Agregar etiquetas a un PDF simplifica la localización de campos, mejora la consistencia en flujos de trabajo y apoya controles de cumplimiento sin cambiar el documento base.
El administrador configura plantillas de etiquetas, define políticas de acceso y supervisa integraciones con sistemas como CRM y almacenamiento en la nube. Gestiona permisos y audita cambios en etiquetas para mantener cumplimiento interno y externo.
El revisor aplica etiquetas a documentos durante la preparación y verificación, valida metadatos y coordina correcciones. Responsable de garantizar que las etiquetas reflejen el estado y la finalidad del documento antes del envío.
Departamentos legales, recursos humanos y operaciones suelen emplear etiquetas para clasificar cláusulas, fechas y responsables dentro de contratos y formularios.
En organizaciones con alta rotación de documentos, las etiquetas reducen tiempos de búsqueda y mejoran la consistencia entre procesos.
Crear plantillas de etiquetas reutilizables permite estandarizar nomenclatura y metadatos, acelerando la preparación de documentos y reduciendo variaciones entre equipos.
Aplicar reglas basadas en contenido o campo permite asignar etiquetas automáticamente según criterios específicos, mejorando la consistencia y eliminando trabajo manual repetitivo.
Permite revisar y ajustar etiquetas desde dispositivos móviles, manteniendo control sobre la ubicación y visibilidad de metadatos en workflows remotos.
Registrar cambios de etiqueta y relacionarlos con versiones del documento facilita auditorías internas y externas sin perder historial ni contexto.
| Setting Name | Configuration |
|---|---|
| Recordar frecuencia de etiquetas | 48 horas |
| Autoridad para editar etiquetas | Administradores |
| Regla de etiquetado automático | Basada en campos |
| Validación previa al envío | Obligatoria |
| Notificaciones de cambio | Correo interno |
Verifique compatibilidad de navegador, versiones móviles y requisitos de integración antes de habilitar etiquetas en su flujo documental.
Asegúrese de que los requisitos de red, políticas de CORS y permisos de API estén configurados correctamente para permitir que las etiquetas se sincronicen entre repositorios y aplicaciones empresariales.
Un hospital etiqueta formularios de consentimiento para identificar versiones por fecha y responsable
Resulting in registros más claros y cumplimiento de políticas HIPAA.
Una universidad añade etiquetas a expedientes para marcar elegibilidad y estado de matrícula
Leading to procesos de matriculación más ágiles y cumplimiento con FERPA.
| Criteria | signNow (Recommended) | DocuSign |
|---|---|---|
| Soporte de etiquetas incrustadas | Sí | Sí |
| Etiquetado automático | Sí | Limitado |
| Control de versiones | Sí | Sí |
| API para etiquetas | Documentada | Documentada |
Las etiquetas son descripciones cortas o consejos para completar campos. Ayudan a los destinatarios a entender qué información deben proporcionar en cada campo. Las etiquetas también permiten que los firmantes completen automáticamente los formularios.
Abra su documento en el editor e inserte campos rellenables. Elija entre diferentes tipos de campos en la barra de herramientas izquierda. Tenga en cuenta que las etiquetas solo están disponibles para campos de Texto, Fecha/Hora y Desplegable.
Seleccione un campo de Texto, Fecha/Hora o Desplegable en su documento e ingrese una etiqueta de texto en el campo Etiqueta, que aparece en la barra lateral de configuraciones a la derecha. Haga clic en Ok para guardar su etiqueta.
Nota: Piense en la etiqueta más precisa y concisa que pueda crear (por ejemplo, Nombre/Primero, MI, Apellido, Fecha de hoy, Seleccione una respuesta, etc.). Su etiqueta debe comunicar de manera inequívoca qué datos deben proporcionarse en un campo y en qué formato.
Establezca etiquetas para todos los campos rellenables en su documento.
Por favor, tenga en cuenta que los firmantes podrán completar automáticamente campos con etiquetas iguales con un solo clic en todo el documento.
