Use Organizational Dashboard to Manage Teams Effectively

With the organizational dashboard, you can easily monitor your Enterprise accounts' activity and manage multiple teams. Organize your teams and processes with airSlate SignNow.

Award-winning eSignature solution

Validité juridique et conformité en gestion d'équipes

Les signatures électroniques et les journaux d'audit générés via le tableau de bord respectent les cadres américains comme ESIGN et UETA ; les fonctionnalités peuvent aussi prendre en charge des obligations sectorielles telles que HIPAA et FERPA selon la configuration.

Validité juridique et conformité en gestion d'équipes

Profils types d'utilisateurs impliqués dans la gestion d'équipes

Responsable d'équipe

Supervise la configuration des équipes, attribue les rôles et valide les modèles. Il utilise le tableau de bord pour suivre l'avancement des tâches, vérifier les statuts de signature et générer des rapports d'activité pour la direction.

Administrateur IT

Gère les paramètres de sécurité, les intégrations et la conformité. Il configure politiques, authentification multifacteur et accès API, et supervise les sauvegardes et la rétention documentaire au niveau organisationnel.

Fonctionnalités essentielles pour une gestion d'équipes efficace via le tableau de bord

Le tableau de bord offre un ensemble de fonctions centrées sur la collaboration, la visibilité et le contrôle pour simplifier la gestion des signatures, des tâches et des accès d'équipe.

Vue d'équipe

Tableau centralisé affichant membres, statuts de tâches, documents en cours et indicateurs de performances pour un suivi rapide des opérations d'équipe.

Rôles

Gestion granulaire des rôles et permissions qui contrôle l'accès aux documents, aux modèles et aux fonctions d'administration au niveau de l'équipe.

Modèles

Création et partage de modèles d'équipe pour standardiser contrats, accords et formulaires réutilisables, réduisant les erreurs et les temps de préparation.

Automatisation

Règles et workflows automatisés pour déclencher rappels, assigner tâches et archiver documents selon des conditions prédéfinies.

Rapports

Rapports personnalisables sur activités, délais et conformité, exportables pour audits et analyses de performance d'équipe.

Intégrations

Connexions natives aux principaux outils (CRM, stockage cloud, suites bureautiques) pour synchroniser utilisateurs, fichiers et événements.

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Intégration avec Google Docs, CRM et Dropbox pour gérer les équipes

Les intégrations synchronisent documents, contacts et événements entre le tableau de bord et vos outils quotidiens pour réduire les saisies manuelles et harmoniser les workflows.

Google Docs

Intégration permettant importer et convertir documents Google en modèles signables directement depuis le tableau de bord, conserver versioning et appliquer champs dynamiques pour les processus d'équipe partagés.

CRM

Connexion bidirectionnelle avec CRM pour synchroniser contacts, opportunités et statuts de signature afin que les équipes commerciales voient l'avancement sans quitter leur CRM.

Dropbox

Accès aux fichiers stockés dans Dropbox pour attacher documents, utiliser modèles existants et enregistrer copies finales dans des dossiers d'archive partagés par l'organisation.

API

API REST pour intégrer workflows personnalisés, automatiser assignations et récupérer journaux d'audit afin d'orchestrer processus d'équipe à l'échelle.

Créer et utiliser votre tableau de bord organisationnel en ligne

Explication concise du flux : créer le compte organisation, structurer les équipes, définir modèles et lancer des processus de signature ou de validation.

  • Inscription: Enregistrer l'entité organisationnelle et paramètres de base.
  • Structure: Organiser équipes, départements et propriétaires de documents.
  • Modèles: Préparer modèles de documents et champs réutilisables.
  • Exécution: Lancer workflows, suivre statuts et recevoir notifications.
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Démarrage rapide pour utiliser le tableau de bord organisationnel pour gérer les équipes

Ce guide rapide présente les étapes essentielles pour configurer et commencer à utiliser le tableau de bord organisationnel afin de gérer les équipes de façon structurée et traçable.

  • 01
    Créer une équipe: Définir le nom, la composition et le propriétaire de l'équipe.
  • 02
    Attribuer rôles: Configurer les permissions de chaque membre selon les responsabilités.
  • 03
    Importer documents: Ajouter modèles et fichiers partagés pour workflows d'équipe.
  • 04
    Activer rapports: Configurer rapports réguliers et alertes pour suivi.

Étapes pour gérer les pistes d'audit et les journaux de transactions

Procédure structurée pour consulter, exporter et conserver les journaux d'audit liés aux opérations d'équipes dans le tableau de bord organisationnel.

01

Accéder audit:

Aller à l'onglet audit du document.
02

Filtrer événements:

Trier par date, utilisateur ou action.
03

Exporter données:

Exporter au format CSV ou PDF.
04

Vérifier identifiants:

Contrôler adresses IP et horodatages.
05

Archiver rapports:

Enregistrer pour conservation requise.
06

Auditer périodiquement:

Planifier revues régulières de conformité.
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Why choose airSlate SignNow

  • Free 7-day trial. Choose the plan you need and try it risk-free.
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  • Enterprise-grade security. airSlate SignNow helps you comply with global security standards.
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Configuration des automatisations et paramètres clés du tableau de bord

Avant d'activer l'automatisation, définissez règles, délais et comportements d'escalade pour garantir cohérence et conformité dans les processus d'équipe.

Paramètre Configuration
Fréquence des rappels pour tâches d'équipe 48 heures après envoi
Règles d'escalade automatique Escalade après 72 heures
Activation des modèles d'équipe Activer par défaut pour nouveaux projets
Politique d'archivage automatique Archiver 365 jours après clôture

Compatibilité et exigences pour mobile, tablette et bureau

Le tableau de bord organisationnel fonctionne sur navigateurs modernes et apps mobiles, avec des prérequis minimaux pour garantir stabilité et sécurité.

  • Systèmes d'exploitation: Windows, macOS, iOS, Android
  • Navigateurs pris en charge: Chrome, Edge, Safari, Firefox
  • Connexion Internet: Connexion stable à large bande

Mécanismes de sécurité et protection des documents

Chiffrement: Chiffrement au repos et en transit
Contrôle d'accès: Permissions basées sur rôles
Authentification: Authentification multifacteur disponible
Journal d'audit: Traçabilité des actions utilisateur
Certifications: Conformité SOC 2 et normes similaires
Sauvegarde: Sauvegardes régulières et redondance

Exemples sectoriels d'utilisation du tableau de bord organisationnel

Deux cas d'usage illustrent comment le tableau de bord centralise flux et responsabilités pour différents secteurs avec des exigences de conformité.

Ressources humaines

Le service RH centralise contrats d'embauche et formulaires de conformité en un seul workspace pour l'équipe.

  • Modèle d'embauche partagé et workflow d'onboarding automatisé.
  • Réduction des délais de finalisation et visibilité sur les signatures.

Aboutissant à une conformité documentaire mesurable et un onboarding plus rapide.

Soins de santé

Une clinique utilise le tableau de bord pour gérer autorisations et consentements patients avec contrôle d'accès strict et journaux d'audit détaillés.

  • Champs obligatoires et vérifications d'identité intégrées.
  • Assure traçabilité et respect des exigences HIPAA pour documents patients.

Résultant en une piste d'audit claire et des processus conformes pour les dossiers médicaux.

Bonnes pratiques pour sécuriser et fiabiliser la gestion d'équipes

Recommandations pragmatiques pour optimiser sécurité, conformité et efficacité lors de l'utilisation du tableau de bord organisationnel pour gérer les équipes.

Standardiser modèles et workflows
Créer et valider des modèles centralisés réduit les erreurs et garantit cohérence documentaire. Faites réviser les modèles par le service juridique ou conformité avant déploiement pour s'assurer des mentions légales et des clauses obligatoires.
Appliquer le principe du moindre privilège
Attribuer aux utilisateurs uniquement les permissions nécessaires à leurs tâches quotidiennes. Révisez régulièrement les accès, retirez les comptes inactifs et limitez les droits administratifs pour réduire les risques d'exposition.
Activer journaux et sauvegardes
Conserver journaux d'audit et backups réguliers aide aux enquêtes et à la continuité. Définissez politiques de rétention claires conformes aux obligations légales et aux besoins opérationnels de l'organisation.
Former les équipes à la conformité
Organiser formations courtes sur usages sûrs, gestion des documents sensibles et respect des procédures (ESIGN/UETA/HIPAA selon secteur). La sensibilisation réduit erreurs et risques de non-conformité.

Questions fréquentes et dépannage pour utiliser le tableau de bord organisationnel

Réponses aux problèmes courants liés à la configuration, aux permissions, aux erreurs de workflow et aux exigences de conformité rencontrées lors de la gestion d'équipes.

Comparaison rapide : solutions numériques versus processus papier

Tableau comparatif synthétique montrant différences clés entre l'utilisation d'une solution électronique (signNow) et les pratiques papier traditionnelles.

Criteria signNow (Recommended) Papier traditionnel
Délai de finalisation moyen Heures Jours
Piste d'audit complète Oui Non
Signature à distance Oui Non
Conservation et recherche Indexée Physique
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Politiques de conservation, sauvegarde et rétention documentaire

Pratiques recommandées pour définir durées de conservation et procédures de sauvegarde adaptées aux types de documents et aux obligations légales.

Contrats commerciaux — Rétention:

Conserver 7 ans après expiration

Documents fiscaux — Rétention:

Conserver 6 ans selon réglementation

Dossiers du personnel — Rétention:

Conserver 7 ans après départ

Sauvegardes quotidiennes — Fréquence:

Sauvegarde quotidienne avec rétention 90 jours

Archivage légal — Procédure:

Verrouillage et accès restreint

Comparaison tarifaire et caractéristiques entre fournisseurs

Synthèse des offres et capacités courantes pour aider à comparer signNow et autres fournisseurs majeurs sur prix et fonctions clés.

Criteria signNow (Recommended) DocuSign Adobe Sign HelloSign PandaDoc
Prix de départ Plans à partir de 8 USD/mois Plans à partir de 10 USD/mois Plans à partir de 14 USD/mois Plans à partir de 15 USD/mois Plans à partir de 19 USD/mois
Essai gratuit Essai limité disponible Essai disponible Essai disponible Essai disponible Essai disponible
API incluse API disponible selon plan API disponible API disponible API disponible API disponible
Conformité HIPAA Options HIPAA disponibles Options HIPAA disponibles Options HIPAA disponibles Options via intégration Options via intégration
Plans entreprise Offres personnalisées pour entreprises Offres entreprises complètes Solutions entreprises globales Offres pour PME et entreprises Solutions pour ventes et contrats

How to use the airSlate SignNow organizational dashboard

The Organization Admin Panel allows you to manage document turnover for all airSlate SignNow users within your enterprise as well as keep track of the activities and assets of your team. The organizational dashboard is only available to users who have an Enterprise subscription.

Get started with the click of a button

Select Organization Admin Panel towards the bottom of the left-hand sidebar of the airSlate SignNow web app.

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Choose your organization.

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Check out your organization’s activity stats

In the Dashboard tab, you can find various quantitative data about your organization’s document turnover (for example, the overall number of documents stored, the number of users who signed documents or who sent signing invites, and more).

To view more details, click on a user’s email address.

You can set up a date filter to see the stats for a specific period. To do so, enter a date range using the Beginning Date and End Date boxes.

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Search for documents

Go to the Document Search tab to find a specific document shared by your organization. Enter your keywords in the search box and click Search.

All documents that match your search request will be displayed in the table below. Click on any document to download it or view its history.

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Edit the email template footer

In the Email Template tab, you can edit the footer text that appears in every signing invite your organization sends via airSlate SignNow. Click the Edit button to change the text.

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Set your organization’s team

Head over to the Team Settings tab and choose your default organization team from the dropdown. Your colleagues will automatically be added to this team once they register for airSlate SignNow. Teammates who already have their accounts will also automatically join the team.

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Manage additional organization settings

In the Org Settings tab, you can set a few other options that will apply to all airSlate SignNow users within your organization. Here you can restrict mobile web app usage, enable or disable the Drawloop for Salesforce integration, restrict team invites by selected team admins, or toggle the document wizard feature.

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Review team templates

Check out the Team Templates tab to view all your shared templates.

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Manage your cloud data providers

Open the Cloud Storage tab to review and manage your cloud integrations. With airSlate SignNow, you can export documents to any platform on the list. To enable the integration, click Connect next to the cloud provider you use.

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Manage your payment methods

If you request payments upon signing documents, connect your preferred payment method in the Merchant Account tab.

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