Agregar Etiquetas De Texto Al Documento Para Firma Electrónica

Da formato a tu texto en un documento agregando etiquetas de texto. Especifica el tipo, la ubicación y el tamaño de tus campos. Agrega etiquetas antes de subir un documento a airSlate SignNow.

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Solución de firma electrónica galardonada

What it means to add text tags to the document

Adding text tags to a document creates predefined placeholders that mark where recipients enter text, dates, or other data during an electronic signing process. Tags are metadata elements placed on a document to collect structured input, enforce field types, and guide signer actions. In eSignature platforms like signNow, text tags integrate with templates, conditional logic, and validation rules so documents remain consistent and accurate across repeated use. Proper tagging reduces manual edits, speeds completion, and supports audit trails for each signed transaction while preserving formatting and field behavior.

Why use text tags in document workflows

Text tags standardize data capture, reduce signer confusion, and make templates reusable across similar transactions for consistent outputs and reliable audit trails.

Why use text tags in document workflows

Common challenges when adding text tags to documents

  • Misplaced tags can cause signer confusion and require manual corrections after execution.
  • Inconsistent field types lead to invalid data, requiring rework or follow-up signatures.
  • Poorly named tags complicate template reuse and make mapping to CRMs difficult.
  • Complex conditional logic without testing can break workflows and delay execution.

User roles that benefit from text tags

Contracts Manager

A contracts manager creates templates, defines tag names and validation rules, and oversees document consistency. They use tags to enforce required fields, apply conditional visibility, and map outputs to backend systems for accurate recordkeeping and auditability.

HR Administrator

An HR administrator applies tags to onboarding and benefits forms, ensuring personal data is captured in structured fields. They rely on tag templates to streamline repetitive hires and to support retention policies and compliance requirements.

Who typically adds text tags to documents

Teams responsible for contract assembly and signing workflows place tags to control data capture and signer interactions.

  • Legal and contracts teams ensuring correct clause placement and signer inputs.
  • Sales operations preparing repeatable proposal and order forms for customers.
  • HR administrators managing onboarding forms, offer letters, and employee data collection.

Proper tagging practices reduce errors and speed processing for all these teams, improving throughput and recordkeeping.

Advanced tagging features to maximize utility

Beyond basic text fields, modern eSignature platforms include advanced capabilities that enhance data integrity, signer experience, and automation potential.

Formatting

Enforce specific input patterns and display masks for consistent data entry.

Validation

Apply numeric, date, email, and custom rules to prevent invalid submissions.

Auto-fill

Prepopulate tags via templates, integrations, or previous signer inputs to speed completion.

Conditional logic

Display tags according to prior responses or role-based conditions.

Tag library

Reuse standardized tags across templates for consistent mappings.

Role-based tags

Assign tags to specific signer roles to control access to fields.

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Key tools that improve tagging accuracy

Several editor features make tag placement efficient, enforce data quality, and enable scalable template management across teams.

Text Tag

A basic textbox element that captures free-form input; supports placeholders, label naming, and required status so signers know what to enter and administrators can map fields to external systems.

Validation Rules

Set type constraints such as numeric, date, email, or custom regex to prevent invalid submissions and ensure data matches integration requirements before finalizing the document.

Conditional Tags

Configure visibility rules so tags only appear when previous fields meet conditions; useful for optional clauses and role-specific inputs to reduce signer friction and avoid irrelevant fields.

Template Library

Save commonly used tagged documents as templates to reuse across teams, preserving tag names, validation, and conditional logic for consistent, repeatable document workflows.

How text tags function in an eSignature workflow

Text tags act as mapped fields that bind user input to a document's structure; they interact with templates, conditional rules, and data exports.

  • Placeholder mapping: Tags mark where signer input should be stored.
  • Validation rules: Tags can require numeric, date, or custom formats.
  • Conditional visibility: Show or hide tags based on earlier answers.
  • Data export: Tagged data maps to CSV, CRM, or API payloads.
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Step-by-step: add text tags to a document

Follow these concise steps to place text tags, configure validation, and prepare a tagged template for sending.

  • 01
    Upload document: Import your PDF or Word file into the platform.
  • 02
    Select Tag tool: Open the text tag or textbox element from the editor.
  • 03
    Place tags: Drop tags where signers must enter information.
  • 04
    Set validation: Define required status and input format for each tag.

Checklist: validate your tagged document before sending

Quick pre-send checks reduce failed signings and improve data quality; run through these items before dispatching documents.

01

Check required flags:

Ensure mandatory tags are set as required.
02

Verify validations:

Confirm format rules on each input field.
03

Test conditional logic:

Simulate different signer answers to reveal fields.
04

Confirm tag names:

Match tag names to integration mappings.
05

Preview signer view:

Review the document from each role's perspective.
06

Run export test:

Verify tagged data exports correctly to target systems.
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Por qué elegir airSlate SignNow

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Recommended workflow settings for tagging and automation

Configure these workflow settings to standardize tag behavior, reminders, and post-signature handling across templates and teams.

Workflow Setting Name and Value Header Default configuration values used in templates
Reminder Frequency for Document Signers Send reminder every 48 hours until completed.
Default Tag Validation Policy Enforce required and format rules by default.
Template Version Control Settings Track and lock published template revisions.
Post-signature Export Destination Push tagged data to CRM or SFTP.
Signature Completion Notifications Notify owners immediately after finalization.

Supported platforms and technical prerequisites

Adding and using text tags requires a modern browser or mobile app and basic connectivity to access templates and save metadata.

  • Desktop browsers: Chrome, Edge, Safari supported
  • Mobile operating systems: iOS and Android apps available
  • Connectivity needs: Stable internet connection required

For enterprise deployments, consider single sign-on, API credentials, and gateway configurations; ensure browser pop-ups are allowed and PDF rendering settings are compatible to preserve tag placement across devices.

Security and protection controls for tagged documents

Encryption: At-rest and in-transit
Access controls: Role-based permissions
Audit trail: Complete event logs
Two-factor authentication: Optional signer verification
Certificate signing: Digital certificate support
HIPAA-ready controls: Protected data handling

Industry examples: applying text tags in real workflows

Two practical examples show how tags improve accuracy and speed across common document types.

Sales Order Template

A regional sales team used template tags to standardize order entries and automate pricing fields across quotes and orders, reducing manual edits by enforcing numeric formats

  • Tagging included quantity, unit price, and delivery date fields
  • This allowed automatic calculation and validation before signature

Leading to faster approvals and fewer post-signature adjustments, improving processing time and billing accuracy.

New Hire Packet

An HR department implemented tagged onboarding packets to gather standardized personal, tax, and direct deposit information in one flow

  • Tags enforced required fields and SSN masking rules
  • Conditional tags revealed benefits elections only for eligible hires

Resulting in complete, compliant records at signing and fewer follow-ups for missing paperwork, supporting payroll accuracy and retention policies.

Best practices for secure and accurate text tagging

Adopt these practices to make tags reliable, maintainable, and compliant across document templates and signing workflows.

Use clear, consistent tag names
Choose descriptive, standardized tag names that map directly to backend fields or CRM properties; this reduces confusion during integration and simplifies template maintenance across teams.
Apply validation and required flags
Always set appropriate validation rules and mark required tags where missing data would invalidate the document, ensuring correct data capture at the point of signing and preventing follow-up corrections.
Test templates with real flows
Run end-to-end tests with representative signer roles and conditional scenarios to verify tag visibility, data mapping, and integration exports before using templates in production.
Document tag conventions and ownership
Maintain a central catalog that records tag names, purposes, and owners so teams can update templates safely and auditors can trace field intent and changes.
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Precisión, seguridad y cumplimiento de datos
signNow está comprometido a proteger su información confidencial cumpliendo con la industria global específica
Más información sobre seguridad

FAQs About adding text tags to the document

Answers to common questions about tag placement, validation, integration, and error resolution when preparing documents for electronic signing.

Comparison: tagging capabilities across top eSignature platforms

A focused feature comparison shows tagging availability and specific capabilities among leading U.S.-focused eSignature providers.

Feature or Requirement for Comparison signNow (Recommended) DocuSign Adobe Sign
Add text tags support
Conditional fields
Bulk template tagging Limited Limited
Native CRM connectors
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Retention and document lifecycle considerations

Define retention, backup, and archival policies that include tagged document versions and exported field data to meet organizational and regulatory requirements.

Record retention schedules:

Retention periods aligned with legal and business needs.

Archival formats and storage:

Store signed PDFs with embedded tags and metadata.

Exported data retention:

Keep exported field data separately for query and reporting.

Regular backups:

Periodic backups stored offsite or in secure cloud archives.

Delete policies and audits:

Controlled deletions with audit records retained.

Risks of incorrect or missing text tags

Invalid execution: Void signatures
Data loss: Missing fields
Regulatory exposure: Noncompliance fines
Operational delays: Rework required
Privacy breaches: Unauthorized access
Integration errors: Failed data mapping

Pricing snapshot and feature availability for tagged documents

Pricing and included tagging features vary by plan; the table summarizes typical entry-level options and common tagging-related inclusions for each vendor.

Monthly Plan Features Comparison signNow (Recommended) DocuSign Adobe Sign HelloSign PandaDoc
Starting Price (per user, billed monthly) From $8/user/month From $10/user/month From $14.99/user/month From $15/user/month From $19/user/month
Included signatures per month Unlimited signatures on paid plans Tiered signature limits Tiered signature limits Tiered signature limits Tiered signature limits
Tagging tools included Full tag editor and templates Full editor Full editor Editor with limits Full editor with templates
Enterprise support options Phone and dedicated support available Enterprise support available Enterprise support available Email support primary Enterprise support available
API access and developer tools Included with developer keys Paid API plans Included for business plans API available Included with business plans

Cómo usar etiquetas de texto en documentos

Las etiquetas de texto en airSlate SignNow son combinaciones de símbolos específicamente formateadas que se pueden colocar en cualquier parte de tus documentos para predefinir la ubicación, tamaño y tipo de varios campos como Firma, Texto, Iniciales, etc.

1. Para usar etiquetas de texto, debes agregarlas a tu documento antes de subirlo.

Por ejemplo, las etiquetas de texto que se usan para la línea de ‘Fecha’ son las siguientes:

{t (para el tipo de campo): t (para Texto): r (para Requerido): y (para Sí): o (para Rol): “Cliente”; l (para Etiqueta): “Fecha”; }

Las etiquetas de texto que se usan en la primera línea de ‘Firma aquí’ son las siguientes:

{ t (para Tipo de campo): s (para Firma); r (para Requerido): y (para Sí); o (para Rol): “Cliente”;}

Las etiquetas de texto que se usan en la segunda línea de ‘Firma aquí’ son las siguientes:

{ t (para Tipo de campo): s (para Firma); r (para Requerido): y (para Sí); o (para Rol): “Agente”; }

Después de colocar etiquetas de texto en tu documento y subirlo a airSlate SignNow, los campos del documento aparecerán automáticamente:

La tabla a continuación muestra las etiquetas de texto más utilizadas en airSlate SignNow junto con los tipos de campos en los que estas etiquetas pueden aplicarse.

CLAVE ¿Qué significa? Formato y valores aceptados ¿Cuándo necesitan esta CLAVE los campos?
t TIPO del campo

s (para firma)

i (para iniciales)

t (para texto)

d (para desplegable)

c (para casillas de verificación) 

 Para cada campo
r REQUIERE

y (para requerido)

n (para opcional)

 Para cada campo
o ROL " " Para cada campo
l ETIQUETA " Solo para campos de Texto y Desplegable
dd DESPLEGABLE "opción1, opción2, opción3, ...." Solo para campos desplegables
f ARCHIVO " ".pdf" Adjunto de archivo
w ANCHO w (ancho) Para cada campo
h ALTURA h (altura) Para cada campo
v ID_DEL_VALIDADOR v (validator_id) Solo para campo de Texto

Puedes predefinir campos estándar, como Iniciales, y también campos más complejos con validaciones de datos, como un número de teléfono de EE. UU.

1 Para crear un  campo de TIPO firma, con requisito obligatorio, ROL 'CEO', ANCHO '100', y ALTURA '15' {{t:s;r:y;o:"CEO";w:100;h:15;}} 
2 Para crear un  campo de TIPO iniciales, con requisito opcional, ROL 'CEO', y ANCHO '50' {{t:i;r:n;o:"CEO";w:50;}}
3 Para crear un  campo de TIPO texto, con requisito opcional, ROL 'CEO', ETIQUETA 'Etiqueta', y ALTURA '75'

{{t:t;r:n;o:"CEO";l:"Etiqueta";h:75;}}
4 Para validar una fecha para TIPO texto, con requisito opcional, ROL 'CEO', ETIQUETA 'Etiqueta', ANCHO '100', y VALIDATOR_ID '13435fa6c2a17f83177fcbb5c4a9376ce85befeb'

Fecha: {{t:t;r:n;o:"CEO";l:"Etiqueta";w:100;v:"13435fa6c2a17f83177fcbb5c4a9376ce85befeb";}}
5 Para validar un número de teléfono de EE. UU. para TIPO texto, con requisito opcional, ROL 'CEO', ETIQUETA 'Etiqueta', ANCHO '100', y VALIDATOR_ID '13cc1d661da456d27b249b73056ed4d1f2e72d8e' {{t:t;r:n;o:"CEO";l:"Etiqueta";w:100;v:"13cc1d661da456d27b249b73056ed4d1f2e72d8e";}}
6 Para validar un código postal de EE. UU. para TIPO texto, con requisito opcional, ROL 'CEO', ETIQUETA 'Etiqueta', ANCHO '100', y VALIDATOR_ID '1671f4eb87444a24e1e00f149bade8b7cf3af5da' {{t:t;r:n;o:"CEO";l:"Etiqueta";w:100;v:"1671f4eb87444a24e1e00f149bade8b7cf3af5da";}}
7 Para validar una edad para TIPO texto, con requisito opcional, ROL 'CEO', ETIQUETA 'Etiqueta', ANCHO '100', y VALIDATOR_ID '1a203fa91791b0458608be045a454ba90557fb26'

{{t:t;r:n;o:"CEO";l:"Etiqueta";w:100;v:"1a203fa91791b0458608be045a454ba90557fb26";}}
8 Para validar una dirección de correo electrónico para TIPO texto, con requisito opcional, ROL 'CEO', ETIQUETA 'Etiqueta', ANCHO '100', y VALIDATOR_ID '7cd795fd64ce63b670b52b2e83457d59ac796a39'

{{t:t;r:n;o:"CEO";l:"Etiqueta";w:100;v:“7cd795fd64ce63b670b52b2e83457d59ac796a39”;}}
9 Para validar un estado de EE. UU. para TIPO texto, con requisito opcional, ROL 'CEO', ETIQUETA 'Etiqueta', ANCHO '100', y VALIDATOR_ID '3123849de563f9e14acacc2739467e3d30e426b6'

{{t:t;r:n;o:"CEO";l:"Etiqueta";w:100;v:“3123849de563f9e14acacc2739467e3d30e426b6”;}}
10

Para crear un  campo de TIPO firma, con requisito obligatorio, y ROL 'CFO'

 {{t:s;r:y;o:"CFO";}}
11

Para crear un Campo de TIPO Texto, con requisito opcional, con ROL 'CFO', y con ETIQUETA "notas"

 {{t:t;r:n;o:"CFO";l:"notas";}}
12

Para crear un Campo de TIPO Inicial, con requisito opcional, y ROL 'CFO'

 {{t:i;r:n;o:"CFO";}}
13 Para crear un Campo de Tipo Desplegable, con requisito obligatorio, con ROL 'Empleado', con ETIQUETA 'Año', y con DESPLEGABLES '2012,2013,2014' {{t:d;r:y;o:"Empleado";l:"Año";dd:"2012,2013,2014";}}
14

Para crear un Campo de TIPO Texto, con una Etiqueta de Fecha que se rellenará automáticamente con la fecha actual

 {{t:t;r:y;o:"CFO";l:"Fecha";}}
15

Para crear una etiqueta de Invitación con orden de firma, con requisito obligatorio REQUIERE, con ROL 'Rol1', 'Cliente', 'Gerente':

{{t:e;o:"Rol1";e:"siri@mailinator.com";order:1;}}
{{t:e;o:"Cliente";e:"siri2@mailinator.com";order:2;}}
{{t:e;o:"Gerente";e:"siri3@mailinator.com";order:3;}}

También pueden existir etiquetas más complejas que consisten en un nombre de etiqueta y la información de creación de campo en airSlate SignNow, como se presenta en la llamada PUT /document/.

Estas etiquetas complejas aparecen en el formato {{}} como {{mi firma}} o {{FechaFirmaCliente}}.

A continuación, algunos de los ejemplos más populares de tales etiquetas complejas:

Etiqueta de Texto

      {

nombre_etiqueta:'EjemploEtiquetaTexto',
rol:'Rol1',
etiqueta:'Etiqueta1',
requerido:true,
tipo:'texto',
texto_predefinido:'apellido',
ancho:100,
alto:20

},
Etiqueta de Validador de Fecha

    {

"nombre_etiqueta":"EjemploValidadorFecha",
"rol":"Rol1",
"etiqueta":"Fecha de Nacimiento",
"requerido":true,
"tipo":"texto",
"alto":15,
"ancho":100,
"validator_id":"13435fa6c2a17f83177fcbb5c4a9376ce85befeb"

},
Etiqueta de Iniciales

    {

"nombre_etiqueta":"EjemploIniciales",
"rol":"CLIENTE",
"requerido":true,
"tipo":"iniciales",
"alto":15,
"ancho":40

},
Etiqueta de Firma

    {

"nombre_etiqueta":"EjemploFirma",
"rol":"CLIENTE",
"requerido":true,
"tipo":"firma",
"alto":15,
"ancho":200

},
Etiqueta desplegable

    {

"nombre_etiqueta":"EjemploDesplegable",
"rol":"Rol1",
"etiqueta":"Opciones",
"requerido":true,
"tipo":"enumeracion",
"alto":15,
"ancho":100,
"opciones_enumeracion":["Todos","Ninguno"]

},
Etiqueta de adjunto

    {

"nombre_etiqueta":"EjemploAdjunto",
"rol":"Rol2",
"etiqueta":"Etiqueta2",
"requerido":true,
"tipo":"adjunto",
"ancho":100,
"alto":20

}
Etiqueta de casilla de verificación

{
"nombre_etiqueta":"EjemploCheckbox",
"rol":"CLIENTE",
"requerido":true,
"tipo":"checkbox",
"alto":12,
"ancho":12,
},

Para comenzar, simplemente puedes copiar y pegar la etiqueta necesaria de la tabla a continuación y agregarla a tu documento antes de subirlo a airSlate SignNow. La altura y el ancho se ajustan fácilmente manualmente, solo cambia los números según tus necesidades.

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