Metadatos
Etiquetas y campos personalizados que permiten filtrar, buscar y automatizar acciones sobre grupos según atributos como proyecto, fecha o cliente.
Agrupar documentos mejora la consistencia, acelera procesos de firma y simplifica auditorías al aplicar reglas y permisos a lotes relacionados.
Responsable de configurar políticas, permisos y sincronizaciones con sistemas empresariales. Garantiza que los grupos tengan nombres estandarizados, que los accesos sean correctos y que las integraciones con CRM o almacenamiento en la nube sigan las reglas de seguridad.
Supervisa retención, auditorías y requisitos regulatorios como ESIGN y UETA en EE. UU. Revisa templates, conserva registros de auditoría y valida que los grupos cumplan políticas internas y externas.
Organizaciones de todos los tamaños que manejan contratos, inscripciones o expedientes recurren a grupos de documentos para estandarizar procesos.
La agrupación reduce tareas repetitivas y facilita cumplimiento y auditoría continua.
Etiquetas y campos personalizados que permiten filtrar, buscar y automatizar acciones sobre grupos según atributos como proyecto, fecha o cliente.
Control granular para definir quién puede ver, editar, enviar o archivar cada grupo, aplicable por rol o usuario individual.
Paquetes predefinidos de documentos, campos y orden de firmantes que se reutilizan para procesos repetitivos y reducen errores humanos.
Capacidad de enviar un mismo paquete a múltiples destinatarios o múltiples paquetes personalizados desde una sola acción.
Acciones automáticas basadas en disparadores: archivado, recordatorios o asignación de tareas cuando cambia el estado del grupo.
Filtros por metadatos, estado o fecha que facilitan localizar rápidamente grupos específicos en grandes repositorios.
Sincroniza archivos y carpetas, permite crear grupos desde Drive y aplicar plantillas sin descargar documentos, manteniendo vínculos actualizados entre el repositorio y el sistema de firma.
Conexión con CRM posibilita generar grupos por oportunidad o cuenta, adjuntar contratos automáticamente y registrar estado de firma en la ficha del cliente para seguimiento centralizado.
Permite agrupar versiones de archivos y mantener copias sincronizadas, facilitando el envío de paquetes completos desde carpetas compartidas sin duplicar contenido.
Crear plantillas de grupo estandariza campos, orden y textos legales, reduciendo tiempo de preparación y garantizando consistencia en procesos recurrentes.
| Setting Name | Configuration |
|---|---|
| Nombre del grupo de documentos predeterminado | Plantilla estándar |
| Frecuencia de recordatorios automáticos | 48 horas |
| Política de retención por defecto | 7 años |
| Modo de envío masivo predeterminado | Personalizado por destinatario |
La organización y envío de grupos es compatible en navegadores modernos y aplicaciones móviles, con funciones adaptadas a cada plataforma.
Para rendimiento óptimo, utilice conexiones seguras y mantenga las aplicaciones y navegadores actualizados; las funciones avanzadas pueden variar según la plataforma y permisos del usuario.
Un banco agrupa solicitudes de préstamo por lote para revisar expedientes completos
Resultando en procesos de aprobación más rápidos y menor tasa de documentos faltantes.
Una universidad crea grupos por cohorte para matrículas y autorizaciones parentales
Leading to archivado organizado y cumplimiento de FERPA en auditorías institucionales.
| Criteria | Digital | Paper |
|---|---|---|
| Legality | Yes (ESIGN/UETA) | Yes (state laws) |
| Audit trail | Complete digital record | Manual logs possible |
| Signing speed | Minutes to hours | Days to weeks |
| Storage & retrieval | Cloud indexing, fast search | Physical filing needed |
7 años
Duración empleo + 6 años
7 años según IRS
Según requisitos HIPAA
Según políticas FERPA institucionales
| Criteria | signNow (Recommended) | DocuSign | Adobe Sign | PandaDoc | Dropbox Sign |
|---|---|---|---|---|---|
| Starting monthly price | $8 per user per month | $10 per user per month | $9.99 per user per month | $19 per user per month | $12 per user per month |
| Free tier available | Limited free plan available | Trial then paid plans | Free trial only | Free trial then paid | Free tier limited features |
| API access | REST API with SDKs and webhooks | Robust API and integrations | API available for enterprises | API focused on sales docs | API with developer tools |
| HIPAA compliance option | BAA available on select plans | BAA available on enterprise | BAA available via Adobe agreements | BAA negotiable with enterprise | BAA available upon request |
| Enterprise features and discounts | Volume discounts and SSO options | Extensive enterprise controls and SSO | Enterprise bundles and advanced admin | Custom enterprise tiers available | Enterprise pricing and support |
The airSlate SignNow Document Groups feature has been developed for those business cases when a sender has several documents that need to be delivered and eSigned in one batch. Document Groups allow the sender to minimize the amount of time required to prepare and deliver the documents in a group.
The Document Groups folder is located in the left-hand menu of your airSlate SignNow account, right under the shared team folders.
Inside the Document Groups folder, you will see the list of existing groups (if any). Click Create Document Group to set up a new one.
To form a new Document Group, you can use either the documents/templates you already have in your airSlate SignNow account or you can upload new ones from your computer.
Once the documents are uploaded, you can name the newly created Document Group. Click on the blue checkmark icon, once your name is ready. If you’ve just uploaded your documents and they do not contain fillable fields yet, add fields using the airSlate SignNow editor with its drag & drop tool.
The process of managing Document Groups in airSlate SignNow is very flexible. You can rename a group any time you need (click on the small pencil icon near the name). You can add more documents from other airSlate SignNow folders or from your device. You can download the Document Group — as separate files or as one merged file, with or without the audit log. Finally, you can send the Document Group to your recipient(s).