Add Labels to a PDF with SignNow

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Pourquoi ajouter des étiquettes à un PDF améliore la conformité

L'étiquetage structuré facilite la recherche, la classification et la conservation des documents, et contribue à respecter les exigences ESIGN et UETA pour la gestion des preuves et des métadonnées en environnement numérique.

Pourquoi ajouter des étiquettes à un PDF améliore la conformité

Qui utilise l'étiquetage de PDF dans les organisations

Responsable conformité

Ce profil utilise l'étiquetage pour classer et appliquer des règles de rétention sur les contrats et documents sensibles. L'objectif est d'assurer traçabilité et disponibilité des preuves en cas d'audit réglementaire, tout en collant aux exigences ESIGN et UETA.

Gestionnaire RH

Utilise l'étiquetage pour suivre l'état des dossiers employés, organiser les formulaires et automatiser les étapes d'onboarding. L'étiquetage permet d'appliquer des règles de confidentialité et d'accélérer la recherche de documents.

Fonctionnalités clés pour ajouter des étiquettes à un PDF

Les fonctionnalités suivantes améliorent la productivité lors de l'ajout d'étiquettes à des PDF, en facilitant l'automatisation, l'accès multi-utilisateurs et l'intégration avec d'autres outils métiers.

Étiquettes personnalisées

Créez des étiquettes avec noms, couleurs et règles de visibilité pour organiser les documents selon vos processus internes et besoins métier.

Application en lot

Appliquez des étiquettes à plusieurs PDF simultanément pour standardiser le marquage et réduire le temps de préparation avant signature ou archivage.

Règles conditionnelles

Définissez des règles qui assignent automatiquement des étiquettes en fonction du contenu, du type de document ou des métadonnées détectées.

Intégration cloud

Synchronisez l'étiquetage avec des stockages tiers pour conserver les métadonnées et faciliter les recherches et workflows.

Audit et traçabilité

Conservez un historique des modifications, applications d'étiquettes et utilisateurs responsables pour répondre aux exigences de conformité.

Contrôles d'accès

Gérez qui peut créer, modifier ou supprimer des étiquettes via des rôles et permissions définis au niveau de l'équipe.

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Intégrations utiles pour ajouter des étiquettes à un PDF

Intégrer l'étiquetage des PDF avec d'autres outils accélère les workflows et maintient la cohérence des métadonnées entre systèmes.

Google Workspace

Synchronisation d'étiquettes entre documents Google et PDF importés, permettant d'appliquer les mêmes catégories et champs personnalisés pour un suivi homogène.

CRM

Transférez automatiquement des étiquettes liées aux comptes ou opportunités pour associer correctement les documents clients et améliorer la recherche dans le CRM.

Dropbox

Conservez les PDF étiquetés dans des dossiers partagés avec métadonnées préservées afin d'assurer un archivage structuré et une restauration aisée.

Systèmes ERP

Alimentez les processus financiers et de conformité en exportant des fichiers étiquetés vers l'ERP pour réconciliation et conservation centralisée.

Processus en ligne pour ajouter des étiquettes à un PDF

Flux simplifié pour créer, appliquer et distribuer des étiquettes sur un PDF via une interface web ou une application mobile, en conservant métadonnées et traçabilité.

  • Téléversement: Chargez le PDF depuis votre appareil ou un service cloud.
  • Création: Utilisez l'outil d'étiquetage pour nommer et configurer l'étiquette.
  • Application: Appliquez des étiquettes individuelles ou en lot sur le document.
  • Distribution: Incluez le document étiqueté dans un envoi pour signature ou archivage.
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Premiers pas pour ajouter des étiquettes à un PDF

Ce guide décrit les étapes essentielles pour ajouter des étiquettes à un PDF afin de structurer, filtrer et préparer des documents pour la signature électronique ou l'archivage. Les étapes couvrent l'importation, la création d'étiquettes, leur positionnement et la validation finale avant envoi.

  • 01
    Importer: Ouvrez le fichier PDF depuis le stockage cloud ou local.
  • 02
    Créer étiquette: Définissez nom, couleur et type d'étiquette.
  • 03
    Positionner: Placez l'étiquette aux pages ou zones souhaitées.
  • 04
    Valider: Vérifiez cohérence, sauvegardez et préparez l'envoi.

Gérer l'audit trail lors de l'ajout d'étiquettes

Étapes pour s'assurer que chaque action d'étiquetage est enregistrée et traçable dans l'historique du document.

01

Activer journalisation:

Capturer toutes les modifications
02

Enregistrer utilisateur:

Conserver l'identité de l'éditeur
03

Horodatage:

Conserver date et heure
04

Versioning:

Conserver versions antérieures
05

Sauvegarde immuable:

Prévenir modifications non autorisées
06

Export des logs:

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Why choose airSlate SignNow

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Configuration de workflow pour l'étiquetage automatisé

Paramètres recommandés pour automatiser l'attribution d'étiquettes et intégrer l'étape d'étiquetage au flux de signature et d'archivage.

Feature Value
Règles d'attribution automatique Par contenu
Fréquence des rappels 48 hours
Expiration des balises temporaires 30 days
Archivage automatique Après signature

Compatibilité et exigences pour l'étiquetage de PDF

Vérifiez exigences système, navigateur et autorisations de stockage avant de commencer l'opération d'étiquetage sur votre poste ou appareil mobile.

  • Navigateurs pris en charge: Chrome, Edge, Safari
  • Systèmes d'exploitation: Windows, macOS, iOS, Android
  • Permissions requises: Accès stockage et caméra

Pour une expérience optimale, maintenez votre navigateur à jour et autorisez l'accès au stockage cloud pour importer et sauvegarder des PDF étiquetés.

Mécanismes de sécurité pour les PDF étiquetés

Chiffrement TLS: Transmission sécurisée
Chiffrement au repos: Stockage protégé
Authentification MFA: Accès multi-facteurs
Contrôles d'accès: Permissions basées rôle
Journalisation: Logs d'activité complets
Signatures numériques: Certificats et intégrité

Cas d'usage concrets pour l'étiquetage de PDF

Exemples illustrant comment l'étiquetage de PDF simplifie les processus métiers dans différents secteurs.

Onboarding RH

Le service RH centralise les contrats et formulaires candidats avec des étiquettes par statut et département

  • Étiquettes automatisées selon le type de document
  • Réduit les erreurs et accélère les vérifications

Permettant un déploiement plus rapide des nouveaux employés, améliorant l'efficacité opérationnelle.

Dossiers de santé

Une clinique regroupe les documents patients par confidentialité et autorisations

  • Étiquettes distinctes pour documents PHI et consentements
  • Facilite l'accès contrôlé et la conformité HIPAA

Garantissant que seules les personnes autorisées consultent les éléments sensibles pour une meilleure gouvernance des dossiers.

Bonnes pratiques pour un étiquetage précis et sécurisé

Adoptez des règles claires et reproductibles pour minimiser les erreurs et garantir la conformité des documents étiquetés.

Définir une taxonomie d'étiquettes standardisée
Créez un référentiel central d'étiquettes avec descriptions, exemples d'usage et contraintes, puis formez les utilisateurs à son application cohérente.
Automatiser l'attribution là où c'est pertinent
Utilisez des règles conditionnelles pour appliquer automatiquement des étiquettes basées sur le contenu ou le type de document et minimiser l'intervention manuelle.
Restreindre la création d'étiquettes aux administrateurs
Limitez la capacité à créer ou modifier des étiquettes afin d'éviter la prolifération d'étiquettes redondantes et préserver l'intégrité du référentiel.
Auditer régulièrement l'utilisation des étiquettes
Examinez périodiquement les étiquettes les plus utilisées, supprimez celles obsolètes et consolidez les doublons pour améliorer la recherche et la gouvernance.
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FAQ et dépannage pour l'étiquetage de PDF

Questions fréquentes et solutions pour résoudre les problèmes courants lors de l'ajout d'étiquettes à des PDF.

Comparaison rapide : ajout d'étiquettes à un PDF — outils principaux

Tableau comparatif synthétique des capacités d'étiquetage et conformité entre signNow et DocuSign.

Criteria signNow (Recommended) DocuSign
Conformité ESIGN/UETA
Support HIPAA Available Available
API pour automatisation REST API REST API
Fonction Bulk Send Bulk Send Bulk Send
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Calendrier recommandé pour gestion et rétention des PDF étiquetés

Exemples de délais à définir pour l'archivage, l'expiration et la revue des documents étiquetés.

Révision annuelle des étiquettes:

12 months

Archivage après signature finale:

90 days

Expiration des étiquettes temporaires:

30 days

Rétention minimale pour contrats actifs:

7 years

Purge des fichiers non conformes:

Upon review

Risques en cas de mauvaise gestion des étiquettes

Perte de traçabilité: Manque de preuves
Non-conformité: Sanctions réglementaires
Fuites de données: Exposition non souhaitée
Erreurs de classification: Mauvais archivage
Interruption des workflows: Retards opérationnels
Coûts de remédiation: Ressources supplémentaires

Comparaison fonctionnelle entre signNow et alternatives populaires

Comparaison orientée fonctionnalités et disponibilité d'intégrations entre signNow et autres solutions courantes sur le marché américain.

Criteria signNow (Recommended) DocuSign Adobe Acrobat Sign Dropbox Sign PandaDoc
Essai gratuit et niveau d'entrée Essai gratuit, plans abordables Essai limité, plans standard Inclus avec Acrobat Pro Offre liée à Dropbox Essai gratuit, orienté vente
Accès API API complète disponible API avancée API disponible API basique API axée workflow
Prise en charge HIPAA Options HIPAA disponibles Options HIPAA enterprise Contrats BAA possibles Support restreint Support via add-ons
Envois en masse (Bulk Send) Fonction native incluse Fonction avancée Fonction possible via flux Fonction limitée Fonctions de mail merge
Intégrations natives clés Google Workspace, Salesforce, Dropbox Salesforce, Microsoft, Google Microsoft 365, Adobe CC Dropbox, Google CRM, Zapier

How to add field labels with airSlate SignNow

Labels are short descriptions or tips for completing fields. They help recipients understand what information they should provide in each field. Labels also allow signers to auto-fill forms.

Start by adding fillable fields

Open your document in the editor and insert fillable fields. Choose from different types of fields in the left-hand toolbar. Please note that labels are only available for Text fields, Date/Time fields, and Dropdown fields.

fill-guide-illustration

Set field labels

Select a Text, Date/Time, or Dropdown field in your document and enter a text label in the Label field, which appears in the settings sidebar on the right. Click Ok to save your label.

Note: Think of the most accurate and concise label you can come up with (e.g., First Name/First, MI, Last, Today’s date, Select one answer, etc.). Your label should unambiguously communicate what data needs to be provided in a field and in what format.

fill-guide-illustration

Set labels for all fillable fields in your document.

Please note that signers will be able to auto-fill identically labeled fields with one click throughout the entire document.

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