En Estados Unidos, las facturas electrónicas y su firma digital pueden ser válidas bajo ESIGN y UETA siempre que exista intención de firmar y registro auditable; revise requisitos sectoriales como HIPAA o FERPA cuando se maneje información sensible.
Responsable de validar el alcance del trabajo y proporcionar los detalles del proyecto para la factura. Suele verificar entregables y aprobaciones previas a la emisión, y mantiene la comunicación con el equipo artístico y los financiadores para asegurar que la factura refleje el trabajo realmente realizado.
Encargado de revisar montos, aplicar políticas de descuentos para ONGs, confirmar códigos contables y subir la factura al sistema contable institucional. También administra permisos, historiales y cumplimiento de retención documental.
Permite incluir tarifas por hora, descuentos para donaciones, campos de proyecto, identificadores de subvención y notas fiscales específicas para organizaciones sin fines de lucro, garantizando que cada factura refleje requisitos administrativos y contables.
Diseños con secciones diferenciadas para servicios, materiales y gastos reembolsables ayudan a auditar costos de producciones fotográficas y a facilitar la revisión por donantes o auditores externos.
Espacios para términos de pago, cuentas bancarias de la ONG, número de orden de compra y métodos aceptados que reducen consultas y aceleran la conciliación financiera.
Opciones para marcar exención de impuestos cuando aplique o incluir referencias de certificación de entidad sin fines de lucro para respaldo en procesos contables.
Exporta facturas a PDF con diseño protegido para envío por correo o integración con sistemas de facturación electrónica y archivado seguro.
Incluir campos de metadatos (proyecto, evento, número de contrato) facilita búsqueda, filtrado y enlaza la factura con registros de gestión de proyectos y CRM.
| Setting Name | Configuration |
|---|---|
| Configuración de recordatorios para facturas vencidas | 48 horas; tres recordatorios automáticos al cliente |
| Orden de firmas y aprobaciones internas | Flujo secuencial: coordinador, gerente, contabilidad |
| Acceso a biblioteca de plantillas y permisos | Plantillas centralizadas con restricción por rol |
| Archivado automático y retención | Archivar en Google Drive tras 30 días |
La plantilla de factura funciona en navegadores de escritorio y en las apps móviles de Google Docs, pero la experiencia y opciones de integración varían según el dispositivo.
Para flujos que requieren firma electrónica y auditoría completa, combine Google Docs con una solución de eSignature compatible con ESIGN y UETA; revise requisitos de privacidad para datos sensibles antes de enviar.
Una ONG contrató servicios de fotografía para un evento benéfico y necesitó facturas detalladas para justificar gastos
Resulting in informes contables limpios y reembolsos procesados rápidamente.
Un proyecto con presupuesto auditado requirió facturas con referencias de subvención y descripción de entregables
Leading to cumplimiento documental y pagos a tiempo por parte del financiador.
| Criteria | signNow (Recommended) | DocuSign |
|---|---|---|
| Legal compliance | ESIGN & UETA | ESIGN & UETA |
| Integración con Google Docs | Sí, integración directa | Integración mediante conector |
| Aplicaciones móviles | iOS y Android | iOS y Android |
| API y automatización | API REST disponible | API REST disponible |
Conservar facturas al menos 7 años
Backups diarios y replicación geográfica
Permisos basados en roles
Borrado programado tras periodo legal
Mantener registros legibles y exportables
| Criteria | signNow (Recommended) | DocuSign | Adobe Sign | HelloSign | PandaDoc |
|---|---|---|---|---|---|
| Precio inicial por usuario | $8/usuario/mes | $10/usuario/mes | $9.99/usuario/mes | $15/usuario/mes | $19/usuario/mes |
| Descuento para ONGs | Descuento disponible previa verificación | Descuento disponible | Programas especiales | Descuentos limitados | Descuentos según petición |
| Planes multiusuario | Planes escalables y administrativos | Planes empresariales | Planes empresariales | Planes de equipo | Planes empresariales |
| Acceso a API | API incluido en plan estándar | API en planes superiores | API disponible | API disponible | API disponible |
| Prueba gratuita | Periodo de prueba disponible | Prueba limitada | Prueba disponible | Prueba limitada | Prueba disponible |
