Un modèle AIA adapté aux ONG centralise les informations financières, améliore la traçabilité et réduit le temps passé à préparer et vérifier chaque facture individuelle.
Le responsable de projet prépare et soumet les factures AIA, vérifie les descriptions de travaux et attache les justificatifs. Il coordonne les validations internes et conserve le suivi des retenues contractuelles et des demandes d'acompte pour chaque phase du projet.
Le trésorier valide les montants, effectue les rapprochements bancaires et prépare les rapports pour les audits ou les donateurs. Il s'assure que la facturation respecte les conditions des subventions et les obligations fiscales de l'organisation.
Ce modèle est utile aux petites et moyennes associations qui gèrent des projets de construction ou de rénovation financés par des subventions.
Adopter ce modèle facilite la collaboration entre équipes projet et finance en assurant cohérence et conformité documentaire.
Permet l'importation et la synchronisation de pièces justificatives, le stockage centralisé des modèles et la récupération automatisée de documents sans duplication manuelle des fichiers.
Synchronisation des données de projet et des contacts pour préremplir les champs de facturation et associer automatiquement les factures aux comptes et opportunités concernées.
Archivage sécurisé des factures signées, gestion des versions et accès contrôlé pour les équipes financières et pour les auditeurs externes.
Automatisation des workflows entre applications : déclenchement d'envoi, notification d'approbation et mise à jour des statuts dans les outils comptables.
| Feature | Value |
|---|---|
| Reminder Frequency | 48 hours |
| Approval Levels | Two levels |
| Document Retention | 7 years |
| Auto-Archive Trigger | Signed |
Une ONG a standardisé ses factures AIA pour un projet de réhabilitation afin d'aligner descriptions et coûts sur le contrat
Resulting in un cycle de paiement accéléré et moins de demandes de justificatifs, permettant la poursuite rapide des travaux.
Un projet de logements subventionnés a intégré le modèle pour gérer plusieurs sous-traitants simultanés
Leading to une simplification des audits et une meilleure conformité aux exigences des bailleurs, réduisant le temps passé aux contrôles financiers.
| Criteria | signNow | Paper-Based |
|---|---|---|
| Authentification | Multifactor | None |
| Délai moyen | Hours | Days to weeks |
| Journal d'audit | Complete audit trail | Limited |
| Stockage | Encrypted cloud | Physical storage |
