What is a proforma invoice under GST?

Meaning of Proforma invoice It details estimated prices of the available goods or services. It also consists of the estimate of any commissions, applicable taxes, the weight of the shipment, shipping costs etc. A supplier/retailer issues a pro forma invoice to an enquiring buyer/customer.

Can we make a proforma invoice without GST?

A proforma invoice is a courtesy document extended for the sake of clarity between the buyer and seller before the actual sale happens. Thus, there are no VAT or GST added in the document as it is not a legal-binding contract.

How do I create a proforma invoice in Excel?

Steps to Create a Proforma Invoice Format in Excel Using the sample proforma invoice format, create a table with the required rows and columns. The fields must accommodate all the details required to create a proforma invoice. Create fields to enter price, tax, discount and other numeric information.

Can a proforma invoice have GST?

Advance payments based on proforma invoices are subject to GST; sellers receiving advance payments must pay GST on the advance amount according to the relevant tax rate.

Does a proforma invoice include GST?

A pro forma invoice isn't a tax invoice While a sales invoice is a tax document for GST-registered businesses, a pro forma invoice is not. Because there's no sale yet, no tax is due. You can show the expected GST that will apply to the sale, but there's no tax liability until the final sales invoice is issued.

How to make a GST invoice in Excel?

Using Microsoft Excel: Open Microsoft Excel: Create a new spreadsheet. Setup Header: Input your company details, customer details, invoice number, date, and GSTIN in cells at the top of the sheet. Create Itemized List: Create columns for item description, quantity, unit price, total, and subtotal.

Can you claim GST on a proforma invoice?

Not a tax invoice: Pro forma invoices are not official tax invoices and cannot be used for GST or income tax purposes.

Signature électronique
Fonctionnalités
Modèles de factures
Format De Facture Proforma En Excel Avec GST

Format De Facture Proforma En Excel Avec GST

Format de facture proforma en Excel avec GST pour une gestion efficace et conforme. Découvrez comment signNow facilite la signature électronique sécurisée.

Voyez comment ça marche !Cliquez ici pour signer un exemple de doc

Solution eSignature primée

Qu'est-ce que le proforma invoice format in excel with gst

Le proforma invoice format in excel with gst est un modèle Excel destiné à établir une facture pro forma incluant le calcul automatique de la GST, les codes HSN/ SAC et les montants de taxe applicables. Ce modèle permet de préparer une estimation formelle pour le client avant la facturation finale, d'exposer les taux et montants de taxe ligne par ligne, et d'exporter le document en PDF pour archivage ou envoi. L'utilisation d'un modèle structuré réduit les erreurs de calcul, facilite la conformité comptable et accélère la communication commerciale avec des clients et partenaires.

Pourquoi utiliser ce format Excel pour proforma et GST

Un modèle Excel avec GST standardise les calculs, améliore l'exactitude des montants fiscaux et simplifie la préparation des documents préfacture, réduisant le temps passé par les équipes financières.

Défis courants lors de l'utilisation d'un modèle proforma avec GST

Maintenir les taux GST à jour lorsque les règles fiscales changent peut provoquer des erreurs de calcul fréquentes.
Intégrer correctement les codes HSN ou SAC pour chaque produit nécessite une base de données précise et des contrôles de saisie.
Gérer les arrondis de taxe ligne par ligne conduit parfois à des différences mineures entre total et sommes partielles.
Contrôle des versions et collaboration sur le fichier Excel peuvent entraîner des doublons et des conflits de données.

Profils typiques d'utilisateurs

Comptable

Le comptable utilise le modèle pour vérifier les taux GST, valider les codes HSN et préparer des proforma cohérentes destinées aux clients et à l'archivage interne, en s'assurant que les montants sont conformes aux politiques fiscales.

Responsable des ventes

Le responsable des ventes adapte le contenu du modèle pour générer des estimations rapides, inclure remises et conditions de livraison, puis partage le document avec les clients pour approbation avant émission de la facture finale.

Qui utilise ce format proforma en entreprise

Comptables qui préparent des devis et demandes d'acceptation avant facturation finale.
Responsables des ventes qui envoient des estimations détaillées selon les taux GST applicables.
Petites entreprises et consultants qui ont besoin d'un modèle simple et traçable pour les transactions.

L'utilisation coordonnée entre ventes et finance garantit des proforma fiables et facilite la transition vers la facture définitive lors de la confirmation de la commande.

soyez prêt à en obtenir plus

Choisissez une meilleure solution

Fonctions clés du modèle Excel proforma avec GST

Fonctionnalités qui améliorent la précision, la conformité et la rapidité lors de la préparation de proforma incluant la GST.

Calcul automatique

Formules intégrées qui calculent automatiquement la GST par ligne et le total général, prenant en charge différents taux et arrondis pour garantir des montants exacts et cohérents.

Champs personnalisables

Possibilité d'ajouter ou modifier des colonnes pour HSN, remises, conditions de livraison et notes contractuelles afin d'adapter le modèle aux besoins sectoriels spécifiques.

Validation des entrées

Règles de validation pour limiter les erreurs de saisie (quantités, codes HSN, taux GST) et afficher des alertes en cas d'incohérences.

Export et archives

Options d'export en PDF et sauvegarde centralisée pour conserver l'historique des proforma et faciliter la traçabilité lors d'audits.

Fonctionnement du modèle proforma et intégration

Comprenez le flux d'information depuis la saisie des items jusqu'à l'export PDF et la traçabilité des taxes.

Saisie des données: Entrer articles et quantités
Calcul automatique: Formules pour montants et GST
Vérification: Contrôles de cohérence et arrondis
Export: Générer PDF et archiver

Collectez les signatures

24x

plus rapidement

Réduisez les coûts de

$30

par document

Économisez jusqu'à

40h

par employé / mois

Étapes rapides pour créer un proforma avec GST dans Excel

Suivez ces étapes simples pour configurer et utiliser un modèle proforma dans Excel avec calcul GST intégré.

01

Créer l'en-tête: Ajouter logo, coordonnées vendeur et client
02

Lignes d'article: Saisir description, quantité, prix unitaire
03

Appliquer HSN: Associer code HSN à chaque produit
04

Calcul GST: Insérer formule pour taux et total taxe

soyez prêt à en obtenir plus

Pourquoi choisir airSlate SignNow

Essai gratuit de 7 jours. Choisissez le forfait dont vous avez besoin et essayez-le sans risque.
Une tarification transparente pour des forfaits complets. airSlate SignNow propose des abonnements sans dépassements ni frais cachés au renouvellement.
Sécurité de niveau entreprise. airSlate SignNow vous aide à vous conformer aux normes de sécurité mondiales.

Commencer l'essai gratuit

Paramètres recommandés pour automatiser le flux proforma

Paramètres de configuration à appliquer pour standardiser l'envoi, le rappel et l'archivage des proforma avec GST.

Option	Valeur par défaut
Rappel automatique de signatures par e-mail	48 heures après envoi
Nom convention de fichier et horodatage	ClientID_Proforma_YYYYMMDD
Archivage et durée de conservation	Conserver 7 années
Notifications internes de validation	Envoyer à finance et ventes

Compatibilité et exigences des appareils

Windows et macOS: Excel 2016 ou ultérieur
iOS et Android: Applications Excel mobiles supportées
Connexion Internet: Requise pour synchronisation cloud

Sur mobile ou tablette, privilégiez les versions d'Excel qui conservent les formules et les mises en forme; pour collaboration, utilisez une solution cloud sécurisée afin de préserver l'intégrité des modèles et des historiques de modification.

Mesures de sécurité recommandées

Chiffrement des fichiers: Chiffrement AES-256 activé

Contrôle d'accès: Permissions basées sur rôle

Authentification: Authentification multifactorielle requise

Sauvegarde: Sauvegarde quotidienne sécurisée

Journalisation: Traçabilité des modifications

Accords de confidentialité: BAA disponible si requis

Cas d'utilisation concrets

Exemples illustrant comment un modèle Excel proforma avec GST s'intègre dans des processus commerciaux variés.

PME fournisseur matériel

Une entreprise fournisseur prépare un proforma détaillé en Excel pour un client industriel, en listant chaque ligne produit et code HSN

Calcul automatique des montants GST par ligne
Livraison d'une estimation finale précise et cohérente avec la comptabilité interne

Ensures une facturation finale rapide une fois le bon de commande confirmé.

Consultant services professionnels

Un consultant crée un proforma pour un projet de conseil en appliquant le taux GST applicable sur prestations

Intégration des remises et conditions de paiement
Permet au client d'approuver le coût avant démarrage du projet

Leading to un démarrage de projet sans ambiguïté et une facturation sans reprise.

Bonnes pratiques pour un proforma fiable et conforme

Recommandations pratiques pour maintenir exactitude, conformité et facilité d'utilisation du modèle Excel proforma avec GST.

Maintenir une copie maître du modèle active

Conserver une version centrale et contrôlée du modèle pour éviter les divergences, appliquer les mises à jour fiscales et distribuer les modifications via un gestionnaire de versions.

Automatiser les taux et listes HSN

Relier le modèle à une table HSN centralisée et mettre à jour les taux GST via une feuille dédiée pour réduire les erreurs manuelles et faciliter la maintenance.

Valider les arrondis et totaux

Tester les formules d'arrondi et comparer les totaux ligne par ligne pour détecter les écarts possibles, puis documenter la méthode d'arrondi utilisée.

Documenter les conditions et notes fiscales

Inclure une section claire pour les conditions de vente, la nature taxable des services et toute exonération applicable pour garantir une interprétation uniforme.

Connectez signNow à vos applications

Découvrir les intégrations signNow

Exactitude, sécurité et conformité des données

signNow s’engage à protéger vos informations sensibles en se conformant aux normes mondiales propres à chaque secteur

En savoir plus sur la sécurité

Questions fréquentes et solutions pour proforma Excel avec GST

Problèmes courants et solutions pratiques pour éviter erreurs de calcul et problèmes d'intégration lors de l'utilisation d'un modèle proforma avec GST.

Formules ne calculent pas correctement les taxes
Vérifiez d'abord que les cellules contenant les taux sont formatées comme nombres et non texte, puis confirmez que les références de plage sont absolues si vous copiez les formules; recalculer le classeur si nécessaire pour actualiser les résultats.
Différences d'arrondi entre lignes et total
Standardisez la méthode d'arrondi (par ligne ou total) dans une note de méthodologie, appliquez la fonction ROUND appropriée à chaque calcul et comparez manuellement quelques exemples pour valider la cohérence.
Codes HSN manquants ou incorrects
Maintenez une feuille centrale de correspondance HSN et utilisez une validation de données pour imposer la sélection depuis la liste; intégrer des contrôles pour alerter en cas de code inconnu ou non attribué.
Problèmes lors de l'export en PDF ou perte de format
Utilisez l'option d'impression « enregistrer en PDF » depuis Excel avec marges définies, vérifiez la mise en page et convertissez via un exportateur PDF reconnu pour préserver les formules et les éléments visuels.
Collaboration et conflits de version
Centralisez le modèle dans un stockage cloud avec gestion des versions et verrous d'édition, définir des règles de modification et archiver chaque proforma finalisée pour éviter les écrasements accidentels.
Intégration eSign qui échoue ou ne valide pas
Confirmer que l'API du fournisseur eSign est correctement configurée, que les documents respectent le format attendu (PDF recommandé), et tester l'envoi avec une adresse de test avant déploiement en production.

Comparaison rapide des capacités d'eSign pour intégration proforma

Comparatif concis entre signNow et DocuSign sur des critères pertinents pour l'envoi et la signature des proforma électroniques.

Criteria	signNow (Recommended)	DocuSign
Conformité ESIGN / UETA	Oui	Oui
Traçabilité et audit trail	Oui	Oui
Envoi de masse (Bulk Send)	Oui	Oui
Support HIPAA via BAA	Oui	Oui

préparez-vous à obtenir plus

Recueillez dès maintenant des signatures juridiquement contraignantes !

Commencer votre essai gratuit

Risques et conséquences en cas d'erreur

Amendes fiscales: Sanctions monétaires possibles

Redressement fiscal: Ajustements et pénalités

Perte de crédibilité: Confiance client réduite

Retards de paiement: Règlements différés

Audit accru: Contrôles administratifs supplémentaires

Coûts de correction: Heures supplémentaires nécessaires

Comparaison tarifaire et disponibilité des offres eSign

Vue d'ensemble des modèles tarifaires et options de base des principaux fournisseurs d'eSignature pertinents pour la gestion des proforma.

Criteria	signNow (Recommended)	DocuSign	Adobe Sign	HelloSign	PandaDoc
Modèle de tarification	Abonnement mensuel et annuel	Forfait par utilisateur et enveloppe	Inclus dans Adobe Creative/Acrobat	Abonnement freemium	Freemium et abonnements
Offre gratuite	Essai disponible, pas de plan gratuit complet	Essai limité, pas de plan gratuit complet	Inclus avec certains abonnements Adobe	Offre gratuite limitée	Plan gratuit disponible
Options entreprise	Plans entreprise avec SSO et API	Plans équipe et entreprise étendus	Solutions entreprise intégrées	Plans pro et entreprise	Solutions enterprise et CRM
Facturation flexible	Mensuelle ou annuelle	Mensuelle ou annuelle	Incluse via licence Adobe	Mensuelle ou annuelle	Mensuelle ou annuelle
Essai et onboarding	Essai gratuit et documentation	Essai et support client	Essai inclus selon licence	Essai gratuit et guides	Essai gratuit et intégrations

Explorer les fonctionnalités avancées

préparez-vous à obtenir plus

Obtenez dès maintenant des signatures juridiquement contraignantes !

Commencez l'essai gratuit