Crear plantillas, Enviar documentos en masa y Firma electrónica con airSlate SignNow y aumente su competencia en el mercado.
Hoy en día, las empresas que operan en el mercado están familiarizadas con mayores riesgos de competencia. Independientemente de si tienen proveedores y productos únicos, no garantiza un éxito impresionante. La ganancia neta solo se puede lograr si sus operaciones internas están perfectamente configuradas y el flujo de trabajo es eficiente. Por eso, las empresas recurren con más frecuencia a programas que aspiran a realizar actividades repetitivas, dando tiempo al personal para centrarse en mejoras avanzadas.
Cuando su organización incorpora la firma de documentos con todos los clientes, definitivamente buscará la mejor opción de firma electrónica progresiva. Uno de estos es airSlate SignNow, un programa único con muchas funciones, que puede personalizarse según sus requisitos. Sus clientes y empresas pueden firmar contratos, otros y archivos de acuerdos en línea con menos energía, tiempo y gastos invertidos. Con SigNow, puede mostrar cuánto le preocupa sus clientes, ya que puede hacer que varias organizaciones sean más rápidas y convenientes.
Creando plantillas para su flujo de trabajo digital. Envío en masa
Cuando carga un documento en su cuenta de airSlate SignNow, puede enviarlo para firma solo una vez. Al igual que con firmas en papel, una vez firmado, es definitivo, no puede realizar cambios posteriores en él.
Esto funciona perfectamente con documentos ocasionales o únicos. Pero si tiene un contrato estándar para ser firmado electrónicamente con cada nuevo cliente, o una factura para ser facturada mensualmente, un documento de uso único no será útil en absoluto. Necesitaría plantillas en su lugar.
Cualquier documento cargado en airSlate SignNow puede convertirse fácilmente en una plantilla: haga clic en Más en este documento y seleccione Hacer plantilla.
Ahora, puede organizar campos rellenables en la plantilla y enviarla para firma tantas veces como sea necesario. Cada destinatario recibirá su propia copia de la Plantilla para firmar.
Documentos y Plantillas se almacenan en dos carpetas separadas:
Consejo: Si sabe que el documento cargado se convertirá en típico en su flujo de trabajo empresarial, nuestra recomendación sería convertirlo en plantilla justo después de su carga.
Envío en masa en airSlate SignNow
Invitación en masa es una función que permite enviar el mismo documento a múltiples firmantes al mismo tiempo, mientras cada firmante obtiene su copia única.
Si ya tiene una lista de destinatarios en masa, seleccione la plantilla que se enviará, haga clic en Más y luego seleccione Invitación en masa en el menú desplegable.
En la ventana emergente, ingrese los correos electrónicos de sus firmantes. Puede tener tantos destinatarios como necesite. En la misma ventana emergente, también puede:
- cambiar el nombre del documento que se enviará;
- personalizar el asunto de su invitación de firma electrónica y el mensaje adjunto;
- seleccionar la carpeta donde se almacenarán las copias firmadas una vez devueltas con firmas electrónicas.
Cuando esté listo con la lista de firmantes en masa, haga clic en Enviar invitaciones en masa.
Tras completar el proceso de firma electrónica, cada firmante recibirá un correo electrónico con su propia copia firmada del documento, mientras que el remitente recibirá todas las copias firmadas. En el ejemplo de la captura de pantalla a continuación, hemos optado por mantener todas las copias en el Archivo.
Observe que el estado de firma electrónica ('Firmado'), el correo electrónico del firmante y el tiempo se pueden rastrear de la manera más obvia.
Envío en masa en airSlate SignNow usando base de datos CSV
Los datos de los clientes se almacenan cada vez más en bases de datos CSV, principalmente porque esta es una forma universal de almacenamiento de datos, compatible con la mayoría del software.
Aquí hay un ejemplo simplificado de cómo se ve la base de datos de clientes en CSV.
Si tiene una base de datos en CSV, haga clic en Carga CSV en la ventana de envío en masa.
Luego, todo lo que necesita hacer es seleccionar la columna para exportar los correos electrónicos, luego hacer clic en OK. Puede omitir el resto de la configuración.
Todos los correos electrónicos aparecerán automáticamente en la lista de firmantes. También puede optar por eliminar algunos manualmente en esta etapa. Una vez listo, haga clic en Enviar invitaciones en masa.
Si trabaja con muchos clientes en paralelo y si les envía documentos muy similares, Envío en masa, especialmente en integración con base de datos CSV, le ahorrará horas de tiempo empresarial y también garantizará la firma electrónica oportuna de documentos importantes.
