HIPAA est un acronyme pour Health Insurance Portability and Accountability Act. Il s'agit d'une loi fédérale américaine qui regroupe des normes pour la protection des informations sensibles des patients. Elle régit l'utilisation des Informations de Santé Personnelles (PHI), leur stockage sécurisé et leur protection contre le vol ou l'utilisation abusive. La loi couvre les précautions physiques, administratives et techniques pour la sécurité des PHI. Le niveau physique implique que le personnel de santé verrouille les ordinateurs portables lorsqu'il les laisse sans surveillance. Les mesures administratives incluent la création de politiques et de règles internes pour le personnel et la manière dont ils protègent les données médicales. Être conforme à la HIPAA au niveau technique signifie que toute personne manipulant des données médicales confidentielles et des PHI doit utiliser des programmes et outils avec le plus haut niveau de chiffrement des données.

Qui doit être conforme à la HIPAA ?

Selon la loi, tous les hôpitaux, cliniques, autres établissements de santé, compagnies d'assurance santé et autres organisations travaillant avec eux doivent respecter la conformité HIPAA. Elle définit les établissements de santé qui fournissent des soins médicaux comme des Entités Couvertes. En plus d'eux, la loi exige que les Associés d'Affaires respectent également les exigences HIPAA. Ce sont des entreprises qui fournissent leurs services aux hôpitaux et autres établissements de santé et qui sont susceptibles d'avoir accès aux informations personnelles et médicales des patients (par exemple, fournisseurs d'accès Internet, sociétés informatiques, cabinets juridiques, cabinets comptables, etc.). En d'autres termes, toute personne pouvant accéder aux PHI.

Quelles sont les principales règles de conformité HIPAA ?

La conformité HIPAA implique que les organisations respectent de nombreuses règles et normes. Voici les quatre principales règles à connaître et à suivre strictement pour être conforme aux réglementations HIPAA :

Règle de confidentialité. Elle garantit que les patients ont le droit de voir leurs informations privées bien protégées. Elle précise quelles données PHI doivent être protégées et quelles précautions de sécurité doivent être prises. La règle de confidentialité HIPAA garantit que tous les dossiers concernant les conditions médicales d'un patient, les traitements et les paiements pour les soins (passés, présents ou futurs) sont soumis à la confidentialité.
Règle de sécurité. Elle définit les mécanismes de protection des données PHI, comprenant des mesures de sécurité physiques, administratives et techniques. Ces règles concernent à la fois les Entités Couvertes et les Associés d'Affaires. Les mesures physiques assurent la sécurité physique des équipements (appareils) utilisés pour traiter et stocker les PHI. Les règles administratives incluent les politiques internes, la formation du personnel, l'évaluation des risques, etc. Les mesures techniques impliquent le chiffrement des données et des réseaux utilisés, la traçabilité de chaque consultation et manipulation des PHI, et la déconnexion automatique après un certain temps.
Règle de notification des violations. Celle-ci détermine comment les organisations doivent agir en cas de violation HIPAA. Il existe différentes étapes à suivre selon la gravité de la violation et le nombre de dossiers concernés. Dans tous les cas, les organisations doivent informer à la fois les patients et les départements HHS de toutes les violations survenues.
Règle Omnibus. Cette règle est l'une des plus récentes et s'applique aux Associés d'Affaires concernant leur conformité HIPAA. Elle oblige les Entités Couvertes à signer des accords BAA (Business Associate Agreements) avec les tiers qui stockent ou transmettent des données liées aux PHI des patients.

Comment obtenir la conformité HIPAA dans airSlate SignNow ?

airSlate SignNow respecte toutes les réglementations de conformité HIPAA, c'est donc une solution idéale pour les établissements de santé souhaitant signer leurs documents médicaux. Elle garantit un haut niveau de protection, de stockage et d'envoi des données grâce à des protocoles de chiffrement AES-256 bits. De plus, la fonction Audit Trail permet au personnel médical et aux organisations de santé de contrôler chaque action effectuée sur les documents PHI. Pour commencer à travailler sous conformité HIPAA dans airSlate SignNow, vous devez contacter notre équipe Support. Ils activeront manuellement la fonctionnalité pour vous. La conformité HIPAA est active lorsque l'option Inviter à signer est désactivée.

Quelles sont les sanctions en cas de violation de la conformité HIPAA ?

Les sanctions pour violation de la HIPAA dépendent de la situation et des règles spécifiques à chaque État. Elles peuvent inclure des sanctions administratives (amendes) ou pénales (arrestation et emprisonnement). Les amendes varient beaucoup et dépendent de la gravité de la violation de sécurité. En cas d'infraction accidentelle, les organisations peuvent recevoir une amende allant jusqu'à 50 000 $ par cas ou par dossier. Cependant, si la violation est jugée intentionnelle (avec des intentions malveillantes), la sanction est plus sévère, avec des amendes pouvant atteindre 250 000 $ et un emprisonnement maximal de 10 ans. Ainsi, le manque de protection des données, le vol d'appareils, la discussion ou l'envoi de PHI à des personnes non autorisées, ou le vol de données PHI sont préjudiciables.

Agissez pour éviter les violations HIPAA :

organisez régulièrement des sessions de formation à la conformité HIPAA avec votre personnel ;
assurez-vous que vos logiciels sont à jour pour maintenir le chiffrement des données ;
ne laissez jamais de fichiers ou d'appareils contenant des données PHI sans surveillance ;
assurez-vous que toute documentation papier ou numérique contenant des informations sur les patients est stockée en toute sécurité ;
ne discutez pas d'informations sur les patients avec des personnes non autorisées : par SMS, messagerie ou sur les réseaux sociaux ;
ne partagez pas vos identifiants de connexion, même avec des collègues ;
signalez immédiatement toute violation à votre responsable conformité HIPAA.

Qu'est-ce que la formation à la conformité HIPAA ?

La conformité HIPAA exige que les entreprises et organisations ayant signé un certificat BAA organisent une formation annuelle régulière pour les employés sur la HIPAA. Lors de ces sessions, il est important de rappeler au personnel ce que sont les Informations de Santé Personnelles, les principes d'utilisation et de stockage sécurisé, ainsi que les mesures à prendre en cas de violation constatée. Les organisations doivent organiser une formation HIPAA annuelle pour réévaluer le personnel.

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