Customize Settings for Your Organization with SignNow

Access an easy-to-use Admin Panel to configure Organization settings for all members at once. No need to spend time managing each account individually.

Award-winning eSignature solution

Qu'est-ce que personnaliser les paramètres pour votre organisation

Personnaliser les paramètres pour votre organisation consiste à configurer les contrôles administratifs, la sécurité, les modèles, la gestion des utilisateurs et les règles de conservation des documents au sein d'une solution eSignature comme signNow. Cela couvre les autorisations de rôle, l'authentification des signataires, les paramètres de protection des documents, l'intégration avec les outils métiers et les paramètres d'audit pour répondre aux exigences opérationnelles et réglementaires américaines telles que ESIGN et UETA. Une configuration soignée permet d'harmoniser les workflows, d'assurer la traçabilité des transactions et de réduire les risques liés aux signatures électroniques au niveau organisationnel.

Pourquoi personnaliser ces paramètres pour votre organisation

Personnaliser les paramètres garantit une conformité cohérente, limite les erreurs d'accès, et standardise les modèles et les workflows pour une gestion sécurisée des signatures électroniques.

Pourquoi personnaliser ces paramètres pour votre organisation

Défis fréquents lors de la personnalisation des paramètres

  • Permissions mal configurées entraînant des accès inappropriés et des erreurs de distribution de documents.
  • Modèles incohérents qui provoquent des variations contractuelles et retardent les cycles d'approbation.
  • Paramètres de sécurité insuffisants augmentant le risque de violation de données ou de non-conformité.
  • Absence d'audit structuré rendant difficile la reconstitution et la défense des transactions signées.

Profils d'utilisateurs typiques pour la personnalisation

Administrateur IT

Gère l'instance signNow à l'échelle de l'organisation, configure SSO, permissions et intégrations API, et supervise sauvegardes et paramètres de sécurité pour garantir une disponibilité conforme aux politiques internes.

Responsable Conformité

Définit les règles de conservation, valide les modèles et les exigences d'authentification, coordonne les accords BAA/HIPAA et travaille avec les équipes juridiques pour préserver l'intégrité des preuves d'audit.

Qui utilise la personnalisation des paramètres au sein d'une organisation

  • Administrateurs informatiques qui gèrent les intégrations, SSO et politiques de sécurité.
  • Équipes juridiques qui valident les modèles, les clauses et la conformité réglementaire.
  • Responsables des opérations et RH qui standardisent les workflows et les modèles de documents.

Une gouvernance partagée entre ces fonctions assure une application cohérente des règles et une traçabilité opérationnelle.

Ensemble de fonctionnalités essentielles pour la gouvernance

Fonctionnalités recommandées pour contrôler les paramètres et assurer conformité et productivité.

Console Admin

Interface centralisée pour gérer utilisateurs, rôles, permissions et paramètres globaux afin d'appliquer des politiques cohérentes à l'ensemble de l'organisation.

Modèles partagés

Bibliothèque de modèles administrés permettant de standardiser documents, contrôler champs et réduire les erreurs de saisie lors des envois répétitifs.

Bulk Send

Envoi en masse de documents avec suivi individuel, utile pour contrats, notifications ou consentements nécessitant une diffusion à grande échelle.

Intégrations tierces

Connexions prêtes à l'emploi avec CRM, stockage cloud et systèmes RH pour automatiser flux et réduire les tâches manuelles.

Traçabilité complète

Pistes d'audit avec horodatages, adresses IP et actions pour appuyer la valeur probante des transactions signées.

Contrôles de sécurité

Options de chiffrement, rotation de clés, SSO et 2FA pour aligner la plateforme sur les politiques internes et obligations réglementaires.

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Principales fonctionnalités pour personnaliser les paramètres organisationnels

Ces fonctions facilitent la gouvernance, la sécurité et l'efficacité des signatures électroniques au niveau de l'entreprise.

Modèles centralisés

Créez et gérez des modèles standardisés avec champs verrouillés, clauses réutilisables et métadonnées pour garantir cohérence et conformité dans tous les documents.

Contrôles d'accès

Définissez des rôles et permissions détaillés pour limiter l'accès aux fonctions sensibles, restreindre les modifications de modèles et appliquer des règles d'approbation.

Audit et traçabilité

Conservez des pistes d'audit détaillées incluant horodatage, adresse IP et actions utilisateur pour renforcer la preuve légale des transactions.

Personnalisation de marque

Appliquez l'identité visuelle organisationnelle aux portails et emails, tout en conservant les contrôles de sécurité et confidentialité requis.

Comment fonctionne la personnalisation en ligne

Le processus combine paramètres administratifs, modèles et flux pour produire des transactions standardisées et conformes.

  • Définir politiques: Établissez règles d'authentification et conservation.
  • Standardiser modèles: Verrouillez champs et clauses récurrentes.
  • Appliquer permissions: Attribuez accès par rôle ou équipe.
  • Surveiller activité: Consultez journaux et rapports d'audit.
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Guide rapide pour personnaliser les paramètres de votre organisation

Suivez ces étapes structurées pour configurer les paramètres organisationnels dans signNow.

  • 01
    Accéder au panneau: Ouvrez la Console Admin depuis votre compte entreprise.
  • 02
    Configurer rôles: Créez groupes et attribuez permissions granulaires.
  • 03
    Sécuriser documents: Appliquez expirations et protections par défaut.
  • 04
    Auditer et valider: Exécutez un audit et enregistrez les décisions.
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Why choose airSlate SignNow

  • Free 7-day trial. Choose the plan you need and try it risk-free.
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  • Enterprise-grade security. airSlate SignNow helps you comply with global security standards.
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Paramètres recommandés pour automatiser les workflows

Configurez ces paramètres de workflow pour uniformiser l'envoi, le rappel et l'archivage des documents.

Feature Value
Reminder Frequency 48 hours
Signing Order Sequential
Expiration Period 30 days
Auto-archive Delay 90 days

Exigences techniques pour personnaliser les paramètres sur différents appareils

La personnalisation des paramètres est accessible depuis navigateur, mobile ou tablette; vérifiez compatibilités et versions pour une expérience optimale.

  • Navigateurs récents: Chrome, Edge, Safari
  • Systèmes d'exploitation: Windows, macOS, iOS, Android
  • Connexion recommandée: Bande passante stable

Pour les API et intégrations, utilisez des environnements de test et respectez les versions minimales recommandées pour éviter les incompatibilités en production.

Fonctions de sécurité clés pour personnaliser les paramètres

Chiffrement des données: Chiffrement AES-256 en transit et au repos
Authentification forte: Supporte la 2FA et SAML
Journaux d'accès: Traçabilité des connexions et actions
Contrôles par rôle: Permissions granulaire par groupe
Protection des documents: Verrouillage et expirations configurables
Gestion des clés: Rotation et stockage sécurisé

Exemples sectoriels d'utilisation des paramètres personnalisés

Deux cas pratiques illustrent comment personnaliser les paramètres pour répondre à des besoins spécifiques d'industrie tout en respectant les cadres réglementaires américains.

Secteur de la santé

Un hôpital configure signNow pour exiger authentification forte et BAA

  • Paramètres de conservation stricts
  • Modèles standardisés pour consentements patients

Resulting in audits simplifiés, conformité HIPAA améliorée et réduction des risques administratifs.

Éducation supérieure

Une université personnalise les rôles pour le bureau des admissions

  • Approvals séquentiels pour dossiers étudiants
  • Intégration avec l'ERP étudiant

Leading to traitements accélérés des inscriptions, sécurité des données et conformité FERPA.

Bonnes pratiques pour une configuration sûre et précise

Adopter des pratiques standardisées réduit les risques et améliore l'efficacité opérationnelle.

Définir une matrice de rôles et responsabilités
Documentez clairement qui peut créer, envoyer ou modifier des modèles; incluez procédures pour demandes d'accès et révocations pour garder le contrôle sur les privilèges.
Standardiser et verrouiller les modèles critiques
Utilisez modèles centralisés pour documents sensibles et limitez les modifications locales afin d'assurer cohérence contractuelle et conformité réglementaire.
Programmer des audits réguliers
Planifiez examens périodiques des permissions, journaux d'audit et configurations de sécurité pour détecter dérives et corrections nécessaires.
Former les administrateurs et utilisateurs clés
Organisez sessions de formation sur les paramètres, la sécurité et les workflows pour garantir une utilisation conforme et cohérente de la plateforme.

FAQ et dépannage pour la personnalisation des paramètres

Questions fréquentes et solutions pratiques concernant la configuration des paramètres organisationnels dans signNow.

Comparaison fonctionnelle rapide : signNow versus autres fournisseurs

Tableau synthétique des capacités courantes pour aider l'évaluation des paramètres organisationnels.

Criteria signNow DocuSign Adobe Sign
Authentification avancée 2FA & SAML 2FA & SAML 2FA & SAML
Support HIPAA BAA disponible BAA disponible BAA disponible
Bulk Send Oui Oui Limité
API REST API REST API REST API
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Calendrier recommandé pour révisions et conservation

Exemples de délais pour réviser paramètres, conserver documents et planifier audits réguliers.

Revue des permissions trimestrielle:

Vérifier et ajuster rôles tous les 3 mois

Audit complet annuel:

Contrôler journaux, modèles et conformité une fois par an

Conservation standard des contrats:

Conserver 7 ans par défaut

Archivage automatique:

Archiver après 90 jours

Rotation des clés:

Planifier rotation annuelle

Risques et sanctions en cas de mauvaise configuration

Amendes de conformité: Pénalités financières significatives
Violation de données: Exposition d'informations sensibles
Signatures contestées: Preuves insuffisantes en justice
Litiges contractuels: Rupture de contrats et coûts
Perte d'accès: Interruption des opérations
Défauts d'archivage: Non-respect des obligations légales

Comparaison tarifaire et disponibilité des fonctionnalités

Synthèse des niveaux de prix et de l'accès à des fonctions d'entreprise pour une vue initiale des coûts et options.

Criteria signNow DocuSign Adobe Sign HelloSign PandaDoc
Starting Price (per user/mo) Plans from $8/user/month Plans from $10/user/month Plans from $9.99/user/month Plans from $15/user/month Plans from $19/user/month
Free Trial Free trial available Free trial available Free trial available Free trial available Free trial available
BAA (HIPAA) BAA available BAA available BAA available BAA via Enterprise BAA via Enterprise
Enterprise SSO SAML SSO available SAML SSO available SAML SSO available Enterprise SSO available SAML SSO available
Bulk Send availability Included in plans Available on higher tiers Available Available Available
API access REST API with SDKs Comprehensive REST API REST API REST API REST API

How to change airSlate SignNow Organization settings

airSlate SignNow Organizations allow teams to improve collaboration, save time on document and user management, brand eSignature workflows, and more. An Admin and Moderators can configure an Organization’s settings which will apply to all members’ accounts. Let’s walk through the entire process of changing an Organization’s settings.

Note: to configure settings you should log in to your airSlate SignNow account as an Admin or Moderator.

Access your Admin Panel

Select My Organizations in the left-hand sidebar.

Alternatively, select your user profile in the upper right corner and click My Account > My Organizations.

Select Go to Admin Panel next to your current membership or organization.

Customize Organization settings

Click the Settings tab in the Admin Panel to access the settings mode.

Here you can change the following options across your Organization:

  • Select how signers will open your Organization’s documents on mobile devices – using the app, mobile web, or both
  • Enable or disable the integration with Drawloop Salesforce
  • Restrict Organization members to accept invites to Teams only from approved Team Admins
  • Enable or disable the signing guidance for signers

To change a setting, press the Change Settings button or select the option in the dropdown.

Set up HIPAA, PCI DSS, and CFR compliant workflows

airSlate SignNow helps Organizations maintain industry-leading security and compliance standards such as HIPAA, PCI DSS, 21 CFR Part 11, and SOC 2 Type II. Contact our support team by clicking Open Support Chat to learn how to enable these compliance settings for your Organization.

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