Create one or more teams and invite other airSlate SignNow users to join. Working in teams allows you to share your documents faster and collaborate on them, saving you time and avoiding confusion.
Le module « easily create teams » permet de regrouper rapidement des utilisateurs en équipes pour gérer l’envoi, la signature et le suivi des documents électroniques au sein d’une organisation. Il centralise l’attribution de rôles, les modèles partagés et les permissions, réduisant les tâches manuelles liées à l’affectation des signataires. Dans signNow, cette fonction facilite la création de groupes par service ou projet, accélère la distribution des modèles et assure une traçabilité continue des actions sur chaque document, tout en s’intégrant aux contrôles de sécurité et aux flux métiers existants.
Rôles types et responsabilités dans une équipe
Administrateur
L’administrateur gère la configuration des équipes, attribue les rôles, contrôle les paramètres de sécurité et supervise les intégrations. Il est responsable des politiques d’accès et de la conformité aux exigences internes.
Collaborateur
Le collaborateur participe aux envois et aux signatures, utilise les modèles partagés et respecte les permissions définies par l’équipe ; il suit les statuts des documents et répond aux notifications de rappel.
Principales capacités pour organiser les équipes
Fonctionnalités conçues pour organiser équipes, attribuer rôles et automatiser permissions, avec options de modèles partagés, rapports et intégrations adaptées aux environnements professionnels.
Gestion centralisée
Permet d’administrer membres, rôles et accès depuis un seul tableau de bord avec historique des modifications et contrôle des permissions par groupe.
Rôles et permissions
Créez des rôles personnalisés (éditeur, signataire, lecteur) et appliquez des règles d’accès granulaires à des modèles et dossiers partagés.
Modèles d’équipe
Enregistrez des modèles de document et des configurations d’équipe réutilisables pour standardiser les processus et réduire les erreurs de configuration.
Notifications
Définissez des alertes et des rappels automatiques pour les membres d’équipe afin de suivre les échéances et relancer les signataires en retard.
Rapports d’activité
Générez des rapports centralisés sur les envois, signatures et délais par équipe pour mesurer la performance et respecter les SLA internes.
Intégration API
Connectez la gestion d’équipes aux systèmes internes via API pour synchroniser utilisateurs, groupes et permissions automatiquement.
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Intégrations et modèles pour faciliter la création d’équipes
Connectivité et modèles prêts à l’emploi pour intégrer easily create teams aux outils courants et déployer des configurations reproductibles pour les équipes.
Google Docs
Permet d’importer des documents Google Docs directement dans signNow, d’appliquer des modèles d’équipe, et de conserver la mise en forme tout en gérant les permissions au niveau du groupe pour les envois.
CRM
Synchronisation avec CRM populaires pour créer automatiquement des équipes liées à des comptes, associer modèles contractuels et déclencher envois en fonction des étapes du pipeline commercial.
Dropbox
Intégration avec Dropbox pour synchroniser dossiers d’équipe, importer modèles stockés et conserver un référentiel centralisé des documents signés et non signés.
Modèles
Création de modèles d’équipe avec champs préremplis, rôles assignés et flux d’approbation, permettant un déploiement rapide et cohérent des processus documentaires.
Fonctionnement en ligne pour créer des équipes
Le processus en ligne guide la création d’équipes, l’affectation des rôles et le lancement des premiers envois, avec suivi en temps réel des statuts et des actions.
Étape 1: Ouvrir la page Équipes et cliquer sur créer.
Étape 2: Ajouter membres et définir permissions d’accès.
Étape 3: Associer modèles et rôles d’approbation.
Étape 4: Lancer envoi et suivre le statut des documents.
Collect signatures
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per employee / month
Guide rapide pour configurer une équipe
Suivez ces étapes pour configurer rapidement une équipe et commencer à partager des documents et des responsabilités sur signNow.
01
Créer équipe: Nommez l’équipe et définissez les paramètres initiaux.
02
Ajouter membres: Importez utilisateurs ou invitez par e‑mail et attribuez rôles.
03
Définir modèles: Associez modèles et champs aux rôles d’équipe.
04
Tester flux: Envoyez un document test pour vérifier accès et signatures.
Audit trail : étapes pour maintenir une traçabilité fiable
Étapes pratiques pour activer, vérifier et conserver les journaux d’activité associés aux équipes et aux documents signés.
01
Activer journalisation:
Activer enregistrement des événements
02
Configurer rétention:
Définir durée de conservation
03
Vérifier horodatage:
S’assurer de précision des horodatages
04
Exporter rapports:
Générer rapports d’activité périodiques
05
Archivage sécurisé:
Stockage chiffré des archives
06
Revue régulière:
Audits trimestriels ou annuels
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Why choose airSlate SignNow
Free 7-day trial. Choose the plan you need and try it risk-free.
Honest pricing for full-featured plans. airSlate SignNow offers subscription plans with no overages or hidden fees at renewal.
Enterprise-grade security. airSlate SignNow helps you comply with global security standards.
Requis réseau:Accès HTTPS et ports standard ouverts
Les administrateurs doivent vérifier les permissions réseau et les paramètres de sécurité de l’entreprise ; les politiques d’accès conditionnel et l’authentification multifacteur sont compatibles et recommandées pour un déploiement sécurisé, ainsi qu’un plan de formation pour les utilisateurs.
Sécurité et conformité liées à la gestion d’équipes
Chiffrement TLS:Transfert sécurisé des données
Stockage chiffré:Données conservées chiffrées
Authentification MFA:Prise en charge multi‑facteurs
Contrôle d’accès:Permissions granulaires par rôle
Journaux d’audit:Traçabilité des actions
Conformité ESIGN:Compatible avec ESIGN/UETA
Cas d’usage sectoriels pour la création d’équipes
Exemples concrets de mise en œuvre de la création d’équipes dans différents secteurs pour rationaliser l’intégration, la vente et la conformité.
Onboarding RH
Une grande entreprise RH a utilisé easily create teams pour automatiser l’intégration des nouveaux employés et centraliser les documents d’embauche.
Règles d’affectation automatiques basées sur le service.
Accès sécurisé aux modèles d’onboarding standardisés.
Aboutissant à une réduction mesurable du temps d’intégration, à moins d’erreurs documentaires, à une conformité renforcée et à une traçabilité complète des signatures pour les audits internes.
Ventes et contrats
Une équipe commerciale a structuré des équipes par territoire pour déléguer les contrats et automatiser la distribution des modèles de vente.
Assignation rapide des gestionnaires et réviseurs.
Suivi centralisé des offres et des statuts de signature.
Aboutissant à une accélération des cycles de vente, une meilleure visibilité sur les accords en cours et une réduction des erreurs contractuelles lors des renouvellements.
Bonnes pratiques pour une gestion d’équipes sécurisée et efficace
Recommandations opérationnelles pour structurer les équipes, définir les permissions et maintenir la gouvernance autour des documents partagés.
Définir une hiérarchie de rôles claire au sein des équipes
Documentez les responsabilités et limitez les droits selon le principe du moindre privilège ; cela réduit les risques d’accès inapproprié et simplifie les audits de conformité.
Standardiser les modèles et les workflows d’envoi
Créez des modèles validés par le service juridique et centralisez les workflows pour garantir cohérence documentaire, réduire les erreurs et accélérer les processus de signature.
Activer l’authentification multi‑facteurs et contrôles d’accès
Appliquez MFA aux comptes administrateurs et aux utilisateurs sensibles, configurez des règles d’accès conditionnel et consignez les événements d’authentification pour revue régulière.
Mettre en place des audits et formations régulières pour les équipes
Planifiez des revues de permissions, audits d’activité et sessions de formation pour maintenir l’hygiène organisationnelle et garantir une utilisation conforme des outils.
Vérifiez l’adresse e‑mail et l’état du compte ; confirmez que l’utilisateur dispose d’une licence valide et que les règles d’ajout automatique ne bloquent pas l’assignation.
Assurez-vous que les modèles associés n’ont pas de permissions locales qui écrasent les paramètres d’équipe ; revoyez les héritages de dossier et modèles.
Validez les clés API, les scopes autorisés et les quotas ; consultez les codes d’erreur retournés pour identifier les permissions manquantes.
Comparaison : signature numérique via signNow vs processus papier
Comparaison rapide des attributs clés entre une solution numérique (signNow) et la signature papier traditionnelle, axée sur la praticité et la traçabilité.
Conservation, sauvegarde et politiques de rétention
Directives pour définir les durées de conservation, les sauvegardes régulières et les procédures d’archivage des documents d’équipe.
Durée minimale de conservation légale:
Respecter les exigences locales et fédérales selon contrat
Politique de sauvegarde automatique:
Sauvegardes quotidiennes vers stockage chiffré
Archivage long terme sécurisé:
Archivage chiffré avec accès restreint
Procédure de suppression conforme:
Suppression planifiée après période légale ou opérationnelle
Plan de reprise après sinistre:
Restauration testée selon SLA interne
Comparaison des coûts et fonctionnalités entre fournisseurs
Vue d’ensemble comparative de signNow et de solutions concurrentes sur les coûts, la gestion d’équipes, l’envoi en masse et le support réglementaire.
Criteria
signNow (Recommended)
DocuSign
Adobe Sign
HelloSign
PandaDoc
Statut du fournisseur
Recommended
Market leader
Enterprise suite
Simple solution
Sales focused
Coût mensuel approximatif
$8/utilisateur/mois
$25/utilisateur/mois
$30/utilisateur/mois
$15/utilisateur/mois
$19/utilisateur/mois
Gestion d’équipes
Oui
Oui
Oui
Non
Oui
Envoi en masse (Bulk Send)
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Support HIPAA
Oui
Option payante
Option payante
Non
Option payante
How to create teams with airSlate SignNow
Boost the efficiency and productivity of your eSignature workflows by letting your teammates share documents and templates. Create a shared folder for your team members so that they don’t have to send files back and forth each time something needs signing.
Gather your team
Select Teams towards the bottom of the left-hand sidebar of the airSlate SignNow web app.
Click the Create New Team button.
Fill in the Team Name field and add the email addresses of your team members to the Users to Invite box. Then, click Add Team.
Note: If you want to allow your team admins to access all of your teammates’ documents (not only shared ones), check the Team Admins can view personal documents of team members box.
The added members will receive an email invitation to join your team. Once they accept it, your team is ready. The status of your teammates is displayed next to their email addresses.
Create a shared folder for your team
Find the Enable Shared Documents Folder option above your teammate list and click the Enable button.
Share documents with your team
Move any document stored in your airSlate SignNow account to the Shared Documents folder. Click the More button next to the document you want to share and then select Move from the dropdown.
Choose your shared team folder in the new dialog box and click the Move button.
Your document is now in the shared folder and is available to all your team members. They can eSign or send it for signing, add fields and annotations, and so on.
Share templates with your team
Use a similar workflow to move templates to your shared folder so that your teammates can access them whenever they need.
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