Bulk Send
Envoi massif de documents pour générer rapidement des enregistrements multiples avec suivi individuel et conservation distincte de chaque piste d’audit pour conformité.
Un registre de signatures centralisé réduit le risque opérationnel, améliore la traçabilité et aide à démontrer la validité juridique des documents signés électroniquement aux autorités ou partenaires.
L’administrateur IT configure les intégrations, gère les permissions et surveille la sécurité du sign register. Il supervise les sauvegardes, contrôle les accès API et veille à ce que les paramètres de conservation répondent aux politiques internes et aux exigences légales.
Le responsable conformité définit les règles de conservation, audite les pistes d’audit et valide que les enregistrements respectent ESIGN, UETA et, le cas échéant, les exigences sectorielles telles que HIPAA ou FERPA.
Directions et services qui tirent le plus d’avantages pratiques du sign register au quotidien.
Ces utilisateurs exploitent le registre pour prouver l’authenticité, réduire les délais et répondre aux audits.
Envoi massif de documents pour générer rapidement des enregistrements multiples avec suivi individuel et conservation distincte de chaque piste d’audit pour conformité.
Interfaces programmables permettant d’intégrer le sign register aux systèmes internes et d’automatiser la capture et la synchronisation des métadonnées.
Fonctionnalité complète sur mobile pour signer et enregistrer des transactions en déplacement, avec horodatage et métadonnées conservés.
Connecteurs pour CRM, stockage cloud et outils bureautiques afin d’aligner les registres de signature avec d’autres référentiels d’entreprise.
Contrôles granulaires pour attribuer des responsabilités et limiter l’accès aux registres sensibles aux seuls utilisateurs autorisés.
Stockage sécurisé et non modifiable des enregistrements pour garantir l’intégrité et la disponibilité des preuves à long terme.
Modèles documentaires personnalisables pour standardiser les contrats et insérer automatiquement les métadonnées nécessaires au registre, réduisant les erreurs de balisage et accélérant le processus d’envoi.
Options d’authentification variées (email, SMS, ID vérifié) permettant d’augmenter la confiance dans l’identité du signataire et d’ajouter des preuves supplémentaires à la piste d’audit.
Journalisation complète des actions, horodatages et adresses IP liée au document signé, fournissant une preuve d’intégrité exploitable en cas de contestation ou d’audit.
Rôles et permissions granulaires pour limiter la modification des registres, contrôler qui peut voir les documents et garantir que seules les personnes autorisées accèdent aux preuves.
Un cabinet immobilier centralise les contrats locatifs et actes de vente pour garder un historique horodaté et immuable
Résultant en une meilleure preuve de propriété et en transactions conclues plus rapidement, facilitant les audits et la due diligence.
Une université gère les autorisations parentales et les formulaires FERPA via un registre centralisé
Menant à une réduction des risques de divulgation non autorisée et à des réponses d’audit plus rapides et documentées.
7 ans typiquement
6 ans selon règlement
3 à 7 ans
Archivage immuable
Annuel recommandé