Fill and Sign the Registration Form for an Individual Attorney Virginia State Bar Vsb

The Terms of Employment (Information) Act 1994 provides that an employer must issue their employees with a written statement of terms and conditions relating to their employment within two months of commencing employment. It must include the following:                The full names of the employer and the employee The address of the employer The place of work, or where there is no main place of work, a statement indicating that an employee is required or permitted to work at various places Job title or nature of the work Date of commencement of employment If the contract is temporary, the expected duration of employment If the contract is for a fixed-term, the date on which the contract expires The rate of pay or method of calculating pay Whether pay is weekly, monthly or otherwise Terms or conditions relating to hours of work, including overtime Terms or conditions relating to paid leave (other than paid sick leave) Terms or conditions relating to incapacity for work due to sickness or injury Terms or conditions relating to pensions and pension schemes Periods of notice or method for determining periods of notice A reference to any collective agreements which affect the terms of employment For further information download our guide to Terms of Employment (Information) Act, 1994 and 2001. Follow the link to the relevant legislation; The Terms of Employment (Information) Act 1994. Sample Statement of Terms of Employment Complaints in relation to Terms of Employment can be made to the Rights Commissioner Service. Taken from NERA website National Employment Rights Authority From National Employment Rights Authority    SAMPLE STATEMENT OF TERMS OF EMPLOYMENT   TERMS OF EMPLOYMENT (INFORMATION) ACT, 1994 and 2001    WRITTEN STATEMENT OF TERMS OF EMPLOYMENT      This form may be used by employers for the purpose of providing an employee with a written  statement of particulars of the terms of employment as required by the above Act.    IMPORTANT:  Please refer to explanatory notes attached before completing the form      This statement applies to (NAME OF EMPLOYEE)   __________________________________    (a)  NAME OF EMPLOYER  ________________________________________________    (see note 1)                                       ________________________________________________      (b)  ADDRESS OF EMPLOYER  __________________________________________    (see note 2)                                            ________________________________________________                         (c)  PLACE OF WORK        (see note 3)                               ________________________________________________                                                ________________________________________________            ________________________________________________    (d)  JOB TITLE OR NATURE OF WORK  ____________________________________    (see note 4)         (e)  DATE OF COMMENCEMENT OF EMPLOYMENT  ________________________    (f)  (i) IF TEMPORARY CONTRACT, expected duration of that temporary contract    _____________________________ _______  (ii) IF FIXED TERM CONTRACT, date when that contract expires                                                         ____________________________________    Before completing information relevant to items (g) to (l) inclusive, please refer to note 5 on the  explanatory notes  (If the space provided under any of the headings is insufficient, employers may include the relevant  details in an Appendix to this statement).  (g)  RATE OF REMUNERATION AND MINIMUM WAGE PAY REFERENCE PERIOD     (see note 6)    ________________________________________________________________________            ________________________________________________________________________    (ga) The employee may, under Section 23 of the National Minimum Wage Act, 2000, request from  the employer a written statement of the employee’s average hourly rate of pay for any pay  reference period falling within the previous 12 months as provided in that section.     (h)  PAY INTERVALS ______________________________________________________    (weekly, monthly or otherwise)    (i)  HOURS OF WORK (including overtime, rest breaks, and rest periods)    (see note 7)                ______________________________________________________    (j)  PAID LEAVE (other than sick leave)      ____________________________________  (see note 8)    (k)  (i) INCAPACITY FOR WORK / SICKNESS / SICK PAY (see note 9)      ________________________________________________________________________    (ii) PENSION AND PENSION SCHEMES (see note 10)  ________________________________________________________________________    (l)  PERIOD OF NOTICE TO BE GIVEN BEFORE TERMINATING EMPLOYMENT (see note 11)    (a) by employer to employee ________________________________________________    (b) by employee to employer ________________________________________________    (m)  RELEVANT COLLECTIVE AGREEMENTS    (see note 12)    Signed: ___________________________________________________  Date: ____________  (Proprietor/Manager/Company Secretary/Personnel Manager)      In relation to any changes in the particulars given above and employment outside the State,  please see Note 13    NOTES FOR EMPLOYERS ON COPMPLETING WRITTEN STATEMENT OF TERMS OF EMPLOYMENT OF  AN EMPLOYEE    Note 1 – NAME OF EMPLOYER – Employers must state their full and correct name.  In the case of a  limited Company, the name of the Company as registered with the Companies Registration Office  should be given.  Note 2 – ADDRESS OF EMPLOYER – A number of options are available to the employer under this  heading.  The intention is to ensure that the employee is given the full and accurate address of the  employer.  The options are as follows:‐    ‐  the full address in the State  ‐  the address of the principal place of the relevant business in the State;   this could be  appropriate in the case of a business which has a number of   locations.  ‐  the address of the registered office i.e. address of the company as registered with the  Companies Registration Office.  Note 3 – PLACE OF WORK – Employers must state the place of work of the employee;  if there is no  fixed or main place of work, the employer must state the main place of business and state that the  employee will be required or permitted to work in various locations.  Note 4 – JOB TITLE / NATURE OF WORK – Employers must state either the title of the job e.g.  general operative, accounts clerk or nature of work e.g. construction work, accounts work etc.  Note 5 – IMPORTANT – As an alternative to providing the particulars required under items (g) to (l)  inclusive on the form an employer may use the statement to refer the employee to certain  documents containing such particulars, provided that the documents are reasonably accessible to  the employee.  For example, the employer may refer the employee to the provisions of relevant  legislation, an Employment Regulation Order, an employment agreement registered with the Labour  Court, a collective agreement or a company handbook.  Note 6 – RATE OF REMUNERATION / MEANS OF CALCULATING REMUNERATION – In addition to  basic pay, this heading covers any other aspects of remuneration such as bonus, commission,  productivity incentives etc.  If the employer does not give details of the rate of remuneration, he/she  must give details of the method of calculating the remuneration.  If appropriate, it could be stated  that the rate is as set out in a specified Employment Regulation Order or Registered Employment  Agreement.  The employer must indicate the pay reference period for the purposes of the National Minimum  Wage Act, 2000.  Also the employer must state that the employee may request from the employer a  written statement of the employee’s average hourly rate of pay for any pay reference period falling  within the previous 12 months as provided in Section 23 of the National Minimum Wage Act, 2000.  Note 7 – HOURS OF WORK – Employers must give details about the terms and conditions relating to  hours of work including overtime; this should include arrangements in relation to length of normal  working hours, Saturday/Sunday work, evening work, shift rotas or other such arrangements, as  appropriate, and details of rest breaks and rest periods under the Organisation of Working Time Act,  1997.  Note 8 – PAID LEAVE – Employers must give details of any terms or conditions relating to paid leave  (other than paid sick leave which is covered in note 9 below); this should include any paid leave  schemes that the employer operates, for example holidays, maternity, special leave etc. and any  arrangements that apply to such leave.  Note 9 – SICK LEAVE – Employers must state any terms and conditions that apply to an employee  relating to incapacity for work or sickness / injury and paid sick leave, e.g. terms and conditions of  sick pay schemes, reporting of absences, production of medical certificates, rules relating to  payment etc.  Note 10 – PENSIONS – Employers must state the terms and conditions of any pension schemes and  any arrangements relevant to pensions.  Note 11 – NOTICE – Employers must give details of the period of notice to be given by the employer  and by the employee prior to the termination of the contract of employment.  If it is not possible to  indicate the period of notice when the written statement is given to an employee, the statement  should clearly indicate the method for determining the period of notice.  Where an employee has a  statutory entitlement to notice under the terms of the Minimum Notice and Terms of Employment  Act, 1973, this should be indicated.  Note 12 – COLLECTIVE AGREEMENTS – Employers must refer to any collective agreements which  affect the employee’s terms and conditions of employment.  In the case of collective agreements to  which the employer was not a party but which apply to the employment concerned, organisations  which made the agreement should be indicated. An example would be a registered agreement  concluded by certain employers and unions within a sector of activity but binding on all.    Note 13 – ADDITIONAL NOTES     CHANGES IN THE TERMS OF EMPLOYMENT  Employers should note that, where there are any changes to the particulars contained in the  written statement, the nature and date of the change must be notified by the employer to the  employee within one month of the change taking effect.  In the case of changes as a result of an  employee being assigned to employment outside the State for a period of not less than one  month, the nature and date of the change must be notified before the employee’s departure  from the State.    EMPLOYMENT OUTSIDE THE STATE  Employers should also note that, where an employee is assigned to employment outside the State  for a period of not less than 1 month, an employer is required under section 4 of the Act to provide  additional information relevant to the employment outside the State (see explanatory leaflet on the  Act for further details).  The additional information may be provided in an Appendix to this  statement.