Un système de suivi dans Google Sheets simplifie la supervision en regroupant données et responsabilités tout en conservant flexibilité et visibilité.
Le chef de projet supervise les dépenses liées au périmètre, validant les factures et vérifiant la conformité des livrables. Il utilise le tracker pour suivre les autorisations, assigner des approbations et consulter l'historique en cas de questions contractuelles.
Le comptable réconcilie les factures avec les paiements, prépare les rapprochements et archive les documents. Il s'appuie sur les filtres et rapports du tableur pour préparer les clôtures et répondre aux demandes d'audit.
Les équipes opérationnelles et financiers s'appuient sur un tracker partagé pour coordonner validation, paiement et archivage.
En centralisant responsabilités et visibilité, le tracker facilite la responsabilité et réduit les frictions entre équipes.
Colonnes et filtres personnalisés permettant de visualiser rapidement les factures en attente, en validation ou réglées, avec dates et responsables associés pour faciliter les relances.
Mécanismes d'approbation étape par étape qui obligent des validations dans l'ordre, en conservant des enregistrements de chaque approbation pour audit et transparence.
Scripts ou intégrations qui alimentent statuts, envoient rappels et créent tâches automatiquement selon règles définies, réduisant le travail manuel et les oublis.
Connexion aux solutions d'eSignature permettant d'attacher preuves de signature aux enregistrements de factures pour conformité juridique et archivage sécurisé.
| Setting Name | Configuration |
|---|---|
| Reminder Frequency | 48 hours |
| Approval Sequence | Two-step |
| Auto-Archive Delay | 30 days |
| Signature Requirement | On threshold |
| Notification Channel |
Le tracker Google Sheets fonctionne sur navigateur, mobile et tablette et nécessite un accès Internet et un compte Google.
Pour une supervision fluide, assurez-vous que les utilisateurs disposent des autorisations Google appropriées, que les intégrations eSignature sont configurées et que les appareils exécutent des versions supportées des navigateurs ou applications mobiles.
Une PME regroupe toutes les factures fournisseurs dans un onglet dédié pour suivi rapide
Résultant en réduction des retards de paiement et meilleure visibilité du cash-flow.
Un département achats associe bons de commande et factures au tracker centralisé
Conduisant à des audits internes plus rapides et moins d'écarts.
| Criteria | signNow (Recommended) | DocuSign | Adobe Sign |
|---|---|---|---|
| Integration with Google Sheets | |||
| API access | REST API | REST API | REST API |
| Bulk Send | |||
| HIPAA support | Optional | Optional | Optional |
| Criteria | signNow (Recommended) | DocuSign | Adobe Sign | HelloSign | PandaDoc |
|---|---|---|---|---|---|
| Essentiel / Plan de base | Pay-per-sign | Per-user | Per-user | Per-user | Per-user |
| Fonctions API incluses | Yes | Add-on | Included | Add-on | Included |
| Support entreprise | Available | Available | Available | Available | Available |
| Tarification indicative | Low to mid | Mid to high | High | Mid | Mid |
| Trial available | Yes | Yes | Yes | Yes | Yes |
