Optimisez Les Flux De Signature électronique Complexes Avec Un Routage Conditionnel

Si vous avez besoin d'envoyer un ensemble de documents pour une signature électronique ou une révision à différents destinataires en plusieurs étapes consécutives, créez un Groupe de Documents et définissez des conditions spécifiques pour le routage automatique des documents. Cette fonctionnalité vous permet de construire des flux de travail avancés de documents de manière très simple.

Supposons que vous êtes un responsable RH et que vous devez envoyer plusieurs documents d'intégration à un nouvel employé et au PDG de votre entreprise pour approbation. Une fois que les documents sont signés par les deux parties, vous devez les transmettre au service comptabilité et aussi vous les renvoyer. Construisons ce flux de travail avec airSlate SignNow pour voir à quel point c'est facile.

Créer un Groupe de Documents

Survolez le bouton Importer ou Créer et sélectionnez Créer un Groupe de Documents.

Importez les documents que vous devez envoyer depuis votre disque dur ou ajoutez-les depuis votre dossier Documents ou Modèles sur airSlate SignNow. Pour cet exemple, nous choisirons l'option suivante.

Sélectionnez les documents dont vous avez besoin dans la liste et cliquez sur Ajouter.

Les fichiers que nous avons ajoutés à ce Groupe de Documents disposent déjà de champs remplissables et de rôles de signature configurés (PDG et Nouvel Employé). Vous pouvez modifier n'importe lequel de vos documents en cliquant sur le bouton Modifier le Document. Une fois terminé, cliquez sur Suivant.

Attribuer des documents aux destinataires

Configurez votre première étape de signature. Dans notre cas, nous devons envoyer un contrat de travail, une NDA et une politique d'entreprise à un nouvel employé pour signature électronique.

Entrez l'adresse e-mail de votre destinataire et cliquez sur Attribuer des Documents et des Rôles. Ensuite, sélectionnez les documents que vous souhaitez envoyer et cliquez sur Appliquer.

Choisissez un rôle de signature pour chaque document à l'aide des menus déroulants correspondants. Pour cette étape, nous attribuerons le rôle de Nouvel Employé.

Configurons la deuxième étape en cliquant sur le bouton Ajouter une étape de signature. Une fois que les documents sont signés par le nouvel employé, nous devons les faire approuver par le PDG de l'entreprise. Nous configurons donc l'étape suivante de manière similaire, mais en attribuant les documents au PDG.

Il est maintenant temps de configurer la troisième et dernière étape. En fin de compte, nous voulons qu'airSlate SignNow transfère tous ces documents signés au service comptabilité et aux ressources humaines.

Tout d'abord, ajoutez l'adresse e-mail du comptable, puis, en cliquant sur le bouton Ajouter un destinataire, ajoutez le service RH à cette étape (les deux destinataires recevront le paquet de documents simultanément). Nous n'avons pas besoin que le comptable et le service RH signent ces documents, donc nous choisissons Vue uniquement dans les menus déroulants (vous n'avez pas besoin de rôles de signature pour cette option).

Une fois terminé, cliquez sur Suivant.

Vérifiez votre flux de travail et envoyez

Tout est prêt et configuré. Il ne vous reste plus qu'à vérifier vos étapes de signature et à cliquer sur Envoyer. Vous pouvez également personnaliser l'objet et le message de votre e-mail pour chaque étape, configurer l'authentification du signataire et planifier des rappels en cliquant sur Personnaliser les paramètres de l'e-mail.

Une fois votre Groupe de Documents envoyé, le flux de travail est lancé et vos documents seront automatiquement routés vers les destinataires désignés.