Ce type d'outil réduit le temps de facturation, diminue les erreurs manuelles et améliore la conformité fiscale et contractuelle, tout en facilitant l'archivage numérique des documents.
Le responsable hôtelier supervise la configuration des modèles de factures, valide les règles tarifaires et vérifie la conformité des mentions légales pour chaque propriété. Il collabore avec la comptabilité pour corriger les écarts et utilise les rapports pour suivre les revenus par segment.
Le comptable central reçoit les exports automatiques, effectue les rapprochements bancaires et applique les écritures comptables. Il configure les intégrations ERP et contrôle les permissions d'accès pour garantir la séparation des tâches.
Les utilisateurs vont du personnel de réception aux équipes financières en passant par les gestionnaires multi-sites et les propriétaires indépendants.
Ces rôles utilisent l'outil pour rationaliser les processus quotidiens et réduire les délais de facturation.
Modèles de factures adaptables par propriété, avec champs dynamiques pour nuitées, extras, remises, TVA et mentions légales, afin d'assurer une présentation cohérente et conforme aux exigences locales.
Outils pour configurer plusieurs taux de TVA et taxes locales par emplacement, calcul automatique sur éléments facturés et options d'arrondi conformes aux règles fiscales locales.
Connexions standardisées pour synchroniser réservations, folios et paiements entre le logiciel de facturation et les systèmes de gestion hôtelière et comptables.
Support des signatures électroniques conformes ESIGN/UETA, avec options de signature via fournisseurs certifiés comme signNow pour améliorer la validité juridique des documents.
| Setting Name | Configuration |
|---|---|
| Reminder Frequency | 48 hours |
| Auto-invoice trigger | Check-out |
| Duplicate detection | Enabled |
| Archive retention | 7 years |
Vérifiez compatibilité système, versions de navigateur et dépendances avant l'installation pour garantir un fonctionnement fluide sur tous les appareils.
Pour les appareils mobiles, privilégiez les applications natives ou navigateurs modernes, activez TLS et testez l'affichage des factures et signatures sur petits écrans avant déploiement.
Une chaîne de 15 hôtels uniformise les modèles de factures et automatise les taxes locales sur chaque propriété
Résultant en des clôtures mensuelles plus rapides et des audits facilités.
Un hôtel indépendant utilise la version gratuite pour émettre des factures rapides aux groupes et conventions
Menant à une meilleure expérience client et moins de demandes de correction.
| Criteria | signNow (Recommended) | DocuSign |
|---|---|---|
| Conformité ESIGN / UETA | ||
| API REST | REST API | REST API |
| HIPAA readiness | BAA available | BAA available |
| Bulk Send | Available | Available |
| Criteria | signNow (Recommended) | DocuSign | Adobe Sign | Dropbox Sign | HelloSign |
|---|---|---|---|---|---|
| Plan gratuit disponible | Limited free trial | Free trial only | No free plan, trial | Basic free tier | Basic free tier |
| Prix initial mensuel | From $8/user/month | From $10/user/month | From $9.99/user/month | From $15/user/month | From $13/user/month |
| Accès API | Included in paid plans | Paid plans include API | API with Adobe subscription | API available | API available |
| Support HIPAA | BAA available | BAA available | Case-by-case | Case-by-case | Case-by-case |
| Fonction Bulk Send | Included | Available | Available | Available | Available |
