Créer des modèles, Envoyer en masse des documents et eSignature avec airSlate SignNow et augmenter votre compétitivité sur le marché.
De nos jours, les entreprises opérant sur le marché connaissent des risques de concurrence plus élevés. Qu'elles disposent de fournisseurs et de produits uniques ne garantit pas un succès éclatant. Le bénéfice net ne peut être atteint que si vos opérations internes sont parfaitement configurées et si le flux de travail est efficace. C'est pourquoi les entreprises se tournent de plus en plus vers des logiciels qui aspirent à effectuer des activités répétitives, permettant au personnel de se concentrer sur des améliorations plus avancées.
Lorsque votre organisation intègre la signature de documents avec tous les clients, vous commencerez sûrement à rechercher la meilleure solution eSignature innovante. L'une d'elles est airSlate SignNow - un programme unique avec de nombreuses fonctionnalités, qui peuvent être personnalisées selon vos besoins. Vos clients et partenaires peuvent signer des contrats, autres documents et accords en ligne avec moins d'efforts, de temps et de coûts investis. En utilisant SigNow, vous pouvez montrer à quel point vous vous souciez de vos clients, car cela peut rendre plusieurs organisations plus rapides et plus pratiques.
Créer des modèles pour votre flux de travail numérique. Envoi en masse
Lorsque vous téléchargez un document dans votre compte airSlate SignNow, vous pouvez l'envoyer pour signature une seule fois. Comme avec les signatures papier, une fois signé - c'est définitif, vous ne pouvez pas effectuer de modifications ultérieures.
Cela fonctionne parfaitement avec des documents occasionnels ou uniques. Mais si vous avez un contrat standard à faire signer électroniquement avec chaque nouveau client, ou une facture à facturer mensuellement - un document à usage unique ne sera pas utile du tout. Vous aurez besoin de modèles à la place.
Tout document téléchargé sur airSlate SignNow peut être facilement converti en modèle : cliquez sur Plus sur ce document et sélectionnez Créer un modèle.
Maintenant, vous pouvez organiser des champs remplissables dans le modèle et l'envoyer pour signature autant de fois que nécessaire. Chaque destinataire recevra sa propre copie du Modèle à signer.
Documents et Modèles sont stockés dans deux dossiers séparés :
Conseil : Si vous savez que le document téléchargé deviendra typique dans votre flux de travail, notre recommandation serait de le convertir en modèle immédiatement après son téléchargement.
Envoi en masse dans airSlate SignNow
Invitation en masse est une fonctionnalité qui permet d'envoyer le même document à plusieurs signataires en même temps, tout en leur fournissant une copie unique.
Si vous avez déjà une liste de destinataires en masse, sélectionnez le modèle à envoyer, cliquez sur Plus puis choisissez Invitation en masse dans le menu déroulant.
Dans la fenêtre contextuelle, entrez les emails de vos signataires. Vous pouvez avoir autant de destinataires que nécessaire. Dans la même fenêtre, vous pouvez également :
- changer le nom du document à envoyer ;
- personnaliser le sujet de votre invitation eSignature et le message accompagnant ;
- sélectionner le dossier où seront stockées les copies signées une fois retournées avec les signatures électroniques.
Lorsque vous avez terminé avec la liste des signataires en masse, cliquez sur Envoyer les invitations en masse.
Après avoir terminé le processus de signature électronique, chaque signataire recevra un email avec sa propre copie signée électroniquement du document, tandis que l'expéditeur recevra toutes les copies signées. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons choisi de conserver toutes les copies dans l'Archive.
Notez que le statut de signature électronique ('Signé'), l'email du signataire et le délai peuvent être suivis de la manière la plus évidente.
Envoi en masse dans airSlate SignNow en utilisant une base de données CSV
Les données des clients sont de plus en plus conservées dans des bases de données CSV, principalement parce qu'il s'agit d'une forme universelle de stockage de données, compatible avec la plupart des logiciels.
Voici un exemple simplifié de la façon dont ressemble une base de données clients en CSV.
Si vous avez une base de données en CSV, cliquez sur Importer CSV dans la fenêtre d'envoi en masse.
Ensuite, il vous suffit de sélectionner la colonne à partir de laquelle exporter les emails, puis de cliquer sur OK. Vous pouvez sauter le reste des paramètres.
Tous les emails apparaîtront automatiquement dans la liste des signataires. Vous pouvez également choisir de supprimer certains d'entre eux manuellement à cette étape. Une fois prêt - cliquez sur Envoyer les invitations en masse.
Si vous travaillez avec de nombreux clients en parallèle et si vous leur envoyez des documents très similaires - l'envoi en masse, surtout en intégration avec une base de données CSV, vous fera gagner des heures de temps d'affaires et garantira également une signature électronique en temps voulu de documents importants.
