Ajouter Des Balises De Texte Au Document Pour La Signature électronique

Formatez votre texte dans un document en ajoutant des balises de texte. Spécifiez le type, l'emplacement et la taille de vos champs. Ajoutez des balises avant de télécharger un document sur airSlate SignNow.

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Solution eSignature primée

What it means to add text tags to the document

Adding text tags to a document creates predefined placeholders that mark where recipients enter text, dates, or other data during an electronic signing process. Tags are metadata elements placed on a document to collect structured input, enforce field types, and guide signer actions. In eSignature platforms like signNow, text tags integrate with templates, conditional logic, and validation rules so documents remain consistent and accurate across repeated use. Proper tagging reduces manual edits, speeds completion, and supports audit trails for each signed transaction while preserving formatting and field behavior.

Why use text tags in document workflows

Text tags standardize data capture, reduce signer confusion, and make templates reusable across similar transactions for consistent outputs and reliable audit trails.

Why use text tags in document workflows

Common challenges when adding text tags to documents

  • Misplaced tags can cause signer confusion and require manual corrections after execution.
  • Inconsistent field types lead to invalid data, requiring rework or follow-up signatures.
  • Poorly named tags complicate template reuse and make mapping to CRMs difficult.
  • Complex conditional logic without testing can break workflows and delay execution.

User roles that benefit from text tags

Contracts Manager

A contracts manager creates templates, defines tag names and validation rules, and oversees document consistency. They use tags to enforce required fields, apply conditional visibility, and map outputs to backend systems for accurate recordkeeping and auditability.

HR Administrator

An HR administrator applies tags to onboarding and benefits forms, ensuring personal data is captured in structured fields. They rely on tag templates to streamline repetitive hires and to support retention policies and compliance requirements.

Who typically adds text tags to documents

Teams responsible for contract assembly and signing workflows place tags to control data capture and signer interactions.

  • Legal and contracts teams ensuring correct clause placement and signer inputs.
  • Sales operations preparing repeatable proposal and order forms for customers.
  • HR administrators managing onboarding forms, offer letters, and employee data collection.

Proper tagging practices reduce errors and speed processing for all these teams, improving throughput and recordkeeping.

Advanced tagging features to maximize utility

Beyond basic text fields, modern eSignature platforms include advanced capabilities that enhance data integrity, signer experience, and automation potential.

Formatting

Enforce specific input patterns and display masks for consistent data entry.

Validation

Apply numeric, date, email, and custom rules to prevent invalid submissions.

Auto-fill

Prepopulate tags via templates, integrations, or previous signer inputs to speed completion.

Conditional logic

Display tags according to prior responses or role-based conditions.

Tag library

Reuse standardized tags across templates for consistent mappings.

Role-based tags

Assign tags to specific signer roles to control access to fields.

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Key tools that improve tagging accuracy

Several editor features make tag placement efficient, enforce data quality, and enable scalable template management across teams.

Text Tag

A basic textbox element that captures free-form input; supports placeholders, label naming, and required status so signers know what to enter and administrators can map fields to external systems.

Validation Rules

Set type constraints such as numeric, date, email, or custom regex to prevent invalid submissions and ensure data matches integration requirements before finalizing the document.

Conditional Tags

Configure visibility rules so tags only appear when previous fields meet conditions; useful for optional clauses and role-specific inputs to reduce signer friction and avoid irrelevant fields.

Template Library

Save commonly used tagged documents as templates to reuse across teams, preserving tag names, validation, and conditional logic for consistent, repeatable document workflows.

How text tags function in an eSignature workflow

Text tags act as mapped fields that bind user input to a document's structure; they interact with templates, conditional rules, and data exports.

  • Placeholder mapping: Tags mark where signer input should be stored.
  • Validation rules: Tags can require numeric, date, or custom formats.
  • Conditional visibility: Show or hide tags based on earlier answers.
  • Data export: Tagged data maps to CSV, CRM, or API payloads.
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Step-by-step: add text tags to a document

Follow these concise steps to place text tags, configure validation, and prepare a tagged template for sending.

  • 01
    Upload document: Import your PDF or Word file into the platform.
  • 02
    Select Tag tool: Open the text tag or textbox element from the editor.
  • 03
    Place tags: Drop tags where signers must enter information.
  • 04
    Set validation: Define required status and input format for each tag.

Checklist: validate your tagged document before sending

Quick pre-send checks reduce failed signings and improve data quality; run through these items before dispatching documents.

01

Check required flags:

Ensure mandatory tags are set as required.
02

Verify validations:

Confirm format rules on each input field.
03

Test conditional logic:

Simulate different signer answers to reveal fields.
04

Confirm tag names:

Match tag names to integration mappings.
05

Preview signer view:

Review the document from each role's perspective.
06

Run export test:

Verify tagged data exports correctly to target systems.
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Pourquoi choisir airSlate SignNow

  • Essai gratuit de 7 jours. Choisissez le forfait dont vous avez besoin et essayez-le sans risque.
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Recommended workflow settings for tagging and automation

Configure these workflow settings to standardize tag behavior, reminders, and post-signature handling across templates and teams.

Workflow Setting Name and Value Header Default configuration values used in templates
Reminder Frequency for Document Signers Send reminder every 48 hours until completed.
Default Tag Validation Policy Enforce required and format rules by default.
Template Version Control Settings Track and lock published template revisions.
Post-signature Export Destination Push tagged data to CRM or SFTP.
Signature Completion Notifications Notify owners immediately after finalization.

Supported platforms and technical prerequisites

Adding and using text tags requires a modern browser or mobile app and basic connectivity to access templates and save metadata.

  • Desktop browsers: Chrome, Edge, Safari supported
  • Mobile operating systems: iOS and Android apps available
  • Connectivity needs: Stable internet connection required

For enterprise deployments, consider single sign-on, API credentials, and gateway configurations; ensure browser pop-ups are allowed and PDF rendering settings are compatible to preserve tag placement across devices.

Security and protection controls for tagged documents

Encryption: At-rest and in-transit
Access controls: Role-based permissions
Audit trail: Complete event logs
Two-factor authentication: Optional signer verification
Certificate signing: Digital certificate support
HIPAA-ready controls: Protected data handling

Industry examples: applying text tags in real workflows

Two practical examples show how tags improve accuracy and speed across common document types.

Sales Order Template

A regional sales team used template tags to standardize order entries and automate pricing fields across quotes and orders, reducing manual edits by enforcing numeric formats

  • Tagging included quantity, unit price, and delivery date fields
  • This allowed automatic calculation and validation before signature

Leading to faster approvals and fewer post-signature adjustments, improving processing time and billing accuracy.

New Hire Packet

An HR department implemented tagged onboarding packets to gather standardized personal, tax, and direct deposit information in one flow

  • Tags enforced required fields and SSN masking rules
  • Conditional tags revealed benefits elections only for eligible hires

Resulting in complete, compliant records at signing and fewer follow-ups for missing paperwork, supporting payroll accuracy and retention policies.

Best practices for secure and accurate text tagging

Adopt these practices to make tags reliable, maintainable, and compliant across document templates and signing workflows.

Use clear, consistent tag names
Choose descriptive, standardized tag names that map directly to backend fields or CRM properties; this reduces confusion during integration and simplifies template maintenance across teams.
Apply validation and required flags
Always set appropriate validation rules and mark required tags where missing data would invalidate the document, ensuring correct data capture at the point of signing and preventing follow-up corrections.
Test templates with real flows
Run end-to-end tests with representative signer roles and conditional scenarios to verify tag visibility, data mapping, and integration exports before using templates in production.
Document tag conventions and ownership
Maintain a central catalog that records tag names, purposes, and owners so teams can update templates safely and auditors can trace field intent and changes.
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Exactitude, sécurité et conformité des données
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FAQs About adding text tags to the document

Answers to common questions about tag placement, validation, integration, and error resolution when preparing documents for electronic signing.

Comparison: tagging capabilities across top eSignature platforms

A focused feature comparison shows tagging availability and specific capabilities among leading U.S.-focused eSignature providers.

Feature or Requirement for Comparison signNow (Recommended) DocuSign Adobe Sign
Add text tags support
Conditional fields
Bulk template tagging Limited Limited
Native CRM connectors
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Retention and document lifecycle considerations

Define retention, backup, and archival policies that include tagged document versions and exported field data to meet organizational and regulatory requirements.

Record retention schedules:

Retention periods aligned with legal and business needs.

Archival formats and storage:

Store signed PDFs with embedded tags and metadata.

Exported data retention:

Keep exported field data separately for query and reporting.

Regular backups:

Periodic backups stored offsite or in secure cloud archives.

Delete policies and audits:

Controlled deletions with audit records retained.

Risks of incorrect or missing text tags

Invalid execution: Void signatures
Data loss: Missing fields
Regulatory exposure: Noncompliance fines
Operational delays: Rework required
Privacy breaches: Unauthorized access
Integration errors: Failed data mapping

Pricing snapshot and feature availability for tagged documents

Pricing and included tagging features vary by plan; the table summarizes typical entry-level options and common tagging-related inclusions for each vendor.

Monthly Plan Features Comparison signNow (Recommended) DocuSign Adobe Sign HelloSign PandaDoc
Starting Price (per user, billed monthly) From $8/user/month From $10/user/month From $14.99/user/month From $15/user/month From $19/user/month
Included signatures per month Unlimited signatures on paid plans Tiered signature limits Tiered signature limits Tiered signature limits Tiered signature limits
Tagging tools included Full tag editor and templates Full editor Full editor Editor with limits Full editor with templates
Enterprise support options Phone and dedicated support available Enterprise support available Enterprise support available Email support primary Enterprise support available
API access and developer tools Included with developer keys Paid API plans Included for business plans API available Included with business plans

Comment utiliser les balises de texte dans les documents

Les balises de texte dans airSlate SignNow sont des combinaisons de symboles spécifiquement formatées qui peuvent être placées n'importe où dans vos documents afin de préconfigurer l'emplacement, la taille et le type de divers champs tels que Signature, Texte, Initiales, etc.

1. Pour utiliser les balises de texte, vous devez les ajouter à votre document avant de le télécharger.

Par exemple, les balises de texte utilisées pour la ligne « Date » sont les suivantes :

{t (pour le type de champ) : t (pour Texte) : r (pour Requis) : y (pour Oui) : o (pour Rôle) : « Client » ; l (pour Étiquette) : « Date » ; }

Les balises de texte utilisées pour la première ligne « Signer ici » sont les suivantes :

{ t (pour le type de champ) : s (pour Signature) ; r (pour Requis) : y (pour Oui) ; o (pour Rôle) : « Client » ;}

Les balises de texte utilisées pour la deuxième ligne « Signer ici » sont les suivantes :

{ t (pour le type de champ) : s (pour Signature) ; r (pour Requis) : y (pour Oui) ; o (pour Rôle) : « Agent » ; }

Après avoir placé des balises de texte dans votre document et l'avoir téléchargé sur airSlate SignNow, les champs du document apparaîtront automatiquement :

Le tableau ci-dessous montre les balises de texte les plus couramment utilisées dans airSlate SignNow ainsi que les types de champs pour lesquels ces balises peuvent être appliquées.

CLÉ Que signifie-t-elle ? Format accepté & valeurs Quand les champs ont-ils besoin de cette CLÉ ?
t TYPE de champ

s (pour signature)

i (pour initiales)

t (pour texte)

d (pour menu déroulant)

c (pour cases à cocher) 

 Pour chaque champ
r REQUIS

y (pour requis)

n (pour optionnel)

 Pour chaque champ
o RÔLE " " Pour chaque champ
l ÉTIQUETTE " Uniquement pour les champs Texte et Menu déroulant
dd DÉROULANT "option1, option2, option3, ...." Uniquement pour les champs menu déroulant
f FICHIER "".pdf" Pièce jointe
w LARGEUR w (largeur) Pour chaque champ
h HAUTEUR h (hauteur) Pour chaque champ
v VALIDATEUR_ID v (validator_id) Uniquement pour le champ Texte

Vous pouvez préconfigurer des champs standard, tels que les Initiales, ainsi que des champs plus complexes avec validations de données, comme un numéro de téléphone américain.

1 Pour créer un champ de TYPE signature, avec une exigence obligatoire, un RÔLE 'CEO', une LARGEUR '100', et une HAUTEUR '15' {{t:s;r:y;o:"CEO";w:100;h:15;}} 
2 Pour créer un champ de TYPE initiales, avec une exigence optionnelle, un RÔLE 'CEO', et une LARGEUR '50' {{t:i;r:n;o:"CEO";w:50;}}
3 Pour créer un champ de TYPE texte, avec une exigence optionnelle, un RÔLE 'CEO', Étiquette 'Étiquette', et une HAUTEUR '75'

{{t:t;r:n;o:"CEO";l:"Étiquette";h:75;}}
4 Pour valider une date pour le TYPE texte, avec une exigence optionnelle, un RÔLE 'CEO', une Étiquette 'Étiquette', une LARGEUR '100', et un VALIDATEUR_ID '13435fa6c2a17f83177fcbb5c4a9376ce85befeb'

Date : {{t:t;r:n;o:"CEO";l:"Étiquette";w:100;v:"13435fa6c2a17f83177fcbb5c4a9376ce85befeb";}}
5 Pour valider un numéro de téléphone américain pour le TYPE texte, avec une exigence optionnelle, un RÔLE 'CEO', une Étiquette 'Étiquette', une LARGEUR '100', et un VALIDATEUR_ID '13cc1d661da456d27b249b73056ed4d1f2e72d8e' {{t:t;r:n;o:"CEO";l:"Étiquette";w:100;v:"13cc1d661da456d27b249b73056ed4d1f2e72d8e";}}
6 Pour valider un code postal américain pour le TYPE texte, avec une exigence optionnelle, un RÔLE 'CEO', une Étiquette 'Étiquette', une LARGEUR '100', et un VALIDATEUR_ID '1671f4eb87444a24e1e00f149bade8b7cf3af5da' {{t:t;r:n;o:"CEO";l:"Étiquette";w:100;v:"1671f4eb87444a24e1e00f149bade8b7cf3af5da";}}
7 Pour valider un âge pour le TYPE texte, avec une exigence optionnelle, un RÔLE 'CEO', une Étiquette 'Étiquette', une LARGEUR '100', et un VALIDATEUR_ID '1a203fa91791b0458608be045a454ba90557fb26'

{{t:t;r:n;o:"CEO";l:"Étiquette";w:100;v:"1a203fa91791b0458608be045a454ba90557fb26";}}
8 Pour valider une adresse e-mail pour le TYPE texte, avec une exigence optionnelle, un RÔLE 'CEO', une Étiquette 'Étiquette', une LARGEUR '100', et un VALIDATEUR_ID '7cd795fd64ce63b670b52b2e83457d59ac796a39'

{{t:t;r:n;o:"CEO";l:"Étiquette";w:100;v:“7cd795fd64ce63b670b52b2e83457d59ac796a39”;}}
9 Pour valider un état américain pour le TYPE texte, avec une exigence optionnelle, un RÔLE 'CEO', une Étiquette 'Étiquette', une LARGEUR '100', et un VALIDATEUR_ID '3123849de563f9e14acacc2739467e3d30e426b6'

{{t:t;r:n;o:"CEO";l:"Étiquette";w:100;v:“3123849de563f9e14acacc2739467e3d30e426b6”;}}
10

Pour créer un champ de TYPE signature, avec une exigence obligatoire, et un RÔLE 'CFO'

 {{t:s;r:y;o:"CFO";}}
11

Pour créer un champ de TYPE Texte, avec une exigence optionnelle, avec un RÔLE 'CFO', et avec une Étiquette "notes"

 {{t:t;r:n;o:"CFO";l:"notes";}}
12

Pour créer un champ de TYPE Initial, avec une exigence optionnelle, et un RÔLE 'CFO'

 {{t:i;r:n;o:"CFO";}}
13 Pour créer un champ de Type menu déroulant, avec une exigence obligatoire, avec un RÔLE 'Employé', avec une Étiquette 'Date', et avec des DÉROULANTS '2012,2013,2014' {{t:d;r:y;o:"Employé";l:"Année";dd:"2012,2013,2014";}}
14

Pour créer un champ de TYPE texte, avec une étiquette Date qui se remplira automatiquement avec la date actuelle

 {{t:t;r:y;o:"CFO";l:"Date";}}
15

Pour créer une balise d'invitation avec ordre de signature, avec une exigence obligatoire — REQUIREMENT, avec un RÔLE 'Role1', 'Client', 'Manager' :

{{t:e;o:"Role1";e:"siri@mailinator.com";order:1;}}
{{t:e;o:"Client";e:"siri2@mailinator.com";order:2;}}
{{t:e;o:"Manager";e:"siri3@mailinator.com";order:3;}}

Il peut également y avoir des balises plus complexes qui consistent en un nom de balise et les informations de création de champ airSlate SignNow comme présenté dans l'appel PUT /document/.

Ces balises complexes apparaissent au format {{}} telles que {{ma signature}} ou {{DateSignatureClient}}.

Voici quelques exemples parmi les plus populaires de ces balises complexes :

Balise de texte

      {

nom_de_balis:'ExempleBaliseTexte',
rôle:'Rôle1',
étiquette:'Étiquette1',
obligatoire:true,
type:'texte',
texte_pré-rempli:'nom-de-famille',
largeur:100,
hauteur:20

},
Balise Validateur de date

    {

"nom_de_balis":"ExempleBaliseValidateurDate",
"rôle":"Rôle1",
"étiquette":"Date de naissance",
"obligatoire":true,
"type":"texte",
"hauteur":15,
"largeur":100,
"validator_id":"13435fa6c2a17f83177fcbb5c4a9376ce85befeb"

},
Initiales Balise

    {

"nom_de_balis":"ExempleInitialesBalise",
"rôle":"CLIENT",
"obligatoire":true,
"type":"initiales",
"hauteur":15,<>

},
Balise Signature

    {

"nom_de_balis":"ExempleSignatureBalise",
"rôle":"CLIENT",
"obligatoire":true,
"type":"signature",
"hauteur":15,
"largeur":200

},
Balise Déroulante

    {

"nom_de_balis":"ExempleBaliseDeroulante",
"rôle":"Rôle1",
"étiquette":"Options",
"obligatoire":true,
"type":"énumération",
"hauteur":15,
"largeur":100,
"option_personnalisée":false,
"options_énumération":["Tout","Aucun"]

},
Balise Pièce jointe

    {

nom_de_balis:'ExempleBalisePièceJointe',
rôle:'Rôle2',
étiquette:'Étiquette2',
obligatoire:true,
type:'pièce jointe',
largeur:100,
hauteur:20

}
Case à cocher

{
"nom_de_balis":"ExempleCaseACocher",
"rôle":"CLIENT",
"obligatoire":true,
"type":"case à cocher",
"hauteur":12,
"largeur":12,
},

Pour commencer, vous pouvez simplement copier-coller la balise nécessaire depuis le tableau ci-dessous et l'ajouter à votre document avant de le télécharger sur airSlate SignNow. La hauteur et la largeur sont facilement ajustables manuellement, il suffit de changer les chiffres selon vos besoins.

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