Qu'est-ce que la fonction easily create teams dans signNow
La fonctionnalité easily create teams permet aux administrateurs et aux gestionnaires de créer, organiser et déployer rapidement des groupes d'utilisateurs au sein de signNow pour rationaliser les flux de signature et de validation. Elle inclut la définition de rôles, permissions et modèles d'équipe réutilisables, ainsi que l'affectation automatique de documents et de tâches. Conçue pour réduire la configuration manuelle, elle facilite la collaboration interservices, assure la cohérence des autorisations et améliore le suivi des responsabilités. Les outils d'audit et de reporting intégrés fournissent une visibilité sur l'activité des équipes.
Pourquoi utiliser easily create teams pour organiser vos collaborateurs
Créer des équipes facilement centralise les permissions, réduit le temps de configuration et diminue les erreurs humaines lors de l'envoi de documents. Cela assure une distribution cohérente des tâches et améliore la traçabilité des actions.
Difficultés courantes sans gestion d'équipes
Permissions incohérentes entraînant des accès excessifs et des risques de conformité.
Temps administratifs élevés pour assigner manuellement les signataires et réviseurs.
Difficulté à suivre qui a préparé ou autorisé chaque document important.
Répartition désorganisée des modèles et des tâches entre services concurrents.
Profils types utilisant easily create teams
Responsable RH
Le responsable RH crée des équipes pour onboarding et gestion des contrats, définit des modèles d'approbation et attribue des rôles afin d'assurer le respect des politiques internes et la traçabilité des signatures.
Administrateur IT
L'administrateur IT configure les permissions, active les intégrations SSO et gère l'accès API pour automatiser l'ajout d'utilisateurs aux équipes selon les annuaires d'entreprise et les règles de sécurité.
Qui bénéficie de la fonction easily create teams
Les équipes RH, juridiques, commerciales et opérations utilisent cette fonctionnalité pour standardiser les processus de signature et de validation.
Services RH : gestion centralisée des contrats et formulaires d'embauche.
Équipes juridiques : contrôle des autorisations et modèles contractuels.
Ventes et opérations : affectation rapide des documents et approbations.
Dans les organisations, la fonction réduit les frictions entre départements et clarifie les responsabilités administratives.
Six fonctionnalités avancées pour les équipes
Fonctionnalités complémentaires qui renforcent l'efficacité opérationnelle et la sécurité des équipes dans le cycle de signature.
Templates
Modèles documentaires réutilisables associés à des équipes, facilitant l'envoi uniforme de contrats et formulaires conformément aux politiques internes.
Bulk Send
Envoi massif de documents vers une équipe ou liste de contacts, automatisant la distribution pour des campagnes ou des formulaires à grande échelle.
SSO
Intégration Single Sign-On pour gérer les accès via l'annuaire d'entreprise et simplifier l'authentification des membres.
API
Points d'API pour automatiser la création d'équipes, l'ajout de membres et le déclenchement de workflows depuis des systèmes métiers.
Contrôles d'approbation
Règles d'escalade et séquences d'approbation configurables selon montants, types de documents ou rôles.
Rapports dédiés
Analyses sur mesure par équipe affichant délais, statuts et conformité pour faciliter le pilotage.
soyez prêt à en obtenir plus
Choisissez une meilleure solution
Fonctionnalités clés pour une gestion d'équipe efficace
Fonctions qui facilitent la création, la gouvernance et l'automatisation des équipes pour les processus de signature et validation.
Modèles d'équipe
Permettent de sauvegarder configurations d'équipes récurrentes, incluant rôles, permissions et modèles de documents, pour un déploiement rapide et cohérent au sein de l'organisation.
Rôles granulaires
Offrent des permissions précises pour les créateurs, réviseurs et approbateurs, réduisant les risques d'accès inapproprié tout en clarifiant les responsabilités dans chaque workflow.
Intégrations
Connexion aux annuaires d'entreprise et aux outils métiers pour importer les membres automatiquement, synchroniser les droits et déclencher des processus depuis des applications tierces.
Rapports et audit
Tableaux d'activité et journaux d'audit qui montrent les actions par équipe, utiles pour la conformité et l'analyse opérationnelle.
Comment fonctionne l'utilisation en ligne des équipes
Flux opérationnel général pour utiliser easily create teams via l'interface web, du paramétrage initial aux envois automatisés.
Configuration: Définir équipe, rôles, et modèles
Assignation: Ajouter membres ou importer depuis l'annuaire
Automatisation: Lier workflows et règles de routage
Suivi: Vérifier l'état et l'historique des documents
Collecter les signatures
24x
plus rapide
Réduire les coûts de
$30
par document
Économisez jusqu'à
40h
par employé / mois
Créer une équipe en quelques étapes simples
Procédure pas à pas pour définir et déployer une équipe dans signNow en vue d'automatiser l'envoi et la validation des documents.
01
Étape 1: Accéder à la section Équipes dans l'administration
02
Étape 2: Créer un nouveau groupe et nommer l'équipe
03
Étape 3: Affecter des rôles et permissions aux membres
04
Étape 4: Associer des modèles et workflows à l'équipe
Grille récapitulative : étapes opérationnelles
Vue synthétique des actions à accomplir pour gérer efficacement les équipes.
01
Créer équipe:
Nommer et décrire
02
Définir rôles:
Attribution des permissions
03
Importer membres:
Annuaire ou CSV
04
Appliquer modèles:
Associer documents types
05
Automatiser:
Lier workflows
06
Surveiller:
Consulter rapports
soyez prêt à en obtenir plus
Pourquoi choisir airSlate SignNow
Essai gratuit de 7 jours. Choisissez le forfait dont vous avez besoin et essayez-le sans risque.
Tarification honnête pour des forfaits complets. airSlate SignNow propose des abonnements sans frais supplémentaires ni frais cachés lors du renouvellement.
Sécurité de niveau entreprise. airSlate SignNow vous aide à respecter les normes de sécurité mondiales.
Paramètres recommandés pour automatiser les équipes
Réglages usuels pour configurer des workflows automatiques liés aux équipes et maintenir cohérence et sécurité.
Feature
Default Value
Reminder Frequency
48 hours
Escalation Policy
After 72 hours
Document Assignment
Automatic by role
Auto-archiving
After 365 days
Compatibilité : mobile, tablette et bureau pour easily create teams
La gestion et l'utilisation des équipes sont accessibles via navigateur web moderne, applications mobiles et intégrations API.
Navigateur:Chrome, Edge, Safari
Mobile:iOS et Android
Intégrations API:REST API disponible
Pour une expérience optimale, maintenez les navigateurs et applications à jour et vérifiez les exigences réseau et d'authentification, notamment pour les intégrations SSO et les appels API.
Principales protections de sécurité pour les équipes
Chiffrement AES-256:Données chiffrées au repos et en transit
Authentification MFA:Validation multi-facteur pour accès
Contrôles d'accès:Rôles et permissions granulaires
Journal d'audit:Traçabilité complète des actions
Stockage sécurisé:Hébergement en cloud conforme
Certificats numériques:Preuve d'intégrité des signatures
Cas d'utilisation concrets de easily create teams
Exemples réels illustrant comment structurer des équipes pour automatiser les processus de signature et réduire les étapes manuelles.
Onboarding centralisé
Une grande entreprise RH crée une équipe par région pour l'embauche et l'intégration des employés
Utilisation de modèles d'embauche préconfigurés
Gain de temps et conformité uniforme lors des signatures
Resulting in des délais d'embauche réduits et une meilleure traçabilité des documents.
Ventes et approbations
Une équipe commerciale et une équipe juridique partagent un workflow d'approbation pour contrats de vente
Assignation automatique des réviseurs selon le montant
Réduction des allers-retours et suivi centralisé des statuts
Leading to une clôture des transactions plus rapide et une visibilité claire sur les approbations.
Bonnes pratiques pour créer des équipes fiables
Principes à suivre pour assurer sécurité, conformité et efficacité lors de la configuration des équipes.
Définir des modèles d'équipe standardisés
Élaborer des modèles clairs pour chaque type de processus (RH, juridique, ventes) afin d'assurer uniformité, réduire les erreurs manuelles et faciliter la formation des administrateurs.
Limiter les permissions au besoin minimum
Attribuer uniquement les droits nécessaires aux rôles pour réduire les risques d'accès inapproprié et respecter les contrôles internes et réglementaires.
Auditer régulièrement les membres et rôles
Mettre en place des revues périodiques des adhésions et des permissions pour s'assurer que les anciens membres sont retirés et que les droits correspondent aux besoins actuels.
Documenter les workflows et responsabilités
Conserver une documentation interne décrivant les processus, les propriétaires et les étapes d'escalade pour faciliter la continuité opérationnelle et la conformité.
Vérifiez les autorisations d'accès API et la configuration SSO. Assurez-vous que le compte existe dans l'annuaire et que les attributs requis sont mappés correctement pour l'importation.
Révisez la définition du rôle dans les paramètres administratifs et retirez les droits non nécessaires. Testez les changements sur un compte pilote avant déploiement global.
Confirmez que le modèle est bien associé à l'équipe et que les règles de workflow ciblent le bon type de document ou dossier pour déclencher l'application automatique.
Consultez le journal d'audit pour l'équipe concernée et exportez les logs si nécessaire. Vérifiez les filtres de date et les droits d'accès au reporting.
Vérifiez les paramètres de notification de l'équipe et l'état des serveurs de messagerie. Contrôlez également les règles de filtrage et la boîte de réception des utilisateurs.
Assurez-vous que les conditions et déclencheurs sont configurés correctement et que les membres requis sont actifs. Testez la règle avec un document de test.
Comparaison fonctionnelle : gestion d'équipes
Comparaison de fonctionnalités essentielles liées à la création et la gestion d'équipes entre solutions eSignature majeures.
Criteria
signNow (Recommended)
DocuSign
Adobe Sign
SSO Support
Bulk Send
Role-Based Access
Granular
Granular
Granular
API for Teams
REST API
REST API
REST API
soyez prêt à en obtenir plus
Obtenez des signatures juridiquement contraignantes dès maintenant !
Règles de conservation et calendriers pour les documents d'équipe
Exemples de politiques de rétention et de sauvegarde adaptées aux documents gérés par des équipes.
Durée de conservation standard:
7 ans
Sauvegarde régulière:
Quotidienne automatique
Archivage des documents signés:
Archivage après 1 an
Suppression définitive:
Selon politique légale
Revue des accès:
Tous les 90 jours
Risques et conséquences en cas de mauvaise gestion
Violation de conformité:Sanctions réglementaires possibles
Perte de données:Fuite d'informations sensibles
Accès non autorisé:Utilisation abusive des documents
Contrats contestés:Risques juridiques accrus
Amendes potentielles:Pénalités en cas de non-conformité
Atteinte à la réputation:Perte de confiance des partenaires
Aperçu tarifaire comparé pour les fonctionnalités d'équipe
Résumé des offres et disponibilités de fonctionnalités d'équipe chez plusieurs fournisseurs eSignature sur le marché américain.
Criteria
signNow (Recommended)
DocuSign
Adobe Sign
Dropbox Sign
HelloSign
Plan types
Individual, Business, Enterprise
Personal, Standard, Business Pro
Individual, Teams, Enterprise
Individual, Business, Enterprise
Individual, Business
Starting price per user
Competitive subscription tiers
Higher enterprise focus
Enterprise pricing
Mid-market pricing
SMB-focused pricing
Free trial
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
SSO availability
Available on Business/Enterprise
Enterprise only
Enterprise only
Enterprise
Enterprise
API access
Available on paid plans
Available on paid plans
Available on paid plans
Available on paid plans
Available on paid plans
Comment créer des équipes avec airSlate SignNow
Améliorez l'efficacité et la productivité de vos flux de travail de signature électronique en permettant à vos coéquipiers de partager des documents et des modèles. Créez un dossier partagé pour vos membres d'équipe afin qu'ils n'aient pas à envoyer des fichiers aller et venir à chaque fois qu'il faut signer quelque chose.
Rassemblez votre équipe
Sélectionnez Équipes en bas de la barre latérale gauche de l'application web airSlate SignNow.
Cliquez sur le bouton Créer une nouvelle équipe.
Remplissez le champ Nom de l'équipe et ajoutez les adresses e-mail de vos membres dans la case Utilisateurs à inviter. Ensuite, cliquez sur Ajouter une équipe.
Note : Si vous souhaitez permettre à vos administrateurs d'équipe d'accéder à tous les documents de vos coéquipiers (pas seulement ceux partagés), cochez la case Les administrateurs d'équipe peuvent voir les documents personnels des membres.
Les membres ajoutés recevront une invitation par e-mail pour rejoindre votre équipe. Une fois qu'ils l'accepteront, votre équipe sera prête. Le statut de vos coéquipiers s'affiche à côté de leurs adresses e-mail.
Créer un dossier partagé pour votre équipe
Recherchez l'option Activer le dossier de documents partagés au-dessus de votre liste de coéquipiers et cliquez sur le bouton Activer.
Partager des documents avec votre équipe
Déplacez n'importe quel document stocké dans votre compte airSlate SignNow vers le dossier Documents partagés. Cliquez sur le bouton Plus à côté du document que vous souhaitez partager, puis sélectionnez Déplacer dans le menu déroulant.
Choisissez votre dossier d'équipe partagé dans la nouvelle boîte de dialogue et cliquez sur le bouton Déplacer.
Votre document est maintenant dans le dossier partagé et accessible à tous les membres de votre équipe. Ils peuvent le signer électroniquement ou l'envoyer pour signature, ajouter des champs et des annotations, etc.
Partager des modèles avec votre équipe
Utilisez un flux de travail similaire pour déplacer des modèles vers votre dossier partagé afin que vos coéquipiers puissent y accéder quand ils en ont besoin.
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