What is a local voucher?

Local Vouchers. A local voucher is a claim for reimbursement for expenses you incurred and allowances you earned while conducting official business in the local area near your* Permanent Duty Station. A local voucher is a stand-alone document you may only submit after you complete your official duty.

How do I fill out a local voucher in DTS?

Suggested clip How to Create a Local Voucher in DTS - YouTubeYouTubeStart of suggested clipEnd of suggested clip How to Create a Local Voucher in DTS - YouTube

How do I use local vouchers in DTS?

Create a Local Voucher Select Create New Document, then Local Voucher on the DTS Dashboard (Figure 4-1). The Create Local Voucher screen (Figure 4-2) opens. A Progress Bar, (left side of the screen) tracks your Local Voucher steps.

How do I fill out a DTS voucher?

Create a Voucher On the DTS Dashboard, select Create New Document, then Voucher. 2. Select Create Voucher next to an authorization. DTS creates the voucher using the information in the authorization and opens it on the Review Trip Voucher screen.

What does voucher submit mean in DTS?

The Defense Travel System (DTS) uses vouchers from authorizations (vouchers) to record the actual expenses that a traveler incurred during a trip. In order for DTS to reconcile estimated expenses with actuals, a traveler submits a voucher. ... A traveler can add to and update this data.

How do you add substantiating files in DTS?

Add a new substantiating document: You can add documents to the Substantiating Documents area in two ways: Upload: Select the \u201cplus\u201d icon and follow the prompts. Drag and Drop: Drag the image directly onto the area.

How do I file a DTS voucher?

Create a Voucher On the DTS Dashboard, select Create New Document, then Voucher. 2. Select Create Voucher next to an authorization. DTS creates the voucher using the information in the authorization and opens it on the Review Trip Voucher screen.

Can I use DTS for personal travel?

The government travel card is to be used to pay all travel related expenses. ... DTS is designed to automatically reimburse the GOVCC for all expenses related to airfare, lodging, and rental car. If you use a personal card, adjust your voucher to have the funds deposited in your bank account.

What are vouchers in DTS?

A DTS voucher is a claim for reimbursement of actual expenses you* incurred and payment of allowances you earned while you were TDY. When you create the voucher, DTS populates it with information from your approved DTS authorization.

How long does a DTS voucher take?

Once approved, the payment system will release the funds. Step 5: Your voucher has been released for payment. Your payment was approved and released by our payment system. The funds should be available within 3-5 business days.

Signature électronique
Fonctionnalités
Toutes les fonctionnalités
Location Date Voucher: Efficient eSignature Solutions

Location Date Voucher: Secure eSignatures with SignNow

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Solution eSignature primée

Qu'est-ce que le location date voucher et à quoi il sert

Un location date voucher est un élément de formulaire numérique conçu pour capturer de manière structurée la localisation du signataire, la date de l'action et un code ou numéro de bon associé à une transaction. Dans les workflows électroniques, ce champ combine une estampille temporelle fiable, des métadonnées de géolocalisation et un espace pour un identifiant de voucher, facilitant la vérification ultérieure. Des solutions conformes aux normes ESIGN et UETA, comme signNow, intègrent ce type de champ pour améliorer la traçabilité, l’auditabilité et la réconciliation des documents signés.

Pourquoi inclure un location date voucher dans vos documents

Ajouter un location date voucher standardise la preuve de lieu et de date tout en liant un identifiant de transaction, ce qui renforce la traçabilité et facilite la conformité des processus numériques.

Problèmes fréquents sans gestion structurée du voucher

Absence d'horodatage fiable entraînant des litiges sur les dates d'exécution.
Données de localisation incohérentes ou manquantes complicant la vérification sur le terrain.
Reconciliation manuelle des vouchers provoquant des erreurs et des retards administratifs.
Vulnérabilité aux falsifications si le champ n'est pas protégé ou audité.

Profils d'utilisateurs typiques

Responsable conformité

Supervise la mise en place des champs location date voucher pour garantir l'intégrité des preuves et la conformité aux exigences ESIGN et UETA. Collabore avec IT pour définir conservation des enregistrements et paramètres d'audit.

Technicien terrain

Utilise le champ mobile pour enregistrer emplacement et date lors d'interventions. Doit saisir ou vérifier le voucher code et confirmer la signature via l'application, en respectant les procédures internes.

Qui utilise le location date voucher dans l'entreprise

Les équipes qui requièrent preuve et traçabilité l'emploient régulièrement, du terrain aux services juridiques.

Équipes conformité et juridiques qui valident preuves et horodatages.
Opérations terrain et techniciens qui collectent signatures sur site.
Comptabilité et finance pour rapprocher vouchers et paiements.

L'adoption réduit les frictions entre départements et simplifie les audits internes et externes.

Fonctionnalités avancées pour gérer des workflows complexes

Éléments complémentaires à considérer pour des déploiements à grande échelle ou réglementés.

Géolocalisation

Capture précise du lieu via GPS ou adresse IP, associée aux métadonnées et stockée dans le journal d'audit pour vérification postérieure.

Validation automatique

Vérification en temps réel du format et de l'unicité du voucher, avec règles personnalisables pour accepts/refs.

Traçabilité complète

Journal d'audit détaillé liant chaque action, horodatage et métadonnée pour faciliter enquêtes et audits.

Authentification multi-facteurs

Options pour SMS, email ou certificats numériques pour renforcer l'identité du signataire lors de la saisie du voucher.

Modèles réutilisables

Templates préconfigurés avec champs location/date/voucher et règles métiers pour déploiement rapide.

Intégration API

Connecteurs pour valider vouchers avec CRM, ERP ou systèmes de facturation externes.

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Fonctionnalités clés pour gérer location date voucher

Principales capacités à rechercher pour garantir intégrité, conformité et facilité d'utilisation du champ voucher.

Champ Localisation

Capture automatique de la position (GPS ou adresse IP) avec option de consentement explicite et formatage lisible pour les archives et audits.

Horodatage Fiable

Estampille temporelle conforme qui enregistre la date et l'heure au moment de la signature, liée au journal d'audit et au document final.

Champ Voucher

Zone dédiée pour saisir un code ou numéro de voucher avec validation de format, contrôles de doublon et intégration possible aux systèmes de facturation.

Logique conditionnelle

Règles qui affichent ou exigent le champ voucher selon le type de transaction, le rôle du signataire ou d'autres métadonnées.

Fonctionnement étape par étape du location date voucher

Flux typique de gestion du champ, de la préparation à l'archivage.

Téléversement: Importer document dans la plateforme.
Placement du champ: Positionner Location Date Voucher.
Saisie sur mobile: Signataire confirme lieu et voucher.
Archivage: Enregistrer preuve et journal d'audit.

Collecter les signatures

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Réduire les coûts de

$30

par document

Économisez jusqu'à

40h

par employé / mois

Guide rapide pour configurer un location date voucher

Étapes simples pour ajouter et utiliser le champ location date voucher dans un document.

01

Créer document: Importer le fichier source.
02

Ajouter champ: Insérer Location Date Voucher.
03

Attribuer signataires: Définir rôles et séquence.
04

Envoyer: Lancer le processus de signature.

Étapes pour compléter un location date voucher

Processus détaillé pour le signataire, du remplissage à l'obtention de la preuve.

01

Ouvrir document:

Accéder via lien sécurisé.

02

Saisir voucher:

Entrer code requis.

03

Confirmer localisation:

Autoriser capture GPS.

04

Apposer signature:

Signer électroniquement.

05

Recevoir estampille:

Date et heure enregistrées.

06

Télécharger preuve:

Sauvegarder PDF signé.

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Pourquoi choisir airSlate SignNow

Essai gratuit de 7 jours. Choisissez le forfait dont vous avez besoin et essayez-le sans risque.
Tarification honnête pour des forfaits complets. airSlate SignNow propose des abonnements sans frais supplémentaires ni frais cachés lors du renouvellement.
Sécurité de niveau entreprise. airSlate SignNow vous aide à respecter les normes de sécurité mondiales.

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Paramètres recommandés pour automatiser le location date voucher

Paramètres techniques courants pour automatiser la capture, la validation et la conservation des vouchers.

Setting Name	Configuration
Reminder Frequency	48 hours
Auto-validate voucher codes	Enabled
Signer Location Capture	GPS with consent
Expiration Policy	90 days
Audit Log Retention	7 years

Compatibilité et exigences techniques par plateforme

Le location date voucher fonctionne sur la plupart des navigateurs modernes et applications mobiles mais requiert des permissions et versions minimales.

Navigateurs récents: Chrome, Edge, Safari
Versions mobiles: iOS 13+ / Android 8+
Permissions requises: Géolocalisation activée

Pour une expérience fiable, maintenez les appareils et navigateurs à jour, activez les permissions nécessaires et testez les formulaires sur tous les environnements cibles avant déploiement.

Mesures de sécurité associées au location date voucher

Journal d'audit: Horodatage immuable

Chiffrement TLS: Protection des données en transit

Contrôles d'accès: Autorisations par rôle

Scellés anti-altération: Intégrité du document

Chiffrement au repos: Cryptage des fichiers stockés

Logs d'authentification: Traçabilité des accès

Cas d'utilisation concrets du location date voucher

Exemples sectoriels montrant comment la combinaison lieu/date/voucher améliore précision et conformité.

Livraison et chaîne logistique

Lors d'une livraison, le chauffeur saisit le code voucher et la solution capture automatiquement la géolocalisation et l'heure

Champ captures l'ID du bon et l'empreinte GPS
Permet de rapprocher preuve de livraison et facturation en temps réel

Resulting in des réconciliations plus rapides et moins de litiges clients.

Interventions de service sur site

Un technicien enregistre le voucher remis au client et la plate-forme produit un horodatage fiable

Le champ atteste du lieu d'intervention via GPS
Facilite le contrôle qualité et la facturation au service après-vente

Leading to une meilleure traçabilité des interventions et une réduction des contestations.

Bonnes pratiques pour l'utilisation sécurisée et précise

Recommandations pour déployer le location date voucher de manière fiable et conforme.

Standardiser le format du voucher dans toute l'organisation

Définissez un format unique, contrôlez la longueur et les caractères autorisés, et documentez les règles pour éviter les erreurs et faciliter les rapprochements automatisés.

Demander le consentement explicite pour la géolocalisation

Affichez une demande claire avant de capturer la position et enregistrez le consentement dans le journal d'audit pour respecter la vie privée et les obligations réglementaires.

Activer l'horodatage obligatoire pour les transactions critiques

Rendez le champ date requis pour les contrats sensibles afin d'assurer un point temporel certifié lié au document et à l'audit.

Conserver les journaux d'audit selon une politique définie

Mettez en place des durées de rétention conformes aux exigences réglementaires et aux besoins métier, avec sauvegardes chiffrées et accès restreint.

Connecter signNow à vos applications

Découvrez les intégrations de SignNow

Exactitude, sécurité et conformité des données

signNow s'engage à protéger vos informations sensibles en se conformant à l'industrie mondiale

En savoir plus sur la sécurité

FAQ et résolution des problèmes fréquents

Questions courantes et solutions pratiques pour gérer erreurs et incertitudes autour du location date voucher.

Pourquoi le champ location est vide lors de la signature
Si la localisation n'apparaît pas, le signataire n'a peut‑être pas accordé la permission de géolocalisation sur son appareil ou le navigateur a bloqué la requête. Vérifiez les paramètres de permission, demandez au signataire d'activer la géolocalisation et rafraîchissez le document avant de relancer la capture.
Le voucher saisi est refusé par le système
Le format du voucher peut ne pas respecter la validation configurée (longueur, caractères). Contrôlez la règle de format dans le modèle, informez le signataire du format requis et, si nécessaire, ajustez temporairement la validation pour permettre la saisie.
Horodatage incorrect ou en décalage
Des différences d'heure peuvent provenir de l'horloge locale de l'appareil ou du fuseau horaire. Le système utilise généralement l'horodatage du serveur; vérifiez la configuration serveur et mentionnez le fuseau horaire dans les métadonnées si la précision absolue est critique.
Comment prouver l'authenticité du voucher en cas de litige
S'appuyer sur le journal d'audit complet qui lie le voucher au signataire, à la localisation et à l'horodatage. Fournissez l'export d'audit et le PDF scellé; ces éléments servent de preuve technique lors de contestations.
Le signataire ne voit pas le champ voucher sur mobile
Assurez-vous que le modèle utilise des champs compatibles mobile et que le champ n'est pas conditionnellement masqué. Testez le formulaire sur versions Android et iOS, et simplifiez la logique conditionnelle si nécessaire.
Options en cas de perte de connexion pendant la signature
La plateforme doit permettre une reprise locale ou une synchronisation différée. Si ce n'est pas disponible, recommandez de finaliser la connexion avant signature ou d'utiliser une version hors ligne prise en charge par l'application.

Comparaison rapide : gestion du location date voucher par fournisseur

Tableau comparatif synthétique mettant en regard capacités clés de capture et conformité entre outils populaires.

Criteria	signNow (Recommended)	DocuSign	Adobe Sign
Geolocation capture		Yes (limited)
Voucher field support	Custom field	Custom field	Requires API
Audit trail detail	Full audit trail	Detailed logs	Basic logs
HIPAA support	Attestation available	BAA available	BAA available

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Échéances et règles de conservation pour les vouchers

Calendrier recommandé pour les durées de rétention et validations périodiques.

Durée de conservation légale:

7 ans

Délai de signature requis:

30 jours

Expiration voucher:

90 jours après émission

Revue d'audit périodique:

Tous les 12 mois

Archivage sécurisé:

Transfert vers stockage chiffré

Risques et pénalités liés à une mauvaise gestion

Non-conformité: Amendes potentielles

Violation de données: Sanctions réglementaires

Litiges contractuels: Coûts juridiques

Perte de confiance: Réputation affectée

Pertes financières: Remboursements possibles

Altération d'enregistrements: Preuves contestées

How to Location date voucher For Free

Location date voucher feature gets easily available when you make use of airSlate SignNow's complete eSignature platform. Use this solution for your business irrespective of the sector you’re doing work in. The set of features presented by airSlate SignNow perfectly suits for people who attempt to make their enterprise strategies more productive and streamline their workflow.

Be assured that your contracts will always be organized properly, filled out by the appropriate parties and signed digitally using the digital signature that complies with the ESIGN Act and also other governmental requirements. Integrate fillable fields to make any document interactive, collect signatures from many persons and apply receiver authentication to make sure that the document was received by the appropriate individual. All this you are able to do when working either from the desktop computer or from the mobile gadget to save lots of time and close essential deals on-the-go.

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