Un modèle permet d'homogénéiser les factures entre sites, de réduire les litiges et d'accélérer les paiements grâce à des informations complètes et cohérentes.
Le gestionnaire supervise plusieurs sites, coordonne les interventions et valide les services rendus. Il utilise le modèle pour s'assurer que chaque facture reflète précisément les travaux achevés et les périodes facturées, facilitant la validation avant paiement.
La comptable reçoit et traite les factures consolidées, rapproche les montants avec les contrats et prépare les paiements. Un modèle structuré limite les vérifications manuelles et accélère la clôture mensuelle.
Utilisé par des équipes de facilities, des services financiers et des prestataires de maintenance pour standardiser la facturation et suivre les paiements.
L’adoption d’un modèle partagé réduit les frictions opérationnelles et facilite l’intégration aux systèmes comptables.
Champs préremplis pour numéro de site, période de service et bons de commande permettant d’automatiser la saisie et réduire les erreurs humaines lors de l’émission des factures.
Workflows d’approbation configurable pour acheminer automatiquement la facture vers le responsable de site puis vers la comptabilité, avec notifications et délais configurables pour accélérer la validation.
Possibilité d’ajouter rapports d’intervention, photos et bons de travail chiffrés afin de fournir la preuve des services rendus et de limiter les litiges.
Journal complet des actions, horodatages et adresses IP conservés pour toute transaction, facilitant les contrôles internes et les audits externes.
| Feature | Configuration |
|---|---|
| Reminders and follow-ups | 48 hours |
| Approval chain depth | Up to 3 levels |
| Default due terms | Net 30 days |
| Auto-attach supporting docs | Enabled by default |
Naviguez et modifiez les modèles sur les plateformes modernes avec une connexion sécurisée et un navigateur à jour.
Pour une disponibilité optimale, utilisez des appareils maintenus à jour et activez les sauvegardes automatiques et les politiques de gestion des identités.
Un gestionnaire immobilier a standardisé ses factures pour 30 bâtiments
Améliorant les délais de paiement et la visibilité financière.
Un prestataire de maintenance facturait manuellement après chaque intervention
Conduisant à un règlement plus rapide des factures.
| Criteria | signNow (Recommended) | Paper-Based |
|---|---|---|
| Sécurité | Chiffrement AES-256 | Stockage physique |
| Validité légale | ESIGN et UETA | Signature manuscrite |
| Vitesse de traitement | Minutes à heures | Jours à semaines |
| Piste d’audit | Traçabilité complète | Limitée |
