Invitar en masa significa que creas una sola plantilla y luego subes una lista de personas a las que deseas invitar.
Crear una plantilla
Para usar la función de Invitación Masiva, debes invitar desde una plantilla. Si aún no has subido un documento, hazlo antes de continuar.
Asegúrate de que se cumplen los requisitos
Después de crear la plantilla, hay otros requisitos que deben cumplirse antes de que la función de Invitación Masiva sea accesible. Son los siguientes:
Requisito 1: Configurar roles en tu plantilla
Debe haber al menos un rol creado en tu plantilla.
- Abre la plantilla
- Haz clic en cualquier campo de la sección Campos
- Cuando se te solicite, ingresa un nombre para el primer rol
- Puedes hacer clic en Añadir Firmante si tienes otros roles de firma (luego haz clic en Listo)
- Inserta los campos deseados donde los necesites
- Cuando termines, haz clic en el botón verde Listo
Requisito 2: Asegurar que solo un rol esté sin asignar
Si has añadido más de un rol, debes asegurarte de que:
- Ingreses una dirección de correo electrónico fija O
- Hagas clic en la casilla de verificación del Remitente (la persona que inicia sesión para invitar se convierte en ese rol)
- Ve a tu plantilla
- Pasa el cursor sobre su nombre
- Haz clic en Más — Editar orden de firma
- Ingresa una dirección de correo específica o marca la casilla de Remitente para todos menos uno
- Haz clic en Guardar configuración
Requisito 3: Bloquear el orden de firma
Si solo has ingresado un rol, automáticamente bloquearás el orden de firma. Si has añadido más de uno, debes hacer clic en Guardar configuración (como se muestra arriba) para bloquear ese orden.
(Opcional) En preparación: Crear una subcarpeta en el Archivo
En el paso 4 a continuación, elegirás una subcarpeta dentro de tu carpeta de Archivo para almacenar los documentos de la Invitación Masiva. No puede crearse en ese momento, así que si es necesario, hazlo antes de comenzar el proceso de Invitación Masiva.
- Haz clic en Archivo en la barra lateral izquierda
- Haz clic en Nueva carpeta
- Asigna un nombre a tu nueva carpeta cuando se te solicite
Estás listo para enviar la invitación masiva
Paso 1 de la invitación masiva: Más — Invitación Masiva
Ve a tu carpeta de Plantillas, pasa el cursor sobre la plantilla correspondiente y haz clic en el botón Más en el extremo derecho. Luego selecciona Invitación Masiva para comenzar el proceso.
Paso 2 de la invitación masiva: Ingresa destinatarios (subida CSV o manualmente)
Puedes subir un archivo CSV (valores separados por comas) que contenga una columna con todas las direcciones de correo electrónico o ingresarlas manualmente en el cuadro vacío.
También puedes copiar una lista de direcciones de correo electrónico allí, y lo siguiente debería funcionar:
- Espacio entre direcciones de correo
- Presionar la tecla tab entre direcciones de correo
- Escribir una coma entre ellas
- Escribir un punto y coma entre ellas
Paso 3 de la invitación masiva: Elegir nombre del documento
El nombre que elijas aquí se antepondrá a la dirección de correo del firmante para crear el nombre del documento. Entonces, si invitas a t.sawyer@company.com a firmar (y es el primero en la lista), y ingresas BillOfSale, el nombre del documento será BillOfSale_0_t.sawyer. NOTA: El número aumenta con cada firmante adicional invitado.
Paso 4 de la invitación masiva: Seleccionar carpeta de destino
Elige una carpeta que exista en tu carpeta de Archivo, para almacenar todos los documentos firmados. Idealmente, seleccionarías una carpeta que sea única para este conjunto de invitaciones para poder ver/rastrear esos documentos más fácilmente. Crear una carpeta llamada “Bulk” en tu carpeta de Archivo y seleccionarla cada vez conducirá a una abundancia de diferentes documentos allí, por ejemplo.
Paso 5 de la invitación masiva: Haz clic en Enviar ahora
Al hacer clic en Enviar ahora, las invitaciones se envían inmediatamente. También puedes personalizar el mensaje y/o el asunto antes de enviar.
Ver/rastrear documentos desde la invitación masiva
1. Puedes navegar a la subcarpeta creada en tu archivo y ver el estado de cada uno de tus documentos (nombre del documento, quién fue invitado y si ha sido firmado)
2. Puedes hacer clic en el mismo botón Más que usaste para acceder a la Invitación Masiva y en su lugar seleccionar Ver documentos. Esto te permite ver todos los documentos que se han producido a partir de esa plantilla específica.
3. Hay un CSV opcional que puedes descargar que contiene la siguiente información para cada documento: ID del documento, nombre del documento, fecha de creación, fecha de actualización, invitado.
Archivando documentos en tu flujo de trabajo digital
Cuando decides digitalizar las operaciones de tu negocio y hacerlas completamente sin papel, organizar tu lugar de trabajo en línea de la manera más conveniente se vuelve tan importante como la organización y el diseño de tu oficina física. En resumen, querrías tener más espacio libre y no querrías perder tiempo desplazándote por docenas de documentos previamente utilizados.
Eliminar archivos antiguos definitivamente NO es una opción por muchas razones, siendo el uso futuro potencial de los mismos documentos como plantillas solo una de ellas.
Archivar documentos es una alternativa útil a eliminarlos. En airSlate SignNow, el archivo puede realizarse para un documento separado o en masa, para múltiples documentos.
El archivo en airSlate SignNow puede organizarse en múltiples carpetas y subcarpetas.
Esto significa que puedes organizar tus archivos por años, o proyectos, o tipos de actividades, o departamentos, o de cualquier otra forma que te sea conveniente.
Archivar un documento específico es una operación de un clic. Mira la captura de pantalla.
Sin embargo, cuando se trata de reorganizar tu espacio de trabajo digital, probablemente prefieras archivar múltiples documentos al mismo tiempo. En ese caso, ve a Documentos y haz clic en el botón de Archivo Masivo en la parte superior de tu lista de Documentos.
Luego puedes seleccionar la carpeta para archivar y establecer el rango de tiempo de los documentos a archivar.
Siempre que necesites volver a un documento archivado, puedes desarchivarlo con un solo clic.
