoi en masse.
Ensuite, il vous suffit de sélectionner la colonne à partir de laquelle exporter les emails, puis de cliquer sur OK. Vous pouvez sauter le reste des paramètres.
Tous les emails apparaîtront automatiquement dans la liste des signataires. Vous pouvez également choisir de supprimer certains d'entre eux manuellement à cette étape. Une fois prêt - cliquez sur Envoyer les invitations en masse.
Si vous travaillez avec de nombreux clients en parallèle et si vous leur envoyez des documents très similaires - l'envoi en masse, surtout en intégration avec une base de données CSV, vous fera gagner des heures de temps d'affaires et garantira également une signature électronique en temps voulu de documents importants.
